การกำหนดรหัสบัญชีอัตโนมัติโดยไม่มีใบสั่งซื้อ (PO)

ไปยังหัวข้อ:

• การกำหนดรหัสบัญชีอัตโนมัติโดยไม่มีใบสั่งซื้อ (PO)
• ระบบตัดสินใจกำหนดรหัสอย่างไร
• ตั้งค่าเพื่อการกำหนดรหัสที่แม่นยำ
• ตรวจสอบ แก้ไข อนุมัติ
  • การติดธงแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อ

การกำหนดรหัสบัญชีอัตโนมัติโดยไม่มีใบสั่งซื้อ (PO)

เมื่อมีใบแจ้งหนี้เข้ามาโดยไม่มีใบสั่งซื้อที่ตรงกัน PurchasePlus จะอ่านเอกสารและใช้ข้อมูลในใบแจ้งหนี้ การตั้งค่าเริ่มต้นของซัพพลายเออร์ และประวัติการกำหนดรหัสของคุณ เพื่อใส่รหัสบัญชีให้กับแต่ละรายการโดยอัตโนมัติ เราเรียกกระบวนการนี้ว่าการกำหนดรหัสอัตโนมัติสำหรับเอกสารที่ไม่มี PO สิ่งที่คุณต้องทำมีเพียงแค่ตรวจสอบ ปรับเปลี่ยนหากจำเป็น และอนุมัติ

นี่คือกลไกการสแกนแบบเดียวกับที่ใช้กับใบแจ้งหนี้ทั้งหมดใน PurchasePlus ความแตกต่างของใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อคือ จะไม่มีใบสั่งซื้อให้คัดลอกรหัสบัญชีมาใช้ ระบบจึงดึงรหัสมาจากการตั้งค่าเริ่มต้นของซัพพลายเออร์และจากสิ่งที่ระบบได้เรียนรู้จากประวัติการกำหนดรหัสของคุณแทน

อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้ไม่ได้เป็นแบบอัตโนมัติทั้งหมดโดยไม่ต้องมีคนดูแล ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ใช้เสมอก่อนที่จะกระทบยอด (Reconcile) PurchasePlus ช่วยจัดการงานหนักส่วนใหญ่ให้ แต่ยังคงต้องมีบุคคลเป็นผู้อนุมัติ

ระบบตัดสินใจกำหนดรหัสอย่างไร

PurchasePlus กำหนดรหัสโดยพิจารณารายละเอียดตามลำดับดังต่อไปนี้:

1. ค่าเริ่มต้นของซัพพลายเออร์ - ระบบจะมองหารหัสบัญชีและแผนกที่เป็นค่าเริ่มต้นในข้อมูลซัพพลายเออร์ แล้วนำมาปรับใช้

2. หากไม่ได้ตั้งค่าเริ่มต้นของซัพพลายเออร์ไว้ PurchasePlus จะใส่รหัสบัญชีโดยอัตโนมัติตามรูปแบบการกำหนดรหัสในอดีตของคุณ โดยทั่วไปแล้ว ระบบจำเป็นต้องเห็นรูปแบบการเลือกที่สม่ำเสมอกันอย่างน้อยสามครั้งก่อนที่จะมีความมั่นใจเพียงพอในการใส่รหัสบัญชีโดยอัตโนมัติ

ยิ่งคุณกำหนดรหัสอย่างสม่ำเสมอมากเท่าใด PurchasePlus ก็จะยิ่งเข้ามาช่วยจัดการแทนคุณได้เร็วขึ้นเท่านั้น ทุกครั้งที่คุณกำหนดรหัสให้กับรายการที่คล้ายกันในแบบเดิม คุณกำลังฝึกให้ระบบทำงานนี้แทนคุณในครั้งต่อไป

