การรับสินค้า
การรับสินค้า
ไปที่หัวข้อ:
- การรับสินค้าเข้าคลังคืออะไร?
- ขั้นสูง: การรับสินค้าเข้าคลังทำงานอย่างไร?
- คู่มือ: วิธีการรับสินค้าเข้าคลัง
- การคืนสินค้าในคลังให้แก่ซัพพลายเออร์
การรับสินค้าเข้าคลัง
เมื่อคุณได้รับการจัดส่งสินค้าที่เกี่ยวข้องกับใบสั่งซื้อ (Purchase Order) คุณสามารถใช้ PurchasePlus เพื่อ'รับ' สินค้า (เช่น บันทึกรายการและจำนวนสินค้าที่ได้รับในรูปแบบดิจิทัล) เพื่อให้คุณทราบว่าใบสั่งซื้อของคุณได้รับการจัดส่งครบถ้วนแล้ว และคุณสามารถชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ (Invoice) ของซัพพลายเออร์ได้อย่างมั่นใจ ฟังก์ชันการทำงานนี้เป็นมาตรฐานในเกือบทุกการกำหนดค่าของ PurchasePlus
ผู้ใช้งานโมดูลเสริมอย่าง คลังสินค้า (Inventory) สามารถดำเนินการเพิ่มอีกหนึ่งขั้นโดยเลือก 'รับสินค้าเข้าคลัง' ซึ่งหมายความว่าจำนวนของสินค้าในคลัง (Stock Items) ในสถานที่จัดเก็บสินค้า (Stock Location) ที่ระบุจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ และสินค้าที่เพิ่งได้รับเข้ามาสามารถดูในรายงานได้ทันที นำไปใช้ในการโอนย้ายสินค้า (Transfers) นับในการตรวจนับสต็อก (Stocktake) หรือสั่งซื้อซ้ำในใบขอซื้อจากสถานที่จัดเก็บสินค้า (Requisition From a Stock Location)
วิธีการทำงาน
เพื่อให้ระบบตลาดการจัดซื้อแบบกระจายศูนย์ที่เน้นประสิทธิภาพของ PurchasePlus สอดคล้องกับการควบคุมสต็อกอย่างละเอียดตามที่ผู้จัดการคลังสินค้าต้องการ มีแนวคิดสำคัญสามประการที่เราได้นำมาใช้ในแพลตฟอร์มของเรา:
- คุณสมบัติของสินค้าในคลังที่เข้าเกณฑ์ (Stock Item Eligibility)
- 'รับเป็น' ('Receive As')
- 'สินค้าหลัก' (Master Products) และการจับคู่สินค้า
เราแนะนำให้ผู้ใช้ระบบคลังสินค้าทุกคนทำความเข้าใจหลักการทั้งสามข้อนี้ก่อนทำการรับสินค้าเข้าคลัง
แนวคิดที่ 1: คุณสมบัติของสินค้าในคลังที่เข้าเกณฑ์
เมื่อคุณรับสินค้าเข้าคลังสำเร็จ ผลลัพธ์คือสินค้าในคลัง (Stock Items) ของคุณจะเพิ่มจำนวนขึ้น (เช่น ยอดนับเพิ่มขึ้น) ในสถานที่จัดเก็บสินค้าที่ระบุ:
ใน PurchasePlus สินค้าในคลังจะต้องเป็นไปตามเงื่อนไขดังนี้:
- สินค้าที่องค์กรของคุณเป็น 'เจ้าของ' - กล่าวคือ เป็นสินค้าที่ 'ผู้ซื้อเป็นเจ้าของ' (Purchaser-Owned Products)
- สินค้าที่มีหน่วยบรรจุขาย (Sell Pack) เป็น 'Each of 1' (ชิ้นละ 1)
