ใบแจ้งหนี้

ไปยังหัวข้อ:

• บทนำ
• การจัดการใบแจ้งหนี้
• การออกใบแจ้งหนี้แบบไร้กระดาษ (Paperless Invoicing)
• การสร้างใบแจ้งหนี้
• สถานะของใบแจ้งหนี้
• จับคู่ใบสั่งซื้อและใบรับสินค้า
  • การเชื่อมโยงรายการในใบแจ้งหนี้กับรายการในใบสั่งซื้อ
• การแจ้งเตือนและเกณฑ์ใบแจ้งหนี้
• โหมดขั้นสูงสำหรับการจัดการใบแจ้งหนี้
  • แผงมุมมองด่วนบนจอมอนิเตอร์แบบกว้าง
• การอนุมัติใบแจ้งหนี้
• การส่งออกใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่ ซัพพลายเออร์ ส่งให้ผู้ซื้อ เพื่อระบุ สินค้า และจำนวนที่ซัพพลายเออร์ได้จัดส่งให้แก่ผู้ซื้อ และต้องการเรียกเก็บเงิน

ใบแจ้งหนี้จะประกอบด้วยรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่จัดส่งให้แก่ผู้ซื้อ เช่น ราคาต่อหน่วยของแต่ละสินค้า คูณด้วยจำนวนของแต่ละสินค้าที่จัดส่ง และรวมถึงมูลค่าภาษีและมูลค่ารวมที่ซัพพลายเออร์คาดว่าจะได้รับชำระ

ใบแจ้งหนี้อาจมีข้อมูลเกี่ยวกับซัพพลายเออร์ด้วย (เช่น ข้อมูลติดต่อ, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ABN), เงื่อนไขการชำระเงิน, รายละเอียดบัญชีธนาคาร) ซึ่งช่วยให้ผู้ซื้อสามารถชำระเงินให้แก่ซัพพลายเออร์ได้อย่างมั่นใจและสะดวกง่ายดาย

การจัดการใบแจ้งหนี้

ในฐานะระบบจัดซื้อจัดจ้างจนถึงการชำระเงิน (Procure-to-Pay) แบบครบวงจร ใบแจ้งหนี้จึงเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งของ PurchasePlus และมีฟังก์ชันการทำงานมากมายในซอฟต์แวร์ของเราที่ช่วยให้ผู้ซื้อสามารถจัดการค่าใช้จ่ายตามใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ได้

โดยพื้นฐานแล้ว ฟังก์ชันการจัดการใบแจ้งหนี้ของเราจะช่วยตรวจสอบว่าสิ่งที่ซัพพลายเออร์เรียกเก็บเงินจากองค์กรของคุณนั้น (ก) ตรงกับสิ่งที่คุณ สั่งซื้อ หรือไม่, (ข) มีการ ส่งมอบ จริงหรือไม่ และ (ค) ได้รับการ อนุมัติ ให้ชำระเงินโดยผู้ใช้ที่จำเป็นทั้งหมดในองค์กรของคุณแล้วหรือไม่ 

การออกใบแจ้งหนี้แบบไร้กระดาษ (Paperless Invoicing)

ส่วนที่มีประสิทธิภาพเป็นพิเศษของ PurchasePlus คือโมดูล Paperless Invoicing ซึ่งเป็นส่วนเสริมที่คุณสามารถเลือกใช้งานได้ในระบบ PurchasePlus ของคุณ 

องค์กรที่ใช้โมดูล Paperless Invoicing จะได้รับ ที่อยู่อีเมลสำหรับการออกใบแจ้งหนี้แบบไร้กระดาษ (Paperless Invoicing Email Address) ซึ่ง:

• ผู้ใช้ในองค์กรของคุณ (เช่น พนักงานภายใน) สามารถส่งไฟล์ PDF ใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์มายังอีเมลนี้ และระบบจะสแกนและสร้างเป็นใบแจ้งหนี้ใหม่ใน PurchasePlus โดยอัตโนมัติ
• สามารถแชร์ให้กับซัพพลายเออร์เพื่อให้ส่งใบแจ้งหนี้มายังที่อยู่อีเมลนี้โดยตรง ซึ่งระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ในบัญชี PurchasePlus ของคุณโดยอัตโนมัติเช่นกัน

Paperless Invoicing ใช้ประโยชน์จากการสแกนด้วย Optical Character Recognition (OCR), ปัญญาประดิษฐ์ (AI), การเรียนรู้ของเครื่อง (ML) และบริการ Human-In-The-Loop ที่เป็นเอกลักษณ์ของเรา เพื่อ:

1. "อ่าน" ไฟล์ PDF ใบแจ้งหนี้ที่ระบบดิจิทัลได้รับจากคุณหรือซัพพลายเออร์ที่ส่งมายังที่อยู่อีเมล Paperless Invoicing,
2. สร้างใบแจ้งหนี้ใน PurchasePlus โดยอัตโนมัติ,
3. พยายาม "จับคู่" ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อ และ
4. ประมวลผลรายการทีละรายการเพื่อให้เป็นไปตามเกณฑ์ การแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ ที่องค์กรของคุณกำหนดไว้ 

อีเมล (รวมถึงไฟล์แนบ PDF) ที่ได้รับเข้ามายังที่อยู่อีเมล Paperless Invoicing สามารถดูและจัดการได้ในส่วน [Paperless Emails] ที่แถบนำทางด้านข้าง:

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Paperless Emails

การสร้างใบแจ้งหนี้

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'จัดการใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้' สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองใน PurchasePlus ได้ โดยคลิกตัวเลือก [ใบแจ้งหนี้] → [สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่] ในเมนูนำทางด้านข้าง

อ่าน บทความเกี่ยวกับการสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

สถานะของใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้สามารถอยู่ในสถานะต่างๆ ได้ดังนี้:

