ใบลดหนี้ (Credit Notes)

ใบลดหนี้ (Credit Notes)

ใบลดหนี้

ใบลดหนี้ (Credit Note) คือเอกสารที่ระบุถึงการคืนเงินให้กับผู้ซื้อ โดยทั่วไปจะออกโดย ซัพพลายเออร์ หลังจากการยกเลิก ใบสั่งซื้อ (Purchase Order), ความผิดพลาดใน ใบแจ้งหนี้ (Invoice) หรือสินค้าสูญหายหรือเสียหาย ใบลดหนี้สามารถใช้เพื่อคืนเงินสำหรับธุรกรรมได้ทั้งแบบเต็มจำนวนหรือบางส่วน

การดูใบลดหนี้

คุณสามารถเข้าถึงใบลดหนี้ของคุณได้โดยคลิก [Credit Notes] → [View All].

ที่นี่คุณสามารถดูใบลดหนี้ของคุณในรูปแบบตาราง และ แก้ไขคอลัมน์ของตาราง ให้ตรงกับความต้องการของคุณได้ ในหน้า [View All] และ [Awaiting My Approval] คุณสามารถแสดงคอลัมน์ Custom Code ได้ผ่านทาง [Manage Columns]

ตาราง View All ใบลดหนี้

คุณสามารถคลิกที่ใบลดหนี้ใดก็ได้เพื่อดูรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า (Product) และมูลค่าที่จะได้รับเครดิตคืน, ข้อมูลอ้างอิง (Reference), ความคิดเห็น (Comments) และไฟล์แนบ (Attachments)

รายละเอียดใบลดหนี้

การสร้างใบลดหนี้

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'Manage Invoices and Credit Notes' สามารถสร้างใบลดหนี้ใหม่ได้จากส่วน [Credit Notes] ในแถบเมนูด้านข้าง โดยคลิก [New Credit Note]:

ปุ่ม New Credit Note

มี 3 วิธีที่ผู้ใช้สามารถสร้างใบลดหนี้ได้ ได้แก่:

  1. สร้างด้วยตนเอง (Manual),
  2. อัปโหลดไฟล์ PDF ไปยังเครื่องมือ AI Scanning ของเรา หรือ
  3. เลือกเอกสาร (เช่น ใบแจ้งหนี้, ใบสั่งซื้อ หรือ ใบรับสินค้า (Goods Receiving Note)) และสร้างใบลดหนี้ที่ตรงกับรายการในเอกสารแบบบรรทัดต่อบรรทัดโดยอัตโนมัติ

โปรดอ่านบทความของเราเกี่ยวกับ การสร้างใบลดหนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมและคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับแต่ละวิธีในการสร้างใบลดหนี้

การอัปเดตและจัดการ

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'Manage Invoices and Credit Notes' ในปัจจุบันสามารถอัปเดตรายการสินค้าใดๆ (ที่ระบุสินค้า, ปริมาณ, ราคา), การตั้งค่า, โพสต์ความคิดเห็น หรืออัปโหลดไฟล์แนบในใบลดหนี้ได้

นอกจากนี้ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ยังสามารถพักรายการ (Park), ยกเลิก (Cancel) และลบ (Delete) ใบลดหนี้ได้ หากไม่มีธงแจ้งเตือน (Flag) บนใบลดหนี้ ผู้ใช้ยังสามารถทำเครื่องหมายใบลดหนี้เป็นกระทบยอดแล้ว (Reconciled) ได้เช่นกัน

การเชื่อมโยงใบลดหนี้กับใบแจ้งหนี้

ใบลดหนี้สามารถ 'เชื่อมโยง' กับใบแจ้งหนี้ได้ ซึ่งมีประโยชน์ในการอ้างอิงใบลดหนี้กลับไปยังใบแจ้งหนี้เพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี 

คำแนะนำ: ใบแจ้งหนี้สามารถเชื่อมโยงกับใบลดหนี้ได้เพียงใบเดียว ในขณะที่ใบลดหนี้หลายใบสามารถเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้เดียวกันได้

คุณสามารถเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับใบลดหนี้ได้จาก: \- ในแผงข้อมูล (Information Panel) ที่ส่วนหัวของใบลดหนี้, \- เมื่อตรวจสอบงาน AI Scanning ประเภทใบลดหนี้ หรือ \- เมื่อตรวจสอบใบลดหนี้ที่สร้างขึ้นจากเอกสาร

คุณยังสามารถดูรายการใบลดหนี้ที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ได้จากแท็บ [Credit Notes] ขณะดูใบแจ้งหนี้:

ใบลดหนี้ที่เชื่อมโยง

สถานะของใบลดหนี้

ใบลดหนี้สามารถอยู่ในสถานะใดสถานะหนึ่งต่อไปนี้:

