AI สามารถดึงข้อมูลและกรอกข้อมูลล่วงหน้าอะไรได้บ้าง?

Question

Accepted Answer

การจับคู่ผู้จัดจำหน่าย AI สามารถระบุผู้จัดจำหน่ายได้ ตราบใดที่องค์กรของคุณได้ ‘เปิดใช้งาน’ ผู้จัดจำหน่ายรายนั้นใน My Suppliers AI จะไม่ระบุผู้จัดจำหน่ายที่องค์กรของคุณไม่มีความสัมพันธ์ทางการค้าด้วย แม้ว่าจะมีผู้จัดจำหน่ายรายนั้นอยู่ในฐานข้อมูลของเราก็ตาม หากคุณกำลังอัปโหลดใบแจ้งหนี้หรือ PDF ผ่าน UI คุณจะมีตัวเลือกในการเลือกผู้จัดจำหน่ายจากรายการดรอปดาวน์: มิฉะนั้น ผู้จัดจำหน่ายสามารถระบุได้โดยอัตโนมัติจากหมายเลขทะเบียนธุรกิจ (เช่น ABN ในออสเตรเลีย) โดยมีเงื่อนไขว่าต้องมีการตั้งค่าหมายเลขดังกล่าวไว้สำหรับผู้จัดจำหน่ายรายนั้นใน My Suppliers: อย่างไรก็ตาม หากไม่มีหมายเลขทะเบียนธุรกิจของผู้จัดจำหน่าย (เช่น ABN ในออสเตรเลีย) ปรากฏอยู่บนใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ AI จะไม่ระบุผู้จัดจำหน่ายโดยอัตโนมัติ หากจับคู่ผู้จัดจำหน่ายได้โดยอัตโนมัติแล้ว AI จะสามารถจับคู่สินค้าและใบสั่งซื้อ (ที่อยู่ในสถานะ Open) โดยอัตโนมัติได้เช่นกัน หากพบผู้จัดจำหน่ายหลายรายที่มีใบสั่งซื้อตรงกัน จะไม่มีการเลือกผู้จัดจำหน่ายใดๆ หากไม่พบผู้จัดจำหน่ายที่ตรงกัน งานการสแกนจะดำเนินต่อไปโดยไม่มีข้อมูลผู้จัดจำหน่าย สุดท้ายนี้ ผู้จัดจำหน่ายสามารถระบุได้โดยการเพิ่มรหัสผู้จัดจำหน่าย (Supplier ID) (หมายเหตุ: ไม่ใช่หมายเลขทะเบียนธุรกิจ) ต่อท้ายที่อยู่อีเมล paperless สำรอง เช่น ‘yourhotel.au+1234@invoices.purchaseplus.com’ โดยที่ 1234 คือรหัสผู้จัดจำหน่าย วิธีนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้จัดจำหน่ายที่ไม่ได้ระบุ ABN ในใบแจ้งหนี้ โดยองค์กรของคุณสามารถระบุที่อยู่อีเมล 'เฉพาะ' นี้ให้ผู้จัดจำหน่ายเหล่านี้ส่งใบแจ้งหนี้มาได้ การจับคู่แผนกและรหัสบัญชี (Auto-Coding) AI ของเรามีฟีเจอร์ย่อยเสริมที่เรียกว่า 'Auto-Coding' ซึ่งปิดใช้งานไว้เป็นค่าเริ่มต้น ฟีเจอร์นี้จะพยายามแนะนำการลงรหัสบัญชีการเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ที่สแกนโดยอัตโนมัติ โดยอิงตามการตั้งค่าแผนกและรหัสบัญชีที่มีอยู่ และในกรณีที่ไม่ชัดเจน (หรือเมื่อไม่มีการตั้งค่าใดๆ) ระบบจะพิจารณาจากรูปแบบที่ใบแจ้งหนี้ที่คล้ายคลึงกันเคยได้รับการลงรหัสไว้ในอดีต ประการแรก แผนกและรหัสบัญชีสามารถกรอกล่วงหน้าได้โดยอิงตามการตั้งค่าในความสัมพันธ์ทางการค้า (Trade Relationship) ระหว่างผู้ซื้อและผู้จัดจำหน่าย คุณสามารถดูและอัปเดตการตั้งค่าเหล่านี้ได้ในแท็บทั่วไปบนโปรไฟล์ของผู้จัดจำหน่าย (เข้าถึงผ่าน [My Suppliers] ) : หากไม่มีการตั้งค่าแผนกหรือรหัสบัญชีอยู่ในระเบียน My Supplier ของคุณ แต่มี ใบสั่งซื้อ ที่จับคู่กับใบแจ้งหนี้ที่กำลังสแกนอยู่ AI จะนำแผนกและรหัสบัญชีในใบสั่งซื้อนั้นมากรอกล่วงหน้าแทน: หากไม่มีการตั้งค่าแผนกหรือรหัสบัญชีในใบสั่งซื้อ (หรือไม่พบใบสั่งซื้อ) AI จะพยายามตั้งค่าแผนกและบัญชีในระดับส่วนหัว รวมถึงแผนกและบัญชีในระดับรายการ (หากมีรายการใดแตกต่างจากส่วนหัว) โดยอัตโนมัติ โดยอิงจากใบแจ้งหนี้และ/หรือใบลดหนี้ในอดีตที่คล้ายคลึงกัน ข้อมูลระดับส่วนหัวอื่นๆ ข้อมูลระดับส่วนหัวอื่นๆ สามารถดึงออกจาก PDF และกรอกข้อมูลล่วงหน้าได้ เช่น: วันที่, สกุลเงิน, ยอดรวม, มูลค่าภาษี, ค่าจัดส่ง (รวม % ภาษี) การจับคู่สินค้า AI จะดึงข้อมูลแต่ละรายการของใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ และพยายามค้นหาสินค้าที่มีอยู่ในฐานข้อมูลของเราที่ตรงกับรายการนั้นเป็นอันดับแรก อันดับแรก AI จะพยายามจับคู่กับสินค้าที่เป็นของผู้จัดจำหน่ายรายนั้น โดยใช้รหัสสินค้า (Product Code) ที่มีอยู่เพื่อค้นหารายการที่ตรงกัน หากพบสินค้าใดที่เป็นของผู้จัดจำหน่ายรายดังกล่าว ระบบจะกรอกข้อมูลล่วงหน้าจากสินค้าของผู้จัดจำหน่าย (เช่น รหัส P+, แบรนด์, ขนาดหน่วย ฯลฯ) อันดับที่สอง ระบบจะพยายามค้นหาเฉพาะรายการที่ ตรงกันทุกประการ (exact match) ของสินค้าที่เป็นของผู้จัดจำหน่าย (โดยไม่พิจารณารหัสสินค้าที่มีอยู่) ในกรณีที่พบรายการที่ตรงกันหลายรายการ ระบบจะเลือกรายการที่ตรงกันมากที่สุด อันดับที่สาม ระบบจะพยายามจับคู่แบบตรงกันทุกประการกับ Master Product ของ Marketboomer ในกรณีที่พบผลลัพธ์ Master Product ของ Marketboomer ที่เหมือนกันหลายรายการ ระบบจะให้ความสำคัญกับสินค้าที่เก่าแก่ที่สุดในระบบของเรา และสินค้าที่มีรูปภาพก่อน สินค้าที่จับคู่แล้วจะแสดงใน UI เป็นแบบ 'ล็อก' และแสดงข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูลของเราสำหรับสินค้านั้น ระบบจะให้ความสำคัญกับรายการที่ตรงกันทุกประการก่อน แล้วจึงตามด้วยรายการที่ตรงกันบางส่วน ในกรณีที่ไม่สามารถระบุความตรงกันได้อย่างมั่นใจ รายการนั้นจะถูกสร้างขึ้นในระบบของเราเป็นสินค้าใหม่ คุณสามารถลบการจับคู่ใดๆ ได้โดยใช้ปุ่มตัวเลือกทางด้านซ้ายของรายการในฟอร์มสร้างใบแจ้งหนี้ แล้วคลิก [Clear Product] หากพบรายการที่อาจตรงกันหลายรายการ แต่ละรายการจะได้รับคะแนนจากอัลกอริทึม Best Choice ของเรา จากนั้นระบบจะเลือกสินค้าที่มีคะแนนสูงสุด ในกรณีที่มีคะแนนเท่ากัน ระบบจะเลือกรายการแรกในผลลัพธ์ที่ตรงกัน หากไม่มีรายการที่ตรงกัน AI จะสร้างสินค้าใหม่ทั้งหมด และกำหนดหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยให้กับสินค้าใหม่โดยอัตโนมัติ โดยอิงจากข้อมูลสินค้าที่มีอยู่และชื่อผู้จัดจำหน่าย สินค้าใหม่เหล่านี้จะมีผู้จัดจำหน่ายที่ส่งใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้นั้นเป็น 'เจ้าของ' ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การเป็นเจ้าของสินค้า ข้อมูลระดับรายการอื่นๆ ข้อมูลระดับรายการอื่นๆ สามารถดึงข้อมูลและกรอกล่วงหน้าได้ เช่น: หน่วยนับและชื่อหน่วย (Unit of Measure & Unit Name), ขนาดบรรจุภัณฑ์ขายและจำนวนบรรจุภัณฑ์ขาย (Sell Pack Size & Sell Pack Quantity), จำนวน, ราคาต่อหน่วย, % ภาษี, และยอดรวมรายการ ซึ่งจริงๆ แล้วเป็นค่าที่ได้จากการคำนวณ (ไม่ใช่ค่าที่ดึงมาจากเอกสาร) โปรดทราบว่าใบเรียกเก็บเงินค่าสาธารณูปโภคทั้งหมดจะถูกดึงออกมาเป็น ยอดรวมใบแจ้งหนี้รายการเดียว เนื่องจากความซับซ้อนของโครงสร้างการเรียกเก็บเงินในใบแจ้งหนี้ค่าโทรคมนาคม ก๊าซ และไฟฟ้า พรอมต์ ทีมผู้ดูแลระบบ PurchasePlus มีความสามารถในการกำหนด ‘พรอมต์’ (Prompts) ให้กับ AI เพื่อช่วยให้ระบบตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ‘พรอมต์’ เหล่านี้เป็นทางเลือกเสริม และองค์กรผู้ซื้อที่ใช้บริการ AI Scanning ไม่จำเป็นต้องนำไปใช้ ตัวอย่างเช่น ‘ตีความ ‘Customer Reference’ บน PDF ว่าเป็น ‘หมายเลขใบสั่งซื้อ (Purchase Order Number)’ ด้วยวิธีนี้ เราจึงสามารถจัดการกับความคลุมเครือในความเป็นจริงและปรับปรุงวิธีการทำงานของ AI ได้อย่างต่อเนื่อง หากคุณมีข้อเสนอแนะสำหรับพรอมต์ของ AI โปรดติดต่อผู้จัดการฝ่ายดูแลลูกค้าของคุณ เวลาในการสแกนเฉลี่ยต่อเอกสาร เวลาในการสแกนสำหรับใบแจ้งหนี้ทั่วไปอยู่ที่ประมาณ 30 วินาที (ข้อมูล ณ เดือนพฤศจิกายน 2024) ภาษาที่รองรับ ปัจจุบัน AI สามารถสแกนได้ทุกภาษา อย่างไรก็ตาม เราไม่ได้แปลคำอธิบายสินค้า (เช่น หากใบแจ้งหนี้มีคำอธิบายสินค้าเป็นภาษาฝรั่งเศส AI ของเราจะสแกนและกรอกข้อมูลคำอธิบายสินค้าล่วงหน้าเป็นภาษาฝรั่งเศส)

Paperless AI

Paperless AI

Paperless Invoicing

เอกสารเข้ามาอย่างไร

ผ่านอีเมล

ผ่าน UI

AI สแกน PDF อย่างไร

การแยกไฟล์ออกเป็นใบแจ้งหนี้เดี่ยว

การดึงข้อมูล