• เปิด (Open): ใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่คือใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้ทำการกระทบยอด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าขององค์กรของคุณ ใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่อาจต้องจับคู่กับ ใบสั่งซื้อ หรือต้องมีการสร้าง ใบรับสินค้า เทียบกับใบสั่งซื้อที่จับคู่ไว้ คุณสามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่ต่อไปได้เพื่อแก้ไขการแจ้งเตือน (Flags) ที่เกิดขึ้น หากมีการแจ้งเตือนบนใบแจ้งหนี้ คุณสามารถทำเครื่องหมายเป็น รอการอนุมัติ (Awaiting Approval) และ ผู้อนุมัติ ที่เกี่ยวข้องจะได้รับการแจ้งเตือน หากไม่มีการแจ้งเตือนใดๆ บนใบแจ้งหนี้ คุณสามารถทำเครื่องหมายเป็น กระทบยอดแล้ว (Reconciled) ได้ นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่ยังสามารถพักไว้ (Parked) หรือยกเลิก (Cancelled) ได้อีกด้วย
• รอการอนุมัติ (Awaiting Approval): ใบแจ้งหนี้ที่รอการอนุมัติคือใบแจ้งหนี้ที่มี การแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ อย่างน้อยหนึ่งรายการ และจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติในองค์กรของคุณตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว ใบแจ้งหนี้จะเปลี่ยนสถานะเป็น กระทบยอดแล้ว
• กระทบยอดแล้ว (Reconciled): ใบแจ้งหนี้ที่กระทบยอดแล้วคือใบแจ้งหนี้ที่ผ่านการตรวจสอบทั้งหมดตามที่องค์กรของคุณกำหนด และพร้อมสำหรับการส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกขององค์กรคุณ คุณจะไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใบแจ้งหนี้ในขณะที่อยู่ในสถานะกระทบยอดแล้วได้ หากต้องการแก้ไข คุณสามารถ เปิดใบแจ้งหนี้อีกครั้ง
  • โปรดทราบ: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'สามารถอนุมัติขั้นสูงสำหรับใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้' จะสามารถอัปเดตบางฟิลด์บนใบแจ้งหนี้ที่กระทบยอดแล้วได้ เรียนรู้เพิ่มเติม
• พักไว้ (Parked): ใบแจ้งหนี้ที่ถูกพักไว้โดยผู้ใช้ในองค์กรของคุณ เนื่องจากอาจต้องพิจารณาหรือหารือเพิ่มเติม ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใบแจ้งหนี้ในขณะที่อยู่ในสถานะพักไว้ได้ หากจำเป็น คุณสามารถเปิดใบแจ้งหนี้อีกครั้งเพื่อแก้ไขต่อได้ 
• ยกเลิกแล้ว (Cancelled): ใบแจ้งหนี้ที่ถูกยกเลิกโดยผู้ใช้และไม่ได้ใช้งานในองค์กรของคุณอีกต่อไป คุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใบแจ้งหนี้ในสถานะยกเลิกแล้วได้ หากต้องการนำใบแจ้งหนี้กลับมาใช้ใหม่และทำการแก้ไข คุณสามารถเปิดใบแจ้งหนี้อีกครั้งได้
• พร้อมส่งออก (Export Ready): ใบแจ้งหนี้ที่พร้อมส่งออก จะปรากฏใน [ใบแจ้งหนี้] → [ศูนย์การส่งออก] เพื่อรวมไว้ใน ไฟล์ส่งออก รอบถัดไป เมื่อใบแจ้งหนี้ได้รับการส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกขององค์กรเรียบร้อยแล้ว สถานะของใบแจ้งหนี้จะได้รับการอัปเดตเป็น ส่งออกแล้ว (Exported) คุณไม่สามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้ในขณะที่อยู่ในสถานะพร้อมส่งออกได้ หากจำเป็น คุณสามารถ เปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้กลับเป็นกระทบยอดแล้ว จากนั้นเปิดใบแจ้งหนี้อีกครั้งเพื่อแก้ไข
  • โปรดทราบ: สถานะนี้ใช้ได้เฉพาะกับ องค์กรประเภท B (Type B) เท่านั้น
• กำลังส่งออก (Exporting): ใบแจ้งหนี้ที่กำลังอยู่ในกระบวนการส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกขององค์กรของคุณ ขั้นตอนนี้มักใช้เวลาไม่กี่นาที เมื่อการส่งออกสำเร็จ สถานะของใบแจ้งหนี้จะเปลี่ยนเป็น ส่งออกแล้ว (Exported) คุณไม่สามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้ในขณะที่อยู่ในสถานะกำลังส่งออกได้ หากจำเป็น คุณสามารถ เปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้กลับเป็นกระทบยอดแล้ว เพื่อส่งออกใหม่อีกครั้ง หรือเปิดใบแจ้งหนี้อีกครั้งเพื่อทำการแก้ไข
  • โปรดทราบ: สถานะนี้ใช้ได้เฉพาะกับ องค์กรประเภท A (Type A) เท่านั้น
• ส่งออกแล้ว (Exported): ใบแจ้งหนี้ที่ถูกรวมอยู่ในไฟล์ส่งออกอย่างน้อยหนึ่งไฟล์ และได้รับการส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกขององค์กรของคุณเรียบร้อยแล้ว คุณไม่สามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้ในขณะที่อยู่ในสถานะส่งออกแล้วได้ หากจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้กลับเป็นกระทบยอดแล้ว จากนั้นเปิดใบแจ้งหนี้อีกครั้งเพื่อแก้ไข

จับคู่ใบสั่งซื้อและใบรับสินค้า

เมื่อซัพพลายเออร์ส่งใบแจ้งหนี้ให้ผู้ซื้อ แนวทางปฏิบัติที่ดีคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้นั้นได้รับการกระทบยอดเรียบร้อยแล้ว ก่อนที่จะ อนุมัติให้ชำระเงิน 