ตั้งค่าเพื่อการกำหนดรหัสที่แม่นยำ

เพียงตั้งค่าเล็กน้อยและมีลักษณะการกำหนดรหัสที่สม่ำเสมอ PurchasePlus ก็จะกำหนดรหัสให้กับรายการที่ไม่มีใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้นเรื่อยๆ

• ตั้งค่าเริ่มต้นของซัพพลายเออร์ - ในหน้ารายละเอียดซัพพลายเออร์ คุณสามารถ กำหนดแผนกเริ่มต้นและรหัสบัญชีเริ่มต้น ได้ ซึ่งเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการทำให้ใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ได้รับการกำหนดรหัสอย่างถูกต้องตั้งแต่วันแรก 
• กำหนดรหัสอย่างสม่ำเสมอ - การกำหนดรหัสให้กับซัพพลายเออร์รายเดิมและประเภทรายการแบบเดิมอย่างสม่ำเสมอในแต่ละครั้ง จะช่วยให้ PurchasePlus เรียนรู้และเริ่มนำรหัสเหล่านั้นมาใช้ให้คุณโดยอัตโนมัติ
• รหัสสินค้า - การระบุรหัสสินค้าของซัพพลายเออร์ที่ถูกต้องในแคตตาล็อกที่คุณจัดการเองจะช่วยให้จับคู่รายการได้อย่างแม่นยำ

ตรวจสอบ แก้ไข อนุมัติ

ควรตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อก่อนทำการอนุมัติเสมอ

1. ตรวจสอบรหัสบัญชีและแผนกของแต่ละรายการ - ปรับแก้ไขรายการใดก็ตามที่รหัสที่นำมาใช้ยังไม่ถูกต้อง PurchasePlus จะเรียนรู้จากการแก้ไขที่เกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอ
2. ตรวจสอบยอดรวม - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลรวมของรายการทั้งหมดตรงกับยอดรวมของใบแจ้งหนี้ หากไม่ตรงกันจะเกิด ธงแจ้งเตือนยอดรวม (Total flag) ขึ้น
3. อนุมัติ - เมื่อตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการอนุมัติเพื่อกระทบยอด

คุณสามารถเลือกแก้ไขปัญหาที่ติดธง (แก้ไขปัญหาที่แท้จริง) หรือยอมรับธงแจ้งเตือน (รับทราบและดำเนินการต่อ) ก็ได้ ทั้งสองวิธีจะเปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้เป็นกระทบยอดแล้ว (Reconciled) การตัดสินใจขึ้นอยู่กับผู้อนุมัติของคุณ

การติดธงแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อ

ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อจะถูกติดธงเพื่อรอการอนุมัติ (Flagged for Approval) เสมอ เนื่องจากไม่มีใบสั่งซื้อแนบมาด้วย ซึ่งหมายความว่าจะต้องผ่านการอนุมัติที่เกี่ยวข้องเสมอก่อนที่จะกระทบยอดได้ ซึ่งเป็นไปตามที่ระบบออกแบบไว้ เพื่อให้มั่นใจว่ายังคงมีการตรวจสอบโดยบุคคลสำหรับการใช้จ่ายที่ไม่ได้ผ่านกระบวนการจัดซื้อตามปกติ

ขั้นตอนการทำงานของแผนกบัญชีเจ้าหนี้:

1. PurchasePlus สแกนใบแจ้งหนี้และกรอกรหัสบัญชีล่วงหน้า
2. ใบแจ้งหนี้จะเข้าสู่ระบบในสถานะติดธง (Flagged)
3. ทีมบัญชีเจ้าหนี้ตรวจสอบการกำหนดรหัสและธงแจ้งเตือนต่างๆ
4. คุณทำการแก้ไขรหัสหรือยอมรับค่าดังกล่าว จากนั้นจึงทำการอนุมัติ
5. ใบแจ้งหนี้จะเปลี่ยนสถานะเป็นกระทบยอดแล้ว (Reconciled) และพร้อมสำหรับการส่งออกไปยังระบบการเงินของคุณ