ใบลดหนี้ (Credit Notes)

ใบลดหนี้ (Credit Notes)

ไปยัง:

ใบลดหนี้

ใบลดหนี้ (Credit Note) คือเอกสารที่ระบุการคืนเงินให้กับผู้ซื้อ ซึ่งโดยทั่วไปออกโดยผู้จัดจำหน่าย หลังจากการยกเลิกใบสั่งซื้อ, เกิดข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ หรือสินค้าสูญหายหรือเสียหาย ใบลดหนี้อาจใช้เพื่อคืนเงินสำหรับธุรกรรมทั้งหมดหรือบางส่วนก็ได้

การดูใบลดหนี้

คุณสามารถเข้าถึงใบลดหนี้ของคุณได้โดยคลิก [Credit Notes] → [View All].

ที่นี่คุณสามารถดูใบลดหนี้ของคุณในรูปแบบตาราง และแก้ไขคอลัมน์ของตารางได้ตามที่คุณต้องการ:

Credit Notes View All table

คุณสามารถคลิกที่ใบลดหนี้รายการใดก็ได้เพื่อดูรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าและมูลค่าที่จะได้รับเครดิตคืน, ข้อมูลอ้างอิง, ความคิดเห็น และไฟล์แนบ

Credit Note details

การสร้างใบลดหนี้

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ ‘Manage Invoices and Credit Notes’ สามารถสร้างใบลดหนี้ใหม่ได้จากส่วน [Credit Notes] ในแถบนำทางด้านข้างโดยคลิก [New Credit Note]:

New Credit Note button

มีสามวิธีที่ผู้ใช้สามารถสร้างใบลดหนี้ได้:

  1. สร้างด้วยตนเอง (Manual),
  2. อัปโหลดไฟล์ PDF ไปยังเครื่องมือ AI Scanning ของเรา หรือ
  3. เลือกเอกสาร (เช่น ใบแจ้งหนี้, ใบสั่งซื้อ หรือใบรับสินค้า) และสร้างใบลดหนี้ที่ตรงกับเอกสารนั้นแบบรายการต่อรายการโดยอัตโนมัติ

โปรดอ่านบทความของเราเกี่ยวกับการสร้างใบลดหนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมและคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับแต่ละวิธีในการสร้างใบลดหนี้

อัปเดตและจัดการ

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ ‘Manage Invoices and Credit Notes’ สามารถอัปเดตรายการสินค้าใดๆ (ระบุสินค้า จำนวน ราคา), การตั้งค่า, โพสต์ความคิดเห็น หรืออัปโหลดไฟล์แนบในใบลดหนี้ได้ในปัจจุบัน

นอกจากนี้ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์สามารถพักเอกสาร (Park), ยกเลิก (Cancel) และลบ (Delete) ใบลดหนี้ได้ หากไม่มีการแจ้งเตือน (Flags) บนใบลดหนี้ พวกเขายังสามารถทำเครื่องหมายใบลดหนี้เป็นกระทบยอดแล้ว (Reconciled) ได้เช่นกัน

การเชื่อมโยงใบลดหนี้กับใบแจ้งหนี้

ใบลดหนี้สามารถ 'เชื่อมโยง' กับใบแจ้งหนี้ได้ ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการอ้างอิงใบลดหนี้กลับไปยังใบแจ้งหนี้เพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี 

คำแนะนำ: สามารถเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับใบลดหนี้ได้เพียงหนึ่งใบเท่านั้น ในขณะที่ใบลดหนี้หลายใบสามารถเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ใบเดียวกันได้

คุณสามารถเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับใบลดหนี้ได้: \- ในแผงข้อมูล (Information Panel) ในส่วนหัว (Header) ของใบลดหนี้ \- ขณะตรวจสอบงาน AI Scanning ประเภทใบลดหนี้ หรือ \- ขณะตรวจสอบใบลดหนี้ที่กำลังสร้างขึ้นจากเอกสาร

คุณยังสามารถดูรายการใบลดหนี้ที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ได้จากแท็บ [Credit Notes] ขณะดูใบแจ้งหนี้:

Linked Credit Notes

สถานะของใบลดหนี้

ใบลดหนี้สามารถอยู่ในสถานะใดสถานะหนึ่งจากหลายสถานะต่อไปนี้:

  • Open: ใบลดหนี้สถานะเปิดได้รับการสร้างขึ้นแล้วและสามารถอัปเดตได้ แต่ยังไม่ได้รับการกระทบยอด (Reconciled) 
  • Awaiting Approval: ใบลดหนี้ในสถานะรอดำเนินการอนุมัติมีการแจ้งเตือน (Flags) เกิดขึ้นอย่างน้อยหนึ่งรายการ และขณะนี้ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติในองค์กรของคุณ เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว ใบลดหนี้จะเปลี่ยนสถานะเป็น Reconciled
  • Reconciled: ใบลดหนี้ที่กระทบยอดแล้วผ่านการตรวจสอบทั้งหมดที่องค์กรของคุณกำหนดแล้ว และพร้อมสำหรับการส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกขององค์กรคุณ คุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงกับใบลดหนี้ขณะที่อยู่ในสถานะ Reconciled ได้ หากคุณต้องการแก้ไข คุณสามารถเปิดใบลดหนี้ขึ้นมาใหม่ (Re-Open) ได้
    • โปรดทราบ: ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'Can Super Approve Invoices and Credit Notes' สามารถอัปเดตบางฟิลด์ในใบลดหนี้ที่อยู่ในสถานะ Reconciled ได้ เรียนรู้เพิ่มเติม
  • Parked: ใบลดหนี้ที่พักไว้ถูกพักโดยผู้ใช้ในองค์กรของคุณ เนื่องจากอาจต้องมีการพิจารณาหรือหารือเพิ่มเติม ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงกับใบลดหนี้ขณะที่อยู่ในสถานะ Parked ได้ หากจำเป็น คุณสามารถเปิดใบลดหนี้ขึ้นมาใหม่ (Re-Open) เพื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลงต่อได้ 
  • Cancelled: ใบลดหนี้ที่ถูกยกเลิกได้รับการยกเลิกโดยผู้ใช้และไม่มีการใช้งานในองค์กรของคุณอีกต่อไป คุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงกับใบลดหนี้ในสถานะ Cancelled ได้ หากคุณต้องการนำใบลดหนี้กลับมาใช้ใหม่และทำการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถเปิดใบลดหนี้ขึ้นมาใหม่ (Re-Open) ได้
  • Export Ready: ใบลดหนี้ที่พร้อมส่งออก (Export Ready) จะพร้อมใช้งานในส่วน [Invoices]→ [Export Center] เพื่อรวมไว้ในไฟล์ส่งออก (Export File) รอบถัดไป เมื่อใบลดหนี้ได้รับการส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกขององค์กรคุณเรียบร้อยแล้ว สถานะของใบลดหนี้จะได้รับการอัปเดตเป็น Exported ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงกับใบลดหนี้ขณะที่อยู่ในสถานะ Export Ready ได้ หากจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนสถานะของใบลดหนี้กลับเป็น Reconciled จากนั้นเปิดใบลดหนี้ขึ้นมาใหม่ (Re-Open) เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงได้
  • Exporting: ใบลดหนี้ที่อยู่ในสถานะกำลังส่งออกอยู่ในระหว่างกระบวนการส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกขององค์กรคุณ โดยกระบวนการนี้มักใช้เวลา 2-3 นาที เมื่อการส่งออกสำเร็จ สถานะของใบลดหนี้จะได้รับการอัปเดตเป็น Exported ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงกับใบลดหนี้ขณะที่อยู่ในสถานะ Exporting ได้ หากจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนสถานะของใบลดหนี้กลับเป็น Reconciled เพื่อทำการส่งออกใหม่อีกครั้ง หรือเปิดใบลดหนี้ขึ้นมาใหม่ (Re-Open) เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงได้
  • Exported: ใบลดหนี้ที่ส่งออกแล้วได้ถูกรวมไว้ในไฟล์ส่งออกหนึ่งไฟล์ขึ้นไป และได้รับการส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกขององค์กรคุณแล้ว ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงกับใบลดหนี้ขณะที่อยู่ในสถานะ Exported ได้ หากจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนสถานะของใบลดหนี้กลับเป็น Reconciled จากนั้นเปิดใบลดหนี้ขึ้นมาใหม่ (Re-Open) เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงได้

การแจ้งเตือน (Flags) และเกณฑ์ของใบลดหนี้

'Flag' หรือการแจ้งเตือน คือข้อกังวลที่เกิดขึ้นกับใบลดหนี้ เพื่อให้เกิดความสนใจต่อปัญหาใดๆ ในเอกสารที่จำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบและอนุมัติ การแจ้งเตือนช่วยให้มั่นใจว่าเฉพาะใบลดหนี้ที่เป็นไปตามเกณฑ์เฉพาะขององค์กรคุณเท่านั้นที่จะสามารถดำเนินขั้นตอนต่อไปยังสถานะ Reconciled ใน PurchasePlus ได้โดยไม่ต้องจัดการด้วยตนเอง 

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแจ้งเตือนของใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้

การส่งออกใบลดหนี้

เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้สามารถส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกของคุณได้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธี ขึ้นอยู่กับประเภทองค์กรของคุณ

องค์กรประเภท A กับ องค์กรประเภท B (Type A vs Type B Organizations)

ปลายทางระบบ AP และรูปแบบการส่งออก

ปลายทางอิเล็กทรอนิกส์และรูปแบบที่แน่นอนของไฟล์ส่งออกสำหรับทั้งองค์กรประเภท A และประเภท B จะได้รับการกำหนดค่าระหว่างการติดตั้งระบบ PurchasePlus ของคุณ แต่สามารถแก้ไขได้หลังจากการติดตั้งโดยการปรึกษาอย่างใกล้ชิดกับทีมงาน PurchasePlus หากจำเป็น โปรดติดต่อทีม Customer Success ที่พร้อมให้บริการของเราสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

Related articles