เชื่อมโยงหรือยกเลิกการเชื่อมโยงรายการสินค้า

ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่ใช้กับองค์กรของคุณใน PurchasePlus เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกจับคู่กับใบสั่งซื้อ รายการสินค้าทั้งหมดในใบแจ้งหนี้จะถูกนำมาเปรียบเทียบกับรายการสินค้าทั้งหมดในใบสั่งซื้อ และจุดที่รายการสินค้าทั้งสองตรงกัน รายการเหล่านั้นจะถูกเชื่อมโยง (Link) เข้าด้วยกัน

จากนั้น PurchasePlus จะเปรียบเทียบรายละเอียดระดับรายการของรายการใบแจ้งหนี้กับรายละเอียดระดับรายการของรายการใบสั่งซื้อที่เชื่อมโยงกัน เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าความแตกต่างระหว่างจำนวนและราคาต่อหน่วยของรายการใบแจ้งหนี้ กับจำนวนและราคาต่อหน่วยของรายการใบสั่งซื้อที่เชื่อมโยงนั้น เป็นเรื่องที่ต้องกังวลหรือเป็นที่ยอมรับได้หรือไม่ โดยอิงตามการตั้งค่าการแจ้งเตือน (Flags) และเกณฑ์ขั้นต่ำ (Thresholds) ขององค์กรคุณ

ท้ายที่สุดแล้ว PurchasePlus จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่ารายละเอียดรายการในใบแจ้งหนี้นั้นตรงกับสิ่งที่คุณสั่งซื้อและสิ่งที่คุณได้รับหรือไม่ 

ไปยังหัวข้อ:

• ทำไมรายการถึงไม่เชื่อมโยงกัน
• เชื่อมโยงด้วยตนเอง
• เชื่อมโยงรายการ
• ยกเลิกการเชื่อมโยงรายการ
• จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันไม่เชื่อมโยงรายการ?

ทำไมรายการถึงไม่เชื่อมโยงกัน

รายการสินค้าในใบแจ้งหนี้อาจอยู่ในสถานะไม่ได้เชื่อมโยง (Unlinked) ได้จากสาเหตุต่อไปนี้:

• ยังไม่มีการจับคู่ใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้
• ใบสั่งซื้อที่จับคู่ไว้ยังไม่ได้เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ หรือมีการเชื่อมโยงหลังจากสร้างใบแจ้งหนี้ใน PurchasePlus แล้ว
• สินค้าในรายการใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกันหรือไม่คล้ายคลึงกันมากพอกับสินค้าในใบสั่งซื้อ

เชื่อมโยงด้วยตนเอง

จากเหตุผลข้างต้น อาจมีบางกรณีที่คุณจำเป็นต้องเชื่อมโยงรายการใบแจ้งหนี้กับรายการใบสั่งซื้อด้วยตนเอง เมื่อคุณเชื่อมโยงรายการด้วยตนเอง ตามการตั้งค่าที่ใช้กับองค์กรของคุณ PurchasePlus จะดำเนินการดังนี้:

• เปรียบเทียบราคาต่อหน่วยของรายการใบแจ้งหนี้กับราคาต่อหน่วยของรายการใบสั่งซื้อ และตั้งค่าแจ้งเตือน (Flag) รายการใบแจ้งหนี้หากมีส่วนต่างที่ยอมรับไม่ได้
• เปรียบเทียบจำนวนของรายการใบแจ้งหนี้กับจำนวนของรายการใบสั่งซื้อ และตั้งค่าแจ้งเตือน (Flag) รายการใบแจ้งหนี้หากจำนวนในรายการใบแจ้งหนี้มากกว่าจำนวนในรายการใบสั่งซื้อ
• เปรียบเทียบจำนวนของรายการใบแจ้งหนี้กับจำนวนที่ได้รับของรายการใบสั่งซื้อ (ดึงมาจากใบรับสินค้าที่เป็นของใบสั่งซื้อนั้น) และตั้งค่าแจ้งเตือน (Flag) รายการใบแจ้งหนี้หากจำนวนในรายการใบแจ้งหนี้มากกว่าจำนวนที่ได้รับ

เชื่อมโยงรายการ

1. ในแท็บ Product Summary ของใบแจ้งหนี้ ให้หารายการใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการเชื่อมโยงกับรายการใบสั่งซื้อด้วยตนเอง คลิกไอคอน [Link] สีเทาบนรายการใบแจ้งหนี้

2. ดู 'Selected Invoice Line' และเปรียบเทียบกับ 'Available Purchase Order Lines' หากพบรายการที่ตรงกันอย่างสมเหตุสมผล ให้ทำเครื่องหมายในช่องตัวเลือก [Link] แล้วคลิก [Apply Link]

รายการใบแจ้งหนี้จะเชื่อมโยงกับรายการใบสั่งซื้อเรียบร้อยแล้ว

ยกเลิกการเชื่อมโยงรายการ

1. ในแท็บ Product Summary ของใบแจ้งหนี้ ให้หารายการใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการยกเลิกการเชื่อมโยงจากรายการใบสั่งซื้อ คลิกไอคอน [Link] สีน้ำเงินบนรายการใบแจ้งหนี้

2. ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกตัวเลือก [Unlink Line] และรายการใบแจ้งหนี้จะถูกยกเลิกการเชื่อมโยงจากรายการใบสั่งซื้อ 

หากคุณข้ามการเชื่อมโยง

อาจมีบางกรณีที่ไม่สามารถเชื่อมโยงได้ครบทุกรายการ หากมีรายการใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้เชื่อมโยงอยู่ในใบแจ้งหนี้ของคุณ ใบแจ้งหนี้ก็ยังคงสามารถได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติด้านการดำเนินงานและการเงินของคุณ และดำเนินการต่อไปยังสถานะ 'Reconciled' ได้