การตรวจนับสต็อก (Stocktakes)

ไปยังส่วน:

• บทนำ
• การดูรายการตรวจนับสต็อก
• สถานะการตรวจนับสต็อกและสถานะการนับ
• เริ่มการตรวจนับสต็อกใหม่
  • การตรวจนับสต็อกแบบไม่แสดงยอดคงเหลือ (Blind Stocktakes)
• การดำเนินการตรวจนับสต็อก (การนับสินค้า)
  • การสแกนด้วยบาร์โค้ด
  • ผลต่างการตรวจนับสต็อก
  • การนำเข้าหรือส่งออกจำนวนที่นับได้
  • โหมดออฟไลน์
• การปิดการตรวจนับสต็อก
  • การปิดการตรวจนับสต็อกทั้งหมด
• การล้างสถานที่จัดเก็บสำหรับตัดค่าใช้จ่าย
• ถัดไป: การตรวจนับสต็อกสิ้นเดือน

---

การตรวจนับสต็อก (Stocktake)

การตรวจนับสต็อก (Stocktake) คือวิธีการตรวจสอบจำนวนของรายการสต็อกที่จัดเก็บอยู่ในสถานที่จัดเก็บสต็อก การตรวจนับสต็อกจะดำเนินการ ณ สถานที่จัดเก็บสต็อก และมี 'งวด' ที่กำหนดไว้ (เช่น ปีปฏิทินและเดือน) การตรวจนับสต็อกช่วยให้ผู้ใช้ในองค์กรของคุณสามารถนับจำนวนจริง (Actual) ของรายการสต็อกในสถานที่จัดเก็บ เพื่อนำยอดนับนี้ไปเปรียบเทียบกับจำนวนที่คาดการณ์ (Expected) ในสถานที่จัดเก็บนั้นได้ โดยผลต่างระหว่างยอดนับจริงและยอดที่คาดการณ์จะต้องได้รับการบันทึกผ่านการโอนย้ายผลต่าง (Variance Transfer) ก่อนที่จะปิดการตรวจนับสต็อก

ความสามารถในการ จัดการการตรวจนับสต็อก และ ปิดการตรวจนับสต็อก จะถูกควบคุมโดยสิทธิ์การใช้งานของผู้ใช้ที่แยกจากกัน เนื่องจากความสำคัญอย่างยิ่งของการตรวจนับสต็อกต่อการจัดการสินค้าคงคลังที่ดี

การดูรายการตรวจนับสต็อก

ผู้ใช้สามารถดูรายการตรวจนับสต็อกขององค์กรได้โดยไปที่ [คลังสินค้าและสินค้าคงคลัง] → [การตรวจนับสต็อก] ในแถบนำทางด้านข้าง

คุณสามารถดูรายละเอียดของรายการตรวจนับสต็อกแต่ละรายการในตารางได้โดยคลิกที่ชื่อสถานที่จัดเก็บสต็อกที่อยู่ทางด้านซ้ายสุดของตาราง

สถานะการตรวจนับสต็อก

การตรวจนับสต็อกสามารถอยู่ในสถานะใดสถานะหนึ่งจากสองสถานะนี้:

1. กำลังดำเนินการ (In Progress): การตรวจนับสต็อกได้เริ่มขึ้นแล้วและยังดำเนินอยู่ เมื่อสถานที่จัดเก็บสต็อกมีรายการตรวจนับสต็อกที่กำลังดำเนินการ การรับสต็อกเข้าสินค้าคงคลัง จะไม่เป็นไปโดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้จะต้องค้นหารายการโอนย้ายเพื่อรับสต็อก แล้วคลิก [ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น] ด้วยตนเองเมื่อพร้อม เมื่อการตรวจนับสต็อกเสร็จสิ้นแล้ว การรับสต็อกเข้าสินค้าคงคลังจะกลับมาเป็นไปโดยอัตโนมัติตามปกติ
2. ปิดแล้ว (Closed): การตรวจนับสต็อกได้รับการทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์แล้ว และได้จัดการผลต่างทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว

สถานะการนับ

การตรวจนับสต็อกยังมีสถานะการนับ (Count Status) ซึ่งแตกต่างจากสถานะการตรวจนับสต็อก สถานะการนับมีดังนี้:

• ยังไม่ได้นับ (Not Counted): ยังไม่มีรายการสต็อกใดในสถานที่จัดเก็บสต็อกที่ได้รับการบันทึกยอดนับ
• นับแล้วบางส่วน (Partially Counted): มีรายการสต็อกบางส่วน (แต่ยังไม่ทั้งหมด) ในสถานที่จัดเก็บสต็อกที่ได้รับการบันทึกยอดนับ
• นับครบถ้วนแล้ว (Fully Counted): รายการสต็อกทั้งหมดในสถานที่จัดเก็บสต็อกได้รับการบันทึกยอดนับเรียบร้อยแล้ว

เริ่มการตรวจนับสต็อกใหม่

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'จัดการการตรวจนับสต็อก' สามารถคลิกปุ่ม [เริ่มการตรวจนับสต็อกใหม่] บนหน้า [คลังสินค้าและสินค้าคงคลัง] → [การตรวจนับสต็อก]

ผู้ใช้มีตัวเลือกในการเริ่มการตรวจนับสต็อกสำหรับสถานที่จัดเก็บเดียว หรือทุกสถานที่จัดเก็บ:

การเริ่มการตรวจนับสต็อก ณ สถานที่จัดเก็บสต็อกเดียว

การเลือก 'สถานที่จัดเก็บสต็อกเดียว' จะเปิดการตรวจนับสต็อกใหม่ ณ สถานที่จัดเก็บสต็อกที่กำหนด โดยมีสถานะเป็น ‘กำลังดำเนินการ’ และสถานะการนับเป็น ‘ยังไม่ได้นับ’

การเริ่มการตรวจนับสต็อกสำหรับทุกสถานที่จัดเก็บสต็อก

การเลือก 'ทุกสถานที่จัดเก็บสต็อก' จะเปิดการตรวจนับสต็อกใหม่ในทุกสถานที่จัดเก็บสต็อกในองค์กรปัจจุบันของคุณ โดยมีสถานะเป็น ‘กำลังดำเนินการ’ และสถานะการนับเป็น ‘ยังไม่ได้นับ’ โปรดทราบ: คุณจะไม่สามารถเริ่มการตรวจนับสต็อกสำหรับทุกสถานที่จัดเก็บได้ หากมีรายการตรวจนับสต็อกถูกสร้างไว้แล้วในงวดการตรวจนับสต็อกที่เลือก

งวดการตรวจนับสต็อก

การตรวจนับสต็อกแต่ละครั้งจะต้องมี 'งวดการตรวจนับสต็อก' ซึ่งมักจะเป็นเดือนและปีปฏิทินที่ทำการตรวจนับ คุณสามารถสร้างการตรวจนับสต็อกในงวดที่มีรายการตรวจนับสต็อกที่ปิดไปแล้วได้

การตรวจนับสต็อกแบบไม่แสดงยอดคงเหลือ (Blind Stocktakes)

เมื่อสร้าง (หรืออัปเดต) การตรวจนับสต็อก ผู้ใช้สามารถกำหนดให้เป็นการตรวจนับแบบ 'ไม่แสดงยอดคงเหลือ' (Blind) ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้ที่ดำเนินการนับสต็อกจะไม่เห็นจำนวนรายการสต็อกที่คาดการณ์ว่าควรจะมีอยู่ในสถานที่จัดเก็บ วิธีนี้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำให้มั่นใจได้ว่ารายการสต็อกได้รับการนับอย่างรอบคอบ โดยจะมีเพียงผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'ปิดการตรวจนับสต็อก' เท่านั้นที่จะสามารถดูจำนวนที่คาดการณ์ของรายการสต็อกในการตรวจนับสต็อกแบบ Blind ได้

การดำเนินการตรวจนับสต็อก (การนับสินค้า)

ผู้ใช้ทุกคนสามารถเพิ่มจำนวนการนับของรายการสต็อกในการตรวจนับสต็อกได้ แม้ว่าจะไม่มีสิทธิ์ ‘จัดการการตรวจนับสต็อก’ ก็ตาม

ผู้ใช้สามารถกรอกจำนวนของสินค้าลงในคอลัมน์ [นับได้] โดยตรง และ/หรือใช้ปุ่มปรับเพิ่มหรือลดตัวเลขที่อยู่ด้านข้างช่องกรอกข้อมูล:

เมื่อรายการสต็อกทั้งหมดได้รับการระบุจำนวนนับในการตรวจนับสต็อกแล้ว สถานะการนับของการตรวจนับสต็อกจะได้รับการอัปเดตเป็น ‘นับครบถ้วนแล้ว’

การสแกนด้วยบาร์โค้ด

ผู้ใช้สามารถค้นหาด้วยบาร์โค้ดที่เพิ่มไว้ในรายการสต็อกใน PurchasePlus เพื่อเร่งกระบวนการนับสินค้า โดยไม่ต้องเลื่อนหารายการผ่านรายการสต็อก (ที่อาจยาวมาก) ในสถานที่จัดเก็บสต็อก

โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือการใช้งานเครื่องสแกนบาร์โค้ด ของเรา

การจัดการผลต่าง

การตรวจนับสต็อกที่มี 'ผลต่าง' - กล่าวคือ จำนวนที่คาดการณ์แตกต่างจากจำนวนที่นับได้จริง - จะต้องได้รับการปรับปรุงแก้ไขให้ถูกต้องก่อนที่จะปิดการตรวจนับ

ผลต่างสามารถดูได้แบบทีละรายการ:

...และมูลค่าผลต่างรวมของการตรวจนับสต็อกที่กำลังดำเนินการสามารถดูได้ในแผงข้อมูล (Info Panel) ในส่วนหัวของการตรวจนับสต็อก:

ผลต่างจะต้องได้รับการจัดการโดยการทำรายการโอนย้ายผลต่างสต็อก จากสถานที่จัดเก็บสต็อกไปยังสถานที่จัดเก็บสำหรับตัดค่าใช้จ่าย (หรือสถานที่จัดเก็บสต็อกอื่น หากคุณทราบว่ารายการสต็อกนั้นถูกย้ายไปที่ใด) ซึ่งมีวัตถุประสงค์หลักเพื่ออัปเดตจำนวนรายการสต็อกในสถานที่จัดเก็บสต็อกเดิมให้ตรงกับจำนวนที่นับได้จริง

ผลต่างสามารถโอนย้ายแบบทีละรายการได้ (เดิมเรียกว่า [โอนย้ายด่วน]):

..หรือสามารถโอนย้ายผลต่างพร้อมกันหลายรายการ โดยใช้ปุ่ม [โอนย้ายผลต่างทั้งหมด] ในส่วนหัวของการตรวจนับสต็อก:

ในการจัดการผลต่างการตรวจนับสต็อกผ่านการโอนย้าย ผู้ใช้จะต้องมีสิทธิ์ 'จัดการการโอนย้าย'

การนำเข้าหรือส่งออกจำนวนที่นับได้

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'ปิดการตรวจนับสต็อก' สามารถนำเข้าจำนวนนับสต็อกของการตรวจนับสต็อกใดๆ ในขณะที่อยู่ในสถานะ กำลังดำเนินการ ได้ โดยใช้ปุ่ม [สร้างการนำเข้าใหม่] บนแท็บ [การนำเข้า] ของการตรวจนับสต็อก:

ไฟล์ CSV สำหรับการนำเข้าต้องการเพียง 3 คอลัมน์เท่านั้น:

• stock_take_id
• stock_count_id
• quantity

ขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งว่าหากคุณจะใช้ฟังก์ชันการนำเข้า ให้ใช้ฟังก์ชันการส่งออกก่อน เพื่อให้คุณได้รับ ID การนับสต็อก (Stock Count ID) ที่ถูกต้อง (ซึ่งเป็นค่าคนละตัวกับรหัสสินค้าหรือ Product ID)

หากต้องการส่งออกการตรวจนับสต็อก ให้ไปที่แท็บ [การส่งออก] ของการตรวจนับสต็อก จากนั้นคลิก [สร้างการส่งออกใหม่] และดาวน์โหลดไฟล์ที่ระบบสร้างขึ้น จากนั้นคุณสามารถเพิ่มยอดนับ (เช่น จำนวน) ลงในสเปรดชีต แล้วจึงนำเข้าไฟล์ดังกล่าว

คุณสามารถลบแถวออกจากสเปรดชีตได้หากต้องการ เมื่อนำเข้าไฟล์ จำนวนของรายการสต็อกนั้นใน PurchasePlus จะยังคงเหมือนเดิมก่อนการนำเข้า โดยจะไม่มีการอัปเดตจำนวนเป็น 0 และจะไม่ถูกลบออกจากสถานที่จัดเก็บสต็อก นอกจากนี้ คุณไม่สามารถเพิ่มรายการสต็อกใหม่เข้าสู่สถานที่จัดเก็บสต็อกผ่านการนำเข้าสเปรดชีตได้

โหมดออฟไลน์

สามารถดำเนินการตรวจนับสต็อกใน 'โหมดออฟไลน์' ได้ในกรณีที่มีปัญหาเรื่องสัญญาณการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตต่ำ

โหมดออฟไลน์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดำเนินการตรวจนับสต็อกได้ แม้ว่าอุปกรณ์จะขาดการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตก็ตาม เมื่อผู้ใช้พร้อมที่จะสิ้นสุดโหมดออฟไลน์ จะต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอีกครั้ง เพื่อให้ข้อมูลการตรวจนับสต็อกทั้งหมดได้รับการซิงค์

หากต้องการเริ่มใช้โหมดออฟไลน์สำหรับการตรวจนับสต็อก ให้คลิก [ตัวเลือกเพิ่มเติม] → [เริ่มโหมดออฟไลน์] ในส่วนหัวของการตรวจนับสต็อก:

การปิดการตรวจนับสต็อก

การตรวจนับสต็อกสามารถปิดได้เมื่อ:

• อยู่ในสถานะ กำลังดำเนินการ
• [แนะนำ] รายการนับสต็อกทั้งหมดได้รับการบันทึกจำนวนนับแล้ว ทั้งนี้ สามารถปิดการตรวจนับสต็อกที่นับไปเพียงบางส่วนได้ โดยการคลิก [ปิดการตรวจนับสต็อก] เมื่อสถานะการนับเป็น 'ยังไม่ได้นับ' หรือ 'นับแล้วบางส่วน' ระบบจะกรอกจำนวนที่คาดการณ์ปัจจุบันลงในรายการสต็อกทั้งหมดที่ยังไม่ได้นับให้โดยอัตโนมัติ
• ไม่มีผลต่างที่ยังไม่ได้ลงบัญชีจัดการระหว่างจำนวนที่คาดการณ์กับจำนวนที่นับได้จริง สำหรับรายการสต็อกใดๆ ที่รวมอยู่ในการตรวจนับสต็อก

หากต้องการปิดการตรวจนับสต็อก ให้คลิกปุ่ม [ปิดการตรวจนับสต็อก] ในส่วนหัวของการตรวจนับสต็อก ความสามารถนี้ถูกควบคุมโดยสิทธิ์ ‘ปิดการตรวจนับสต็อก’

การปิดการตรวจนับสต็อกทั้งหมด

นอกจากนี้ คุณยังสามารถปิดการตรวจนับสต็อกพร้อมกันหลายรายการได้โดยใช้คอลัมน์เลือกหลายรายการในมุมมองตารางการตรวจนับสต็อกทั้งหมด โปรดทราบ: การดำเนินการนี้จะสำเร็จเฉพาะรายการตรวจนับสต็อกที่เลือกซึ่งผ่านเกณฑ์การปิดการตรวจนับสต็อกตามที่ระบุไว้ข้างต้นเท่านั้น

การล้างสถานที่จัดเก็บสำหรับตัดค่าใช้จ่าย

การดำเนินการ [ล้างสถานที่จัดเก็บสำหรับตัดค่าใช้จ่าย] จะปรับจำนวนของรายการสต็อกทั้งหมดในสถานที่จัดเก็บสำหรับตัดค่าใช้จ่ายทุกแห่งให้เป็นศูนย์ การดำเนินการนี้จะสร้างการโอนย้ายทางบัญชีสำหรับแต่ละสถานที่จัดเก็บสำหรับตัดค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ และโอนย้ายยอดคงเหลือของรายการสต็อกเหล่านั้นไปยังสถานที่จัดเก็บของระบบประเภทต้นทุนสินค้าที่ใช้ไป ณ สิ้นงวด โดยทั่วไปแล้ว สถานที่จัดเก็บสำหรับตัดค่าใช้จ่ายจะถูกล้างยอดทันทีก่อนที่จะปิดการตรวจนับสต็อกทั้งหมดของคุณสำหรับงวดนั้นๆ

การโอนย้ายผลต่างใดๆ ที่จำเป็นต้องโอนย้ายจำนวนผลต่างไปยังสถานที่จัดเก็บสำหรับตัดค่าใช้จ่าย ควรจะดำเนินการให้เสร็จสิ้นก่อนการล้างสถานที่จัดเก็บสำหรับตัดค่าใช้จ่าย

ถัดไป: การตรวจนับสต็อกสิ้นเดือน

ข้อมูลข้างต้นได้รับการออกแบบมาเพื่อให้คุณมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับการตรวจนับสต็อกและกระบวนการทำงานใน PurchasePlus

สำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการตรวจนับสต็อกสิ้นเดือนให้เสร็จสมบูรณ์ด้วยแพลตฟอร์มของเรา รวมถึงการใช้งานฟีเจอร์เพิ่มเติมที่ไม่ได้ระบุไว้ในบทความนี้ โปรดไปที่:

/docs/for-purchasers/end-of-month-stocktake-process

---

นี่คือตอนที่ 5 ของซีรีส์บทนำเกี่ยวกับคลังสินค้าและสินค้าคงคลังของเรา

• อ่าน บทนำเกี่ยวกับคลังสินค้าและสินค้าคงคลัง ตอนที่ 1
• อ่าน บทนำเกี่ยวกับคลังสินค้าและสินค้าคงคลัง ตอนที่ 2: รายการสต็อก
• อ่าน บทนำเกี่ยวกับคลังสินค้าและสินค้าคงคลัง ตอนที่ 3: สถานที่จัดเก็บสต็อก
• อ่าน บทนำเกี่ยวกับคลังสินค้าและสินค้าคงคลัง ตอนที่ 4: การโอนย้าย

ฉันจะเริ่มใช้งานโมดูลคลังสินค้าและสินค้าคงคลังได้อย่างไร?

หากองค์กรของคุณต้องการเริ่มใช้งานโมดูลคลังสินค้าและสินค้าคงคลังของ PurchasePlus โปรดติดต่อผู้จัดการฝ่ายดูแลลูกค้าของคุณ หรือ ทีม Customer Success ที่พร้อมให้บริการของเรา เพื่อขอความช่วยเหลือในการเปิดใช้งานโมดูลและจัดเตรียมการฝึกอบรมสำหรับผู้ใช้ของคุณ

หมายเหตุสำหรับผู้ซื้อที่ใช้ Legacy PurchasePlus

โมดูลคลังสินค้าและสินค้าคงคลังใน PurchasePlus ได้รับการออกแบบใหม่ และมีความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญจากโมดูลคลังสินค้าและสินค้าคงคลังของ Legacy PurchasePlus โดยองค์กรที่เปลี่ยนการใช้งานจาก Legacy PurchasePlus มาเป็น PurchasePlus จะได้รับการสนับสนุนเพิ่มเติมสำหรับการโยกย้ายข้อมูล