ทำเครื่องหมายว่าพร้อมส่งออก (Mark Export Ready)

องค์กรของคุณอาจได้รับการกำหนดค่าให้ส่งออกใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ทีละรายการ (เราเรียกว่า 'ประเภท A') หรือส่งออกเป็นส่วนหนึ่งของไฟล์ส่งออกแบบชุด (ซึ่งเราเรียกว่า 'ประเภท B')

ในบทความนี้ เราจะอธิบายสถานการณ์ ประเภท B ซึ่งใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้จะถูกทำเครื่องหมายเป็น 'พร้อมส่งออก' (Export Ready) ก่อน จากนั้นจึงรวมอยู่ในไฟล์ส่งออกแบบชุด ที่สร้างขึ้นแบบอะซิงโครนัสตามเวลาที่คุณสะดวก หากองค์กรของคุณส่งออกใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ทีละรายการ (ประเภท A) โปรดดูบทความการส่งออกใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ของเรา 

องค์กรประเภท B สามารถเพิ่มใบแจ้งหนี้ทีละรายการ (เช่น 'ทีละใบ') หรือสามารถเพิ่มใบแจ้งหนี้หลายรายการพร้อมกันในการดำเนินการเดียว โดยใช้ฟีเจอร์ [ทำเครื่องหมายว่าพร้อมส่งออก] แบบชุด

ข้ามไปยัง:

• ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ว่าพร้อมส่งออก
• ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ว่าพร้อมส่งออกพร้อมกันหลายรายการ

ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ว่าพร้อมส่งออก

1. เลือก [ใบแจ้งหนี้] หรือ [ใบลดหนี้]→ [ดูทั้งหมด] จากแถบนำทางด้านข้าง

2. เลือกแท็บ [กระทบยอดแล้ว] เฉพาะเอกสารที่อยู่ในสถานะ 'RECONCILED' (กระทบยอดแล้ว) เท่านั้นที่สามารถทำเครื่องหมายว่าพร้อมส่งออกได้ ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่กระทบยอดแล้วคือเอกสารที่ผ่านการตรวจสอบการแจ้งเตือนทั้งหมดแล้ว หรือได้รับการอนุมัติแม้จะมีการแจ้งเตือนก็ตาม

3. ใช้ [ค้นหา] เพื่อค้นหาใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่คุณต้องการทำเครื่องหมายว่าพร้อมส่งออก

4. คลิก [หมายเลขใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้] เพื่อเปิดใบแจ้งหนี้

5. คลิกปุ่มการทำงาน [ทำเครื่องหมายว่าพร้อมส่งออก] ในส่วนหัวของเอกสาร คุณจะต้องมีสิทธิ์การใช้งานเฉพาะเพื่อดูปุ่มนี้ในส่วนหัว 

ตอนนี้ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้จะอยู่ในสถานะ 'EXPORT READY' (พร้อมส่งออก) และพร้อมใช้งานในศูนย์การส่งออก (Export Center) ของคุณเพื่อรวมไว้ในไฟล์ส่งออกรอบถัดไป เมื่อเอกสารได้รับการส่งออกไปยังแพลตฟอร์มบัญชีภายนอกของคุณเรียบร้อยแล้ว สถานะของใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้จะได้รับการอัปเดตเป็น ส่งออกแล้ว (Exported) จะไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้ในขณะที่อยู่ในสถานะพร้อมส่งออก 

6. หากจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้กลับเป็นสถานะกระทบยอดแล้ว จากนั้นเปิดเอกสารอีกครั้งเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงได้ เลือก [เมนูเพิ่มเติม] → [เปลี่ยนกลับเป็นกระทบยอดแล้ว] ในส่วนหัว

7. เมื่อคุณทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่จำเป็นทั้งหมดว่าพร้อมส่งออกแล้ว คุณสามารถสร้างไฟล์ส่งออกแบบชุดได้

ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ว่าพร้อมส่งออกพร้อมกันหลายรายการ

ฟีเจอร์การ[ทำเครื่องหมายว่าพร้อมส่งออก] แบบชุดเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการอัปเดตสถานะของใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้สูงสุด 60 รายการ จากสถานะกระทบยอดแล้วเป็นพร้อมส่งออกอย่างรวดเร็ว โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เลือก [ใบแจ้งหนี้] หรือ [ใบลดหนี้]→ [ดูทั้งหมด] จากแถบนำทางด้านข้าง

2. เลือกแท็บ [กระทบยอดแล้ว] เฉพาะเอกสารที่อยู่ในสถานะ 'RECONCILED' (กระทบยอดแล้ว) เท่านั้นที่สามารถทำเครื่องหมายว่าพร้อมส่งออกได้ ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่กระทบยอดแล้วคือเอกสารที่ผ่านการตรวจสอบการแจ้งเตือนทั้งหมดแล้ว หรือได้รับการอนุมัติแม้จะมีการแจ้งเตือนก็ตาม

3. เลือกเอกสารหลายรายการโดยใช้ช่องทำเครื่องหมายทางด้านซ้ายของหมายเลขใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ในตาราง

4. คลิก [ทำเครื่องหมายว่าพร้อมส่งออก] ที่ด้านบนของตาราง เหนือคอลัมน์หมายเลขใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้

5. คลิก [ทำเครื่องหมายว่าพร้อมส่งออก] ในขั้นตอนการยืนยันเพื่อเสร็จสิ้นการดำเนินการ คำเตือน: การดำเนินการนี้จำกัดไว้ที่สูงสุด 60 ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ในการดำเนินการครั้งเดียว

6. เมื่อคุณทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่จำเป็นทั้งหมดว่าพร้อมส่งออกแล้ว คุณสามารถสร้างไฟล์ส่งออกแบบชุดได้