  • Open: ใบลดหนี้สถานะ Open คือสร้างขึ้นแล้วและสามารถอัปเดตได้ แต่ยังไม่ได้กระทบยอด (Reconciled) 
  • Awaiting Approval: ใบลดหนี้ในสถานะ Awaiting Approval คือมีหนึ่ง ธงแจ้งเตือน (Flags) หรือมากกว่าเกิดขึ้นกับเอกสาร และจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติ (Approver) ในองค์กรของคุณ เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว ใบลดหนี้จะเปลี่ยนเป็นสถานะ Reconciled
  • Reconciled: ใบลดหนี้สถานะ Reconciled คือผ่านการตรวจสอบทั้งหมดที่องค์กรของคุณกำหนดแล้ว และพร้อมสำหรับการส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกขององค์กรของคุณ คุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใบลดหนี้ได้ขณะที่อยู่ในสถานะ Reconciled หากคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถเปิดใบลดหนี้ขึ้นมาใหม่ (Re-Open) ได้
    • โปรดทราบ: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'Can Super Approve Invoices and Credit Notes' สามารถอัปเดตบางฟิลด์บนใบลดหนี้ที่อยู่ในสถานะ Reconciled ได้ เรียนรู้เพิ่มเติม
  • Parked: ใบลดหนี้สถานะ Parked คือถูกพักไว้โดยผู้ใช้ในองค์กรของคุณ เนื่องจากอาจต้องพิจารณาหรือปรึกษาหารือเพิ่มเติม ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใบลดหนี้ได้ขณะที่อยู่ในสถานะ Parked หากจำเป็น คุณสามารถเปิดใบลดหนี้ขึ้นมาใหม่ (Re-Open) เพื่อแก้ไขต่อได้ 
  • Cancelled: ใบลดหนี้สถานะ Cancelled คือถูกยกเลิกโดยผู้ใช้และไม่มีการใช้งานในองค์กรของคุณอีกต่อไป คุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใบลดหนี้ในสถานะ Cancelled ได้ หากคุณต้องการนำใบลดหนี้กลับมาใช้ใหม่และทำการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถเปิดใบลดหนี้ขึ้นมาใหม่ (Re-Open) ได้
  • Export Ready: ใบลดหนี้สถานะ Export Ready คือพร้อมให้ดำเนินการแล้วใน [Invoices]→ [Export Center] เพื่อรวมไว้ใน ไฟล์ส่งออก (Export File) รอบถัดไป เมื่อใบลดหนี้ถูกส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกขององค์กรสำเร็จแล้ว สถานะของใบลดหนี้จะได้รับการอัปเดตเป็น Exported ทั้งนี้ ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใบลดหนี้ได้ขณะที่อยู่ในสถานะ Export Ready หากจำเป็น คุณสามารถย้อนกลับสถานะ (Revert) ใบลดหนี้เป็นสถานะ Reconciled จากนั้นทำการ Re-Open เพื่อแก้ไขได้
  • Exporting: ใบลดหนี้สถานะ Exporting คือกำลังอยู่ในขั้นตอนการส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกขององค์กรของคุณ กระบวนการนี้มักใช้เวลา 2-3 นาที เมื่อการส่งออกสำเร็จ สถานะของใบลดหนี้จะได้รับการอัปเดตเป็น Exported ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใบลดหนี้ได้ขณะที่อยู่ในสถานะ Exporting หากจำเป็น คุณสามารถย้อนกลับสถานะ (Revert) ใบลดหนี้เป็นสถานะ Reconciled เพื่อส่งออกใหม่อีกครั้ง หรือทำการ Re-Open เพื่อแก้ไขได้
  • Exported: ใบลดหนี้สถานะ Exported คือได้ถูกรวมไว้ในไฟล์ส่งออกอย่างน้อยหนึ่งไฟล์และได้รับการส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกขององค์กรของคุณเรียบร้อยแล้ว ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใบลดหนี้ได้ขณะที่อยู่ในสถานะ Exported หากจำเป็น คุณสามารถย้อนกลับสถานะ (Revert) ใบลดหนี้เป็นสถานะ Reconciled จากนั้นทำการ Re-Open เพื่อแก้ไขได้

ธงแจ้งเตือนและเกณฑ์กำหนดของใบลดหนี้

'ธงแจ้งเตือน' (Flag) คือข้อกังวลที่ถูกแจ้งขึ้นบนใบลดหนี้ เพื่อให้สังเกตเห็นปัญหาใดๆ ในเอกสารที่ต้องมีการตรวจสอบและอนุมัติ ธงแจ้งเตือนจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะใบลดหนี้ที่เป็นไปตามเกณฑ์เฉพาะขององค์กรของคุณเท่านั้นที่จะสามารถเปลี่ยนสถานะเป็น Reconciled ใน PurchasePlus ได้โดยไม่ต้องจัดการด้วยตนเอง 

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับธงแจ้งเตือนของใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้

การส่งออกใบลดหนี้

เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้สามารถส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกของคุณได้สองวิธี ขึ้นอยู่กับประเภทองค์กรของคุณ

องค์กรประเภท A กับ องค์กรประเภท B (Type A vs Type B Organizations)

ปลายทางระบบบัญชีเจ้าหนี้ (AP System) และรูปแบบไฟล์ส่งออก

ปลายทางทางอิเล็กทรอนิกส์และรูปแบบที่แน่นอนของไฟล์ส่งออกสำหรับทั้ง องค์กรประเภท A และประเภท B จะได้รับการกำหนดค่าระหว่างการติดตั้งระบบ PurchasePlus ของคุณ แต่สามารถปรับเปลี่ยนหลังการติดตั้งได้โดยปรึกษาอย่างใกล้ชิดกับทีมงาน PurchasePlus หากจำเป็น โปรดติดต่อทีม Customer Success ที่พร้อมให้บริการของเราสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

Related articles