PurchasePlus ช่วยให้ผู้ซื้อกระทบยอดใบแจ้งหนี้ได้ 2 วิธี โดยขึ้นอยู่กับกระบวนการทำงานของแผนกการเงินของแต่ละองค์กร

• โดย การจับคู่ใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่ซัพพลายเออร์เรียกเก็บเงินตรงกับสิ่งที่ผู้ซื้อสั่งซื้อจริง ซึ่งบางครั้งเรียกว่า 'การจับคู่ AP แบบ 2 ทาง (2-Way AP Matching)'
• โดยการจับคู่ใบสั่งซื้อ และ ใบรับสินค้าเข้ากับใบแจ้งหนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่ซัพพลายเออร์เรียกเก็บเงินตรงกับสิ่งที่ผู้ซื้อสั่งซื้อ และ ได้รับจริง ซึ่งบางครั้งเรียกว่า 'การจับคู่ AP แบบ 3 ทาง (3-Way AP Matching)': 

การเชื่อมโยงรายการในใบแจ้งหนี้กับรายการในใบสั่งซื้อ

ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่ใช้กับองค์กรของคุณใน PurchasePlus เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกจับคู่กับ ใบสั่งซื้อ ทุกรายการในใบแจ้งหนี้จะถูกเปรียบเทียบกับทุกรายการในใบสั่งซื้อ และในจุดที่ทั้งสองรายการตรงกัน รายการเหล่านั้นจะถูกเชื่อมโยง (Link) เข้าด้วยกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอ่าน การเชื่อมโยงหรือยกเลิกการเชื่อมโยงรายการในใบแจ้งหนี้กับรายการในใบสั่งซื้อ 

การแจ้งเตือนและเกณฑ์ใบแจ้งหนี้

เมื่อจับคู่ใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้แล้ว PurchasePlus จะเปรียบเทียบรายละเอียดระดับรายการของใบแจ้งหนี้กับรายละเอียดระดับรายการของใบสั่งซื้อที่เชื่อมโยงกัน เพื่อช่วยให้คุณพิจารณาว่ามีข้อแตกต่างใดๆ ที่น่ากังวลหรือไม่ หากมีข้อแตกต่าง ระบบของเราจะสร้าง การแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ (Invoice Flag) ซึ่งจะป้องกันไม่ให้ใบแจ้งหนี้ได้รับการกระทบยอด (และส่งออก) โดยอัตโนมัติ จนกว่าการแจ้งเตือนดังกล่าวจะได้รับการแก้ไข

การแจ้งเตือนบางรายการสามารถควบคุมอย่างละเอียดได้โดยการตั้งค่า เกณฑ์การแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ (Invoice Flag Threshold) ซึ่งจะระบุให้ระบบของเราทราบอย่างชัดเจนว่า ความแตกต่างระหว่างใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้จำนวนเท่าใดที่องค์กรของคุณยอมรับได้ และในกรณีใดบ้างที่คุณต้องการให้ระบบแจ้งเตือน

โหมดขั้นสูงสำหรับการจัดการใบแจ้งหนี้

ผู้ใช้ระดับสูงของ PurchasePlus สามารถใช้โหมดขั้นสูงของใบแจ้งหนี้ (Invoice Advanced Mode) เพื่อเพิ่มรายละเอียดที่สำคัญลงในใบแจ้งหนี้ รายการสินค้า หรือรายการย่อย เพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชีและการส่งออก อ่านบทความของเราเกี่ยวกับ การอัปเดตรายการในใบแจ้งหนี้โดยใช้โหมดขั้นสูง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

แผงมุมมองด่วนบนจอมอนิเตอร์แบบกว้าง

ผู้ใช้ระดับสูงที่ใช้ PurchasePlus บนหน้าจอขนาดใหญ่อาจได้รับประโยชน์จากแผงมุมมองด่วนของใบแจ้งหนี้ (Invoice Quick View Panels) ที่แสดงอยู่ทางด้านขวาของใบแจ้งหนี้:

แผงมุมมองด่วนของใบแจ้งหนี้สามารถกำหนดค่าให้แสดงผลดังต่อไปนี้ได้:

• ความคิดเห็นที่ผู้ใช้อื่นในองค์กรของคุณเขียนไว้ในใบแจ้งหนี้ หรือจากซัพพลายเออร์เองหากพวกเขาใช้ PurchasePlus
• ลิงก์ไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบสั่งซื้อที่จับคู่กับใบแจ้งหนี้ หรือใบรับสินค้าที่เกี่ยวข้องกับใบสั่งซื้อนั้น
• การแจ้งเตือนที่ยังค้างอยู่ในใบแจ้งหนี้ (ถ้ามี) และ
• ข้อมูลเกี่ยวกับขั้นตอนการอนุมัติ (Approval Workflow) ที่ใบแจ้งหนี้นี้อยู่ 

คุณสามารถใช้ปุ่ม [จัดการ] ที่มุมขวาบนของแผงมุมมองด่วนเพื่อกำหนดค่าสิ่งที่จะแสดงในแผงของคุณ

แผงมุมมองด่วนจะไม่แสดงขึ้นมาหากจอภาพของคุณมีขนาดไม่ใหญ่พอที่จะแสดงข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมดบนหน้าจอได้

การอนุมัติใบแจ้งหนี้

หากใบแจ้งหนี้ไม่ผ่านการตรวจสอบทั้งหมดที่ระบบของเราดำเนินการโดยอัตโนมัติ (เช่น มีการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้เกิดขึ้นตั้งแต่หนึ่งรายการขึ้นไป) ใบแจ้งหนี้นั้นจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ใช้อย่างน้อยหนึ่งคนก่อน จึงจะสามารถเปลี่ยนสถานะเป็นกระทบยอดแล้ว และส่งออกไปยังระบบบัญชีของคุณได้

ผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติใบแจ้งหนี้ได้จะถูกกำหนดไว้ในขั้นตอนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ ซึ่งได้รับการกำหนดค่าโดยผู้ดูแลระบบขององค์กรคุณ ร่วมกับผู้เชี่ยวชาญของแพลตฟอร์ม PurchasePlus อ่านบทความของเราเกี่ยวกับ การอนุมัติใบแจ้งหนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

การส่งออกใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้สามารถส่งออกจาก PurchasePlus ไปยังระบบบัญชีของคุณได้ 2 วิธี โดยขึ้นอยู่กับประเภทองค์กรของคุณ

องค์กรประเภท A เทียบกับ องค์กรประเภท B

• องค์กรประเภท A จะทำการ ส่งออกใบแจ้งหนี้ (และใบลดหนี้) ทีละรายการด้วยตนเอง ซึ่งสามารถทำได้ทุกเมื่อหลังจากใบแจ้งหนี้เปลี่ยนสถานะเป็นกระทบยอดแล้ว
• องค์กรประเภท B จะทำการ ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ (หรือใบลดหนี้) ว่าพร้อมส่งออก ก่อน จากนั้นจึงสร้างและส่ง ไฟล์ส่งออกแบบชุด (Batch Export File) ซึ่งรวมใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ทั้งหมดที่ได้รับการทำเครื่องหมายว่าพร้อมส่งออกนับตั้งแต่การส่งออกครั้งล่าสุดของคุณ 

ปลายทางของระบบ AP และรูปแบบการส่งออก

ปลายทางทางอิเล็กทรอนิกส์และรูปแบบที่แน่นอนของไฟล์ส่งออกสำหรับทั้ง องค์กรประเภท A และประเภท B จะได้รับการกำหนดค่าในระหว่างการติดตั้งระบบ PurchasePlus ของคุณ แต่สามารถแก้ไขหลังการติดตั้งได้โดยปรึกษาอย่างใกล้ชิดกับทีมงาน PurchasePlus หากจำเป็น โปรดติดต่อทีม Customer Success ที่เป็นมิตรของเราสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม