แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับใบแจ้งหนี้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับใบแจ้งหนี้

จุดข้อมูลสำหรับใบแจ้งหนี้

1. ใบสั่งซื้อ (PO)

  • ข้อมูลที่ถูกต้อง:

ชุดอักขระที่เป็นตัวอักษรและตัวเลข อย่างไรก็ตาม เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้ใช้ค่าตัวเลขเท่านั้น หมายเลขใบสั่งซื้อที่สร้างโดย PurchasePlus จะใช้รูปแบบ PO:000000 และเพิ่มขึ้นตามลำดับ (เช่น 000001, 000002 เป็นต้น)

  • ตัวอย่าง: PO:000345
  • คำอธิบาย:

ขอแนะนำอย่างยิ่งให้ระบุใบสั่งซื้อ เนื่องจากช่วยให้ระบบสามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อได้โดยอัตโนมัติ ทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพและแม่นยำยิ่งขึ้น

2. ประเภทเอกสาร

  • ข้อมูลที่ถูกต้อง:

"Invoice" หรือ "INV:" หรือ "Tax Invoice" "Credit Note" หรือ "CR Note"

  • ตัวอย่าง: INV-123456
  • คำอธิบาย:

ฟิลด์นี้เป็นข้อมูลบังคับเพื่อช่วยในการจัดหมวดหมู่และคัดแยกเอกสาร ซึ่งจำเป็นสำหรับการประมวลผลและการจัดเก็บข้อมูลอย่างถูกต้อง ใบแจ้งหนี้จะไม่ได้รับการประมวลผลหากไม่มีข้อมูลนี้ 

3. หมายเลขใบแจ้งหนี้

  • ข้อมูลที่ถูกต้อง:

ชุดอักขระที่เป็นตัวอักษรและตัวเลข แม้ว่าจะอนุญาตให้ใช้รูปแบบใดก็ได้ แต่เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้ใช้ค่าตัวเลขเท่านั้น

  • ตัวอย่าง: INV-123456
  • คำอธิบาย:

ฟิลด์นี้เป็นข้อมูลบังคับสำหรับการประมวลผลและการชำระเงิน หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ซ้ำกันจะถูกตั้งค่าแจ้งเตือนและปฏิเสธโดยอัตโนมัติเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด หมายเหตุ: คุณสามารถใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้ซ้ำกันข้ามผู้ซื้อคนละรายได้ แต่ต้องไม่ซ้ำกันสำหรับผู้ซื้อรายเดียวกัน ใบแจ้งหนี้จะไม่ได้รับการประมวลผลหากไม่มีข้อมูลนี้ 

4. ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และอีเมลของคุณ

  • ข้อมูลที่ถูกต้อง:

ชุดอักขระที่เป็นตัวอักษรและตัวเลข

  • ตัวอย่าง:

ชื่อซัพพลายเออร์: Fresh Produce Co. ที่อยู่: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 โทรศัพท์: +61 2 9876 5432 อีเมล: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

  • คำอธิบาย:

ขอแนะนำอย่างยิ่งให้ระบุรายละเอียดธุรกิจที่ถูกต้องเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ และเพื่อให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการประมวลผลไปยังบัญชีที่ถูกต้อง

5. หมายเลขทะเบียนภาษีหรือทะเบียนพาณิชย์

  • ข้อมูลที่ถูกต้อง:

หมายเลขจดทะเบียนธุรกิจที่เป็นตัวเลขที่ถูกต้อง (เช่น ABN ในออสเตรเลีย)

  • ตัวอย่าง: ABN: 12 345 678 910
  • คำอธิบาย:

ฟิลด์นี้ขอแนะนำอย่างยิ่งเพื่อการระบุตัวตนทางธุรกิจและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ซึ่งช่วยยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายของธุรกิจ ในหลายประเทศ เช่น ออสเตรเลีย มีข้อกำหนดตามกฎหมายให้ต้องระบุข้อมูลนี้สำหรับยอดชำระที่เกินกว่า $82.50 ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีข้อมูลนี้จะเกิดความล่าช้าในระหว่างรอการยืนยันข้อมูลธุรกิจ 

6. รายละเอียดของผู้ซื้อ

  • ข้อมูลที่ถูกต้อง: 

ชื่อ-นามสกุล, ชื่อธุรกิจ (ถ้ามี) และที่อยู่

  • ตัวอย่าง:

ชื่อ: HotelPlus Sydney ที่อยู่: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

  • คำอธิบาย:

ฟิลด์นี้ขอแนะนำอย่างยิ่งเนื่องจากช่วยในการกำหนดใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ซื้อที่ถูกต้อง

7. อีเมลสำหรับรับใบแจ้งหนี้โดยเฉพาะของผู้ซื้อ

  • ข้อมูลที่ถูกต้อง:

ผู้ซื้อแต่ละรายจะได้รับที่อยู่อีเมลเฉพาะสำหรับส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ <propertyname.country@invoices.purchaseplus.com> 

  • ตัวอย่าง:

อีเมลผู้ซื้อ: hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

  • คำอธิบาย:

ฟิลด์นี้เป็นข้อมูลบังคับเพื่อระบุหน่วยงานจัดซื้อโดยอัตโนมัติผ่านระบบ แม้ว่าที่อยู่อีเมลจะไม่จำเป็นต้องปรากฏบนตัวใบแจ้งหนี้ แต่ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะต้องถูกส่งไปยังกล่องจดหมายนี้ ใบแจ้งหนี้จะไม่ได้รับการประมวลผลหากไม่ได้ส่งไปยังอีเมลสำหรับรับใบแจ้งหนี้เฉพาะของผู้ซื้อ

8. วันที่ในใบแจ้งหนี้

  • ข้อมูลที่ถูกต้อง: DD/MM/YYYY
  • ตัวอย่าง: 10/01/2025
  • คำอธิบาย:

ฟิลด์นี้เป็นข้อมูลบังคับสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ผ่านระบบ วันที่จะต้องไม่เป็นวันที่ในอนาคต และระบบจะส่งสัญญาณเตือนหากเป็นวันที่ในอดีตนานเกินไป ใบแจ้งหนี้จะไม่ได้รับการประมวลผลหากไม่มีข้อมูลนี้

9. วันครบกำหนดชำระ

  • ข้อมูลที่ถูกต้อง: DD/MM/YYYY
  • ตัวอย่าง: วันครบกำหนดชำระ: 24/01/2025
  • คำอธิบาย:

ฟิลด์นี้ขอแนะนำอย่างยิ่งและถูกนำไปใช้โดยทีมเจ้าหนี้การค้า (Accounts Payable) ของผู้ซื้อเมื่อทำการกำหนดรอบการชำระเงิน 

10. ข้อมูลรายการสินค้าในใบแจ้งหนี้ 

  • รหัสสินค้าของซัพพลายเออร์ 
    • ข้อมูลที่ถูกต้อง: ชุดตัวอักษรและตัวเลข 
    • ตัวอย่าง: 563732
  • - คำอธิบาย: ฟิลด์นี้ขอแนะนำอย่างยิ่งเนื่องจากข้อมูลนี้ใช้เพื่อกระทบยอดระหว่างสิ่งที่สั่งซื้อกับสิ่งที่จัดส่งจริง 
  • คำอธิบายรายการ 
    • ข้อมูลที่ถูกต้อง: ข้อความตัวอักษร 
    • ตัวอย่าง: Apple Red Delicious
  • - คำอธิบาย: ฟิลด์นี้เป็นข้อมูลบังคับเนื่องจากให้รายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่จัดส่ง ใบแจ้งหนี้จะไม่ได้รับการประมวลผลหากไม่มีข้อมูลนี้
  • จำนวน 
    • ข้อมูลที่ถูกต้อง: ตัวเลข  
    • ตัวอย่าง: 10
  • - คำอธิบาย:
    • หากสินค้านั้นได้รับการสั่งซื้อแต่ไม่มีการจัดส่ง ขอแนะนำไม่ให้ระบุลงในใบแจ้งหนี้ หากคุณระบุลงในใบแจ้งหนี้ จะต้องกำหนดจำนวนเป็น "0" (ศูนย์) และมูลค่ารวมของรายการเป็น "$0" เพื่อให้มั่นใจว่าการประมวลผลจะถูกต้อง 
    • ฟิลด์นี้เป็นข้อมูลบังคับเนื่องจากระบุจำนวนของสินค้าที่จัดส่ง
    • ใบแจ้งหนี้จะไม่ได้รับการประมวลผลหากไม่มีข้อมูลนี้ หรือหากจำนวนไม่สอดคล้องกับราคาต่อหน่วย
  • ราคาต่อหน่วย (ไม่รวม GST)
    • ข้อมูลที่ถูกต้อง: ตัวเลข  
    • คำอธิบาย:  ฟิลด์นี้ขอแนะนำอย่างยิ่งเนื่องจากใช้คำนวณยอดรวมของรายการในใบแจ้งหนี้ หากคุณระบุจำนวนเงินที่รวม GST แล้ว จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องระบุอัตรา GST ที่ใช้ เพื่อให้เราสามารถคำนวณย้อนกลับเป็นราคาไม่รวม GST สำหรับอัปโหลดเข้าสู่ระบบเจ้าหนี้การค้าได้ 
  • ภาษี (ถ้ามี)
    • ข้อมูลที่ถูกต้อง:
      • อัตรา GST ในรูปแบบเปอร์เซ็นต์ (เช่น 10%)
      • จำนวนภาษี GST เป็นมูลค่าสกุลเงิน (เช่น $2.00)
      • ตัวระบุที่ชัดเจนและสม่ำเสมอสำหรับรายการที่ต้องเสียภาษี (เช่น เครื่องหมายดอกจัน * เพื่อแสดงว่าต้องเสีย GST)
    • คำอธิบาย:

ฟิลด์นี้เป็นข้อมูลบังคับเนื่องจากเป็นตัวกำหนดจำนวนภาษีทั้งหมดในใบแจ้งหนี้ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการแสดงทั้งอัตรา % ของ GST และจำนวนเงิน $ ใบแจ้งหนี้จะไม่ได้รับการประมวลผลหากไม่มีข้อมูลข้อใดข้อหนึ่งข้างต้น

  • ภาษีรวม (ถ้ามี)
  • - ข้อมูลที่ถูกต้อง:

ค่าตัวเลขในรูปแบบสกุลเงิน (เช่น $200.00)

  • คำอธิบาย:

ฟิลด์นี้ขอแนะนำอย่างยิ่งเนื่องจากช่วยให้มั่นใจว่ายอดรวมของใบแจ้งหนี้ตรงกับยอดรวมของแต่ละรายการ ในกรณีที่ใบแจ้งหนี้มีทั้งรายการที่ยกเว้นภาษี GST และรายการที่มีภาษี GST ในเอกสารฉบับเดียวกัน กฎหมายในหลายประเทศรวมถึงออสเตรเลียกำหนดให้ต้องแสดงรายละเอียดภาษีในระดับรายการ หากระบุเฉพาะยอดรวมที่ไม่รวม GST จะต้องระบุรายละเอียด GST อย่างชัดเจนด้วย

11. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ายอดรวมถูกต้อง

  • แสดงรายละเอียดของต้นทุนทั้งหมด:
    • แต่ละรายการในใบแจ้งหนี้ต้องมียอดรวม 
    • ผลรวมของภาษีและราคารายการจะต้องตรงกับภาษีและราคารวมของใบแจ้งหนี้ 
    • ค่าจัดส่งใดๆ จะต้องระบุเป็นรายการแยกต่างหากในยอดรวมของใบแจ้งหนี้
    • หากคุณเรียกเก็บเงินในสกุลเงินที่ไม่ได้เป็นสกุลเงินในการดำเนินงานของผู้ซื้อ จะต้องระบุสกุลเงินนั้นไว้ในยอดรวมของใบแจ้งหนี้ด้วย ตัวอย่างเช่น สกุลเงิน SGD ในออสเตรเลีย หรือ USD ในสิงคโปร์ 

12. จัดรูปแบบให้ดูเป็นมืออาชีพ

  • ใช้แบบอักษรที่อ่านง่าย สบายตา และจัดวางเค้าโครงอย่างเป็นระเบียบ
  • ใส่โลโก้บริษัทของคุณเพื่อสร้างการรับรู้แบรนด์
  • จัดเตรียมใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF หรือ E-PDF 
  • ห้ามแทรกรูปภาพลงในเอกสาร 

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้

[โลโก้บริษัทของคุณ] ชื่อซัพพลายเออร์: Fresh Produce Co. ที่อยู่: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 โทรศัพท์: +61 2 9876 5432 อีเมล: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

ใบแจ้งหนี้

หมายเลขใบแจ้งหนี้: INV-123456 วันที่ในใบแจ้งหนี้: 10/01/2025 วันครบกำหนดชำระ: 24/01/2025 ประเภทเอกสาร: Tax Invoice ใบสั่งซื้อ (PO): PO:000345

รายละเอียดผู้ซื้อ: ชื่อ: HotelPlus Sydney ที่อยู่: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

ข้อมูลรายการสินค้า

รหัสสินค้าคำอธิบายจำนวนราคาต่อหน่วย (ไม่รวม GST)ยอดรวมรายการ (ไม่รวม GST)GST (10%)จำนวน GST (AUD)ยอดรวมรายการ (รวม GST)
563732Apple Red Delicious10$3.00$30.0010%$3.00$33.00
874321Banana Cavendish20$2.50$50.0010%$5.00$55.00
452091Orange Valencia15$4.00$60.0010%$6.00$66.00

ยอดรวมย่อย (ไม่รวม GST): $90.00 GST (10%): $14.00 ยอดรวมทั้งหมด (รวม GST): $104.00

หมายเหตุเพิ่มเติม

  • กรุณาชำระเงินผ่านการโอนเงินผ่านธนาคารเข้าบัญชีต่อไปนี้:

ชื่อธนาคาร: ANZ Bank ชื่อบัญชี: Fresh Produce Co. BSB: 012-345 หมายเลขบัญชี: 678901234

  • หากมีข้อสงสัยใดๆ โปรดติดต่อเราได้ที่ billing@freshproduceco.com.au

Related articles