เกณฑ์ค่าสถานะแจ้งเตือน (Flag Thresholds)

สถานะแจ้งเตือน (Flags) บางรายการที่มีให้สำหรับใบแจ้งหนี้ใน PurchasePlus สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้โดยใช้เกณฑ์ (Thresholds) เกณฑ์เหล่านี้ช่วยให้ใบแจ้งหนี้ที่มีข้อผิดพลาดเล็กน้อยไม่ถูกทริกเกอร์สถานะแจ้งเตือนที่เจาะจง ซึ่งช่วยให้ใบแจ้งหนี้ดำเนินไปสู่สถานะตรวจสอบยอดแล้ว (Reconciled) ได้โดยไม่ต้องอาศัยการจัดการด้วยตนเองมากนัก 

หากต้องการทำความเข้าใจเกี่ยวกับสถานะแจ้งเตือนของใบแจ้งหนี้ในเชิงลึก โปรดดูบทความ คู่มือเกี่ยวกับสถานะแจ้งเตือนของใบแจ้งหนี้ ของเรา ซึ่งเป็นข้อมูลที่จำเป็นต้องอ่านล่วงหน้าเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับเกณฑ์ค่าสถานะแจ้งเตือน

ไปยังหัวข้อ:

• สถานะแจ้งเตือนใดบ้างที่รองรับเกณฑ์
• เปิดการตั้งค่า
• การกำหนดค่าเกณฑ์สถานะแจ้งเตือนของใบแจ้งหนี้
  • การตั้งค่าแบบเข้มงวดเทียบกับแบบผ่อนปรน
• เกณฑ์สถานะแจ้งเตือนและลำดับชั้นขององค์กร

สถานะแจ้งเตือนใดบ้างที่รองรับเกณฑ์

สามารถนำเกณฑ์ไปใช้กับสถานะแจ้งเตือนของใบแจ้งหนี้ต่อไปนี้ได้ และจะถูกนำไปใช้ร่วมกับสถานะแจ้งเตือน โดยมีเงื่อนไขว่าต้องมีการเปิดใช้งานสถานะแจ้งเตือนรายการนั้นๆ ให้กับองค์กรของคุณแล้ว

• สถานะแจ้งเตือนราคาต่อหน่วยของรายการในใบแจ้งหนี้ (Invoice Line Unit Price Flag)
• สถานะแจ้งเตือนจำนวนที่สั่งซื้อของรายการในใบแจ้งหนี้ (Invoice Line Ordered Quantity Flag)
• สถานะแจ้งเตือนจำนวนที่รับของรายการในใบแจ้งหนี้ (Invoice Line Received Quantity Flag)
• สถานะแจ้งเตือนยอดรวมใบแจ้งหนี้ไม่สมดุล (Invoice Total Out of Balance Flag)

เปิดการตั้งค่า

1. ขณะนี้ฟังก์ชันการทำงานนี้ใช้ได้เฉพาะกับสมาชิกทีมผู้เชี่ยวชาญของ PurchasePlus เท่านั้น โปรด ติดต่อทีมสนับสนุนลูกค้าที่เป็นมิตรของเรา หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเกณฑ์สถานะแจ้งเตือนของใบแจ้งหนี้ของคุณ

การกำหนดค่าเกณฑ์สถานะแจ้งเตือนของใบแจ้งหนี้

1. เกณฑ์สถานะแจ้งเตือนราคาต่อหน่วยของรายการ (Line Unit Price Flag Threshold) 

เกณฑ์นี้จะควบคุมระดับความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้สำหรับ Invoice Line Unit Price Flag หากเปิดใช้งานสถานะแจ้งเตือนนี้ให้กับองค์กรของคุณแล้ว สถานะแจ้งเตือนจะแสดงขึ้นเฉพาะเมื่อผลต่างระหว่างราคาต่อหน่วยของรายการในใบแจ้งหนี้และราคาต่อหน่วยของรายการในใบสั่งซื้อที่เชื่อมโยงกันเกินกว่าเกณฑ์ที่กำหนดไว้เท่านั้น

• [Amount Threshold]: ค่าสัมบูรณ์ที่จะใช้เป็นค่าความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้
• [Percentage Threshold]: อัตราร้อยละของราคาต่อหน่วยของรายการในใบแจ้งหนี้ที่จะใช้เป็นค่าความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้

2. เกณฑ์สถานะแจ้งเตือนจำนวนที่สั่งซื้อและจำนวนที่รับของรายการในใบแจ้งหนี้ (Invoice Line Ordered and Received Quantity Flag Threshold)

เกณฑ์นี้จะควบคุมระดับความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้เมื่อเปรียบเทียบจำนวนของรายการในใบแจ้งหนี้กับจำนวนที่สั่งซื้อและจำนวนที่รับของรายการในใบสั่งซื้อที่เชื่อมโยงกัน เกณฑ์นี้ใช้ได้กับทั้ง Invoice Line Ordered Quantity Flag และ Invoice Line Received Quantity Flag หากมีการเปิดใช้งาน Invoice Line Ordered Quantity Flag ให้กับองค์กรของคุณ สถานะแจ้งเตือนจะแสดงขึ้นเฉพาะเมื่อผลต่างระหว่างจำนวนของรายการในใบแจ้งหนี้และจำนวนของรายการในใบสั่งซื้อที่เชื่อมโยงกันเกินกว่าเกณฑ์ที่กำหนดไว้เท่านั้น หากมีการเปิดใช้งาน Invoice Line Received Quantity Flag ให้กับองค์กรของคุณ สถานะแจ้งเตือนจะแสดงขึ้นเฉพาะเมื่อผลต่างระหว่างจำนวนของรายการในใบแจ้งหนี้และจำนวนที่รับของรายการในใบสั่งซื้อที่เชื่อมโยงกันเกินกว่าเกณฑ์ที่กำหนดไว้เท่านั้น ทั้งนี้ จำนวนที่รับของรายการในใบสั่งซื้อที่เชื่อมโยงกันจะพิจารณาจากผลรวมของใบรับสินค้า (Goods Receiving Notes) ทั้งหมดที่เป็นของใบสั่งซื้อนั้น 

• [Amount Threshold]: ค่าสัมบูรณ์ที่จะใช้เป็นค่าความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้
• [Percentage Threshold]: อัตราร้อยละของจำนวนของรายการในใบแจ้งหนี้ที่จะใช้เป็นค่าความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้

3. เกณฑ์สถานะแจ้งเตือนยอดรวมใบแจ้งหนี้ไม่สมดุล (Invoice Total Out of Balance Flag Threshold)

เกณฑ์นี้จะควบคุมระดับความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้สำหรับ Invoice Total Out of Balance Flag หากเปิดใช้งานสถานะแจ้งเตือนนี้ให้กับองค์กรของคุณแล้ว สถานะแจ้งเตือนจะแสดงขึ้นเฉพาะเมื่อผลต่างระหว่างยอดรวมของใบแจ้งหนี้และผลรวมของส่วนย่อยต่างๆ ในใบแจ้งหนี้เกินกว่าเกณฑ์ที่กำหนดไว้เท่านั้น

• [Amount Threshold]: ค่าสัมบูรณ์ที่จะใช้เป็นค่าความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้
• [Percentage Threshold]: อัตราร้อยละของยอดรวมของใบแจ้งหนี้ที่จะใช้เป็นค่าความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้

ตั้งค่าแบบผ่อนปรนหรือเข้มงวดสำหรับแต่ละเกณฑ์

คุณยังสามารถเลือกระหว่างแนวทางแบบ [Lenient] (ผ่อนปรน) หรือ [Strict] (เข้มงวด) สำหรับแต่ละเกณฑ์ได้อีกด้วย: 

• - ผ่อนปรน (Lenient) หมายถึงระบบจะนำค่าสัมบูรณ์ที่มีจำนวนมากที่สุดที่ได้จากวิธีการคิดตามจำนวนเงิน (Amount) และอัตราร้อยละ (Percentage) มาใช้เป็นเกณฑ์
  • เข้มงวด (Strict) หมายถึงระบบจะนำค่าสัมบูรณ์ที่มีจำนวนน้อยที่สุดที่ได้จากวิธีการคิดตามจำนวนเงิน (Amount) และอัตราร้อยละ (Percentage) มาใช้เป็นเกณฑ์

เกณฑ์สถานะแจ้งเตือนและลำดับชั้นขององค์กร

เกณฑ์ใบแจ้งหนี้ที่คุณกำลังตั้งค่านั้นมีความเฉพาะเจาะจงกับโหนดองค์กรที่คุณกำลังดำเนินการตั้งค่าให้อยู่ในขณะนั้น

เกณฑ์จะมีผลบังคับใช้ตามลำดับชั้น หากไม่ได้กำหนดเกณฑ์เฉพาะไว้ในองค์กรใด เกณฑ์ดังกล่าวจะถูกสืบทอดมาจากการตั้งค่าขององค์กรระดับบนโดยตรง (Parent Organization) หรือองค์กรระดับบรรพบุรุษที่ใกล้ที่สุดซึ่งได้มีการตั้งค่าเกณฑ์ไว้