เกี่ยวกับข้อ 1 ข้างต้น หมายความว่าคุณไม่สามารถเก็บสินค้าที่ซัพพลายเออร์เป็นเจ้าของ (Supplier-owned Products) เป็นสินค้าในคลังได้ ทั้งนี้เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ซัพพลายเออร์อาจอัปเดตสินค้าของตนให้มีชื่อ หน่วยบรรจุขาย หรือหน่วยนับที่เปลี่ยนไป ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อระดับสต็อกและการประเมินมูลค่าสินค้าในคลังของคุณโดยที่คุณไม่สามารถควบคุมได้
ข้อจำกัดนี้หมายความว่าคุณสามารถควบคุมสินค้าในคลังได้อย่างละเอียดและรัดกุมได้ทันทีที่พร้อมใช้งาน แต่การสร้าง และการจัดการ สินค้าในคลังอาจต้องใช้เวลาในการตั้งค่าเริ่มต้นจากฝั่งผู้ซื้อ อย่างไรก็ตาม กระบวนการดังกล่าวมีความเรียบง่าย และทีมงานของเราพร้อมให้ความช่วยเหลือตลอดเวลา
แนวคิดที่ 2: 'รับเป็น'
เมื่อคุณรับสินค้าเข้าคลัง สถานการณ์ทั่วไปที่มักเกิดขึ้นคือสินค้าที่คุณกำลังรับมีความใกล้เคียงอย่างมากแต่ไม่ได้เหมือนกับสินค้าในคลังที่คุณจัดเก็บไว้ทุกประการ
ตัวอย่างง่ายๆ: คุณอาจเลือกที่จะเก็บสินค้าในคลังแบบทั่วไปเป็น 'มะเขือเทศ' เมื่อคุณสั่งซื้อมะเขือเทศจากซัพพลายเออร์ พวกเขาอาจส่งรายการต่อไปนี้มาให้คุณ:
- มะเขือเทศโรมา (Roma Tomato)
- มะเขือเทศบีฟสเต๊ก (Beefsteak Tomato)
- มะเขือเทศเซเลบริตี (Celebrity Tomato)
...ซึ่งรายการทั้งหมดนี้ คุณสามารถ รับเป็น สินค้าในคลัง 'มะเขือเทศ' ของคุณเพื่อเพิ่มระดับสต็อกได้ คุณสามารถกำหนดได้อย่างอิสระในระหว่างขั้นตอนการรับสินค้าว่าจะเลือก รับเป็น สินค้าในคลังรายการใด ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถรับสินค้าที่ไม่เกี่ยวข้องกัน (เช่น 'น้ำอัดลมกระป๋อง') ให้เป็นสินค้าในคลังของคุณ (เช่น 'มะเขือเทศ') เพื่อเพิ่มยอดได้อีกด้วย
เคล็ดลับ: กำหนดสินค้าในคลังของคุณให้มีลักษณะทั่วไป (generic) เพื่อรองรับความยืดหยุ่นและความรวดเร็วในระหว่างขั้นตอนการรับสินค้า
แต่ไม่ต้องกังวล คุณไม่จำเป็นต้องเลือกสินค้าในคลังที่ถูกต้องเพื่อรับเข้าด้วยตนเองทุกครั้งในระหว่างกระบวนการรับสินค้า PurchasePlus จะแนะนำและกรอกข้อมูลสินค้าในคลังที่ตรงกับรายการที่ซัพพลายเออร์จัดส่งมาให้อย่างชาญฉลาด เพื่อช่วยให้ขั้นตอนการทำงานของคุณรวดเร็วยิ่งขึ้น
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกลยุทธ์การจับคู่นี้ในส่วนถัดไป
แนวคิดที่ 3: สินค้าหลักและการจับคู่สินค้า
PurchasePlus รวบรวมสินค้าที่ผู้ซื้อและซัพพลายเออร์เป็นเจ้าของไว้หลายล้านรายการในฐานข้อมูลของเรา นอกจากนี้ เรายังดูแลรายการ 'สินค้าหลัก (Master Products)' จำนวนมากที่ทางเราเป็น 'เจ้าของ' ภายในระบบ คุณอาจเห็นสินค้าที่มีเจ้าของชื่อ 'Marketboomer' ในบางครั้ง ซึ่งนั่นก็คือบริษัทผู้พัฒนา PurchasePlus!
สินค้าที่ผู้ซื้อเป็นเจ้าของ (เช่น สินค้าในคลัง) หรือสินค้าที่ซัพพลายเออร์เป็นเจ้าของ สามารถนำมา 'จับคู่' (Match) กับสินค้าหลักรายการใดรายการหนึ่งของเราได้โดยทีมผู้เชี่ยวชาญ:
สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ซื้อสามารถ:
- เข้าถึงการเปรียบเทียบราคาแบบเรียลไทม์สำหรับสินค้าชนิดเดียวกันที่จำหน่ายโดยซัพพลายเออร์หลายราย (เช่น เมื่อสร้างใบขอซื้อ (Requisition))
- สร้างรายการสั่งซื้อประจำ (Buy Lists) ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งง่ายต่อการใช้งานสำหรับผู้ใช้ในองค์กร และ
- เร่งกระบวนการรับสินค้าเข้าคลังให้รวดเร็วยิ่งขึ้น
เจาะลึก: สินค้าหลักและสินค้าทดแทนช่วยเร่งการรับสินค้าเข้าคลังได้อย่างไร
การรับสินค้าเข้าคลังมีความเกี่ยวข้องกับ 'การกำหนดคู่' ที่ซับซ้อนระหว่าง:
- สินค้าในคลังที่คุณต้องการเพิ่มยอดในคลังสินค้าของคุณ กับ
- สินค้าจริงที่มีเอกลักษณ์เฉพาะที่ซัพพลายเออร์จัดส่งมาให้คุณ
วิธีที่ PurchasePlus ช่วยอำนวยความสะดวกในการจับคู่นี้ โดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องคอยกำหนดสินค้าในคลังให้กับทุกรายการสินค้าในใบสั่งซื้อด้วยตนเอง คือการใช้สินค้าที่จับคู่กับสินค้าหลัก (Master-Matched Products) และสินค้าทดแทน (Substitute Products)
- สินค้าหลัก (Master Products): หากสินค้าในคลังของคุณได้รับการจับคู่กับสินค้าหลักโดยทีมงานของเรา และซัพพลายเออร์ของคุณมีราคาเสนอสำหรับสินค้าหลักนั้น เมื่อคุณสั่งซื้อสินค้าหลัก (เช่น ในใบขอซื้อจากรายการสั่งซื้อประจำ) สินค้าในคลังที่จับคู่ไว้จะถูกเลือกโดยอัตโนมัติเมื่อคุณรับการจัดส่งนั้นเข้าคลัง
- สินค้าทดแทน (Substitute Products): ตามที่ระบุไว้ข้างต้น สินค้าในคลังจะต้องมีหน่วยบรรจุขายเป็น 'Each of 1' อย่างไรก็ตาม สินค้าของซัพพลายเออร์อาจจำหน่ายเป็นลัง กล่องละ 24 ชิ้น รายการเหล่านี้ถือเป็นสินค้าคนละรายการในระบบของเรา แต่สามารถ 'เชื่อมโยง' กันได้เพื่อจุดประสงค์ในการรับสินค้าเข้าคลัง โดยการสร้างความสัมพันธ์ของสินค้าทดแทน (Substitute Product Relationship)
หากคุณกำลังรับสินค้าเข้าคลัง และไม่มีการจับคู่กับสินค้าหลัก หรือ ไม่มีความสัมพันธ์ของสินค้าทดแทนระหว่างสินค้าของซัพพลายเออร์และสินค้าในคลังของคุณ PurchasePlus จะพยายามแนะนำรายการที่ตรงกันอื่นๆ ให้ดีที่สุด (โดยอิงจากปัจจัยหลายประการ เช่น ความคล้ายคลึงกันของสินค้า) แต่ขอแนะนำให้คุณตรวจสอบรายการที่จับคู่อย่างละเอียด หรืออาจเลือกสินค้าในคลังด้วยตนเอง (หรือสร้างสินค้าในคลังขึ้นมาใหม่ทั้งหมด) ในครั้งแรกที่คุณดำเนินการนี้ ระบบของเราจะสร้างความสัมพันธ์ของสินค้าทดแทนให้โดยอัตโนมัติและจดจำไว้สำหรับการรับสินค้าเข้าคลังในอนาคต!
วิธีการรับสินค้าเข้าคลัง
การรับสินค้าเข้าคลังเริ่มต้นด้วยการสร้างใบรับสินค้า (Receiving Note) ใบใหม่ ใน PurchasePlus ใบรับสินค้าจะต้องสร้างขึ้นโดยอ้างอิงกับใบสั่งซื้อเท่านั้น โดยไม่สามารถสร้างใบรับสินค้านอกเหนือจากความสัมพันธ์กับใบสั่งซื้อได้
ขั้นตอนการสร้างใบรับสินค้าใหม่:
ขั้นตอนที่ 1: ไปที่ [ใบสั่งซื้อ (Purchase Orders)] → [ดูทั้งหมด (View All)] จากแถบเมนูด้านข้าง คลิกไอคอนรูป [รถบรรทุก] ในคอลัมน์ GR Note เพื่อสร้างใบรับสินค้าโดยอ้างอิงจากใบสั่งซื้อ:
ขั้นตอนที่ 2: เลือก [รับเข้าคลัง (Receive to Inventory)]:
...และกรอกข้อมูลในช่องที่ปรากฏ:
- 'Destination Stock Location' (สถานที่จัดเก็บสินค้าปลายทาง) คือสถานที่จัดเก็บสินค้าที่จะมีการเพิ่มจำนวนสินค้าในคลัง
- 'Receive All Outstanding Items' (รับสินค้าที่คงค้างทั้งหมด) หมายถึงทุกรายการในใบรับสินค้าจะถูกกรอกข้อมูลล่วงหน้าด้วยจำนวนคงค้างที่ยังไม่ได้รับ คุณยังคงสามารถตรวจสอบแต่ละรายการด้วยตนเองได้ก่อนที่จะเสร็จสิ้นขั้นตอนใบรับสินค้า
- 'Physical Date' (วันที่รับจริง) หมายถึงวันที่ได้รับสินค้าจริง เนื่องจากมักจะแตกต่างจากวันที่สร้างใบรับสินค้าในระบบ
เมื่อคุณกรอกข้อมูลครบทั้งสามช่องนี้แล้ว ให้คลิก [สร้างใบรับสินค้า (Create Receiving Note)]
ขั้นตอนที่ 3: หน้าที่ปรากฏขึ้นมาจะเป็นฉบับร่างใบรับสินค้า เราแนะนำให้ตรวจสอบแต่ละรายการ (Line) ในใบรับสินค้าอย่างละเอียด เพื่อให้แน่ใจว่าทั้งจำนวนสินค้าที่คุณกำลังรับถูกต้อง และสินค้าในคลังที่คุณเลือกรับเป็นรายการนั้นถูกต้อง:
หากคุณเลือก 'Receive All Outstanding Items' ในขั้นตอนที่ 2 ข้างต้น คุณอาจต้องแก้ไขจำนวนสินค้าที่จะรับ ในกรณีที่มีการส่งสินค้าเกินหรือส่งมาไม่ครบตามจำนวน
หากคุณต้องการเลือกสินค้าในคลังที่แตกต่างจากที่ PurchasePlus เลือกให้โดยอัตโนมัติ ให้คลิกปุ่ม [ตัวเลือกขั้นสูง (Advanced Options)] ในรายการที่ต้องการก่อน (ดูภาพด้านล่าง) หมายเหตุ: หากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณรับสินค้าในคลังรายการนี้ คุณจะต้องสร้างสินค้าในคลังใหม่ก่อน
จากนั้นคลิกที่ไอคอนถังขยะเพื่อล้างการเลือกรายการดังกล่าว:
สุดท้าย ระบบจะแจ้งให้คุณเลือกจากรายการสินค้าที่แนะนำ (Suggested Items) หรือค้นหาสินค้าในคลังที่ต้องการ:
คลิก [ใช้การเปลี่ยนแปลง (Apply Changes)]
ขั้นตอนที่ 4: คลิก [ทำเครื่องหมายว่ารับแล้ว (Mark as Received)] เพื่อยืนยันใบรับสินค้า สินค้าในคลังที่ระบุจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนที่รับในสถานที่จัดเก็บสินค้าปลายทางผ่านการโอนย้ายสินค้า (Transfer) ประเภทการรับสินค้าเข้าคลัง (Stock Receipt)
โปรดทราบ: เมื่อสถานที่จัดเก็บสินค้ามีการดำเนินการตรวจนับสต็อก (Stocktake) อยู่ในสถานะ In Progress การโอนย้ายรับสินค้าเข้าคลังจะไม่เสร็จสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้จะต้องค้นหารายการโอนย้ายรับสินค้านั้นแล้วคลิก [ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น (Mark as Complete)] ด้วยตนเองเมื่อพร้อมดำเนินการ
เมื่อการตรวจนับสต็อกเสร็จสมบูรณ์แล้ว การรับสินค้าเข้าคลังจะกลับมาทำงานโดยอัตโนมัติตามปกติ
การคืนสินค้าในคลังให้แก่ซัพพลายเออร์
เมื่อรับสินค้าเข้าคลังแล้ว ระดับสต็อกของสินค้านั้นจะสามารถปรับเปลี่ยนได้ผ่านการโอนย้ายสินค้า (Transfers) เท่านั้น
ในกรณีที่จำเป็นต้องส่งคืนสินค้าในคลังให้แก่ซัพพลายเออร์ โปรดปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้
ขั้นแรก ให้สร้างการโอนย้ายสินค้าใหม่ ประเภท 'Stock Adjustment' (การปรับปรุงสต็อก) กำหนดให้สถานที่ต้นทาง (Origin Location) เป็นสถานที่จัดเก็บสินค้าที่ได้รับสินค้าเข้ามาในตอนแรก และกำหนดให้สถานที่ปลายทาง (Destination Location) เป็นซัพพลายเออร์ที่ต้องการส่งคืนสินค้าไปให้:
จากนั้นค้นหาสินค้าในคลังที่จะส่งคืนให้แก่ซัพพลายเออร์ ระบุจำนวนที่จะส่งคืน และทำซ้ำสำหรับสินค้าในคลังแต่ละรายการที่ต้องการส่งคืน คุณสามารถใช้ตัวกรอง [[ซ่อนรายการที่มีจำนวนเป็นศูนย์ (Hide Zero Quantity Items)]](/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory-transfers#HideZeroQuantity) เพื่อให้การตรวจสอบรายการโอนย้ายสะดวกยิ่งขึ้น
เมื่อคุณเพิ่มสินค้าในคลังและจำนวนทั้งหมดลงในการโอนย้ายสินค้าเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถส่งการโอนย้ายสินค้าเพื่อขออนุมัติ หรือคลิก [ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น (Mark as Complete)] (ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของผู้ใช้งานของคุณ):
เมื่อการโอนย้ายถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นแล้ว ระดับสต็อกจะได้รับการปรับปรุงอย่างถูกต้องใน PurchasePlus อย่างไรก็ตาม การติดต่อสื่อสารกับซัพพลายเออร์และบริษัทขนส่ง (หากจำเป็น) จะต้องดำเนินการนอกแพลตฟอร์ม