รับสินค้า

การทำเครื่องหมายรายการในใบสั่งซื้อว่าได้รับแล้วจะแจ้งให้ผู้ใช้ในองค์กรของคุณทราบว่าสามารถปิดใบสั่งซื้อได้เมื่อใด

นอกจากนี้ยังมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการประมวลผลใบแจ้งหนี้ หากองค์กรของคุณเลือกใช้การจับคู่ใบแจ้งหนี้แบบ 3 ทาง (3-Way AP Matching) กล่าวคือ รายการในใบแจ้งหนี้จะได้รับการตรวจสอบเทียบกับสิ่งที่สั่งซื้อไป (จากใบสั่งซื้อ) และสิ่งที่ได้รับจริง (ในใบรับสินค้า) ก่อนที่จะสามารถกระทบยอด (Reconcile) ได้

ข้ามไปยัง:

• การสร้างใบรับสินค้า
  • รับเข้าคลังสินค้า
  • รับสินค้าคงค้างทั้งหมด
• การจัดการ (ฉบับร่าง) ใบรับสินค้า
• การดำเนินการใบรับสินค้าให้เสร็จสมบูรณ์

สร้างใบรับสินค้า

หากต้องการสร้างใบรับสินค้าใหม่ ให้ไปที่ [ใบสั่งซื้อ] → [ดูทั้งหมด] จากแถบนำทางด้านข้าง คลิกไอคอน [รถบรรทุก] ในคอลัมน์ใบรับสินค้า เพื่อสร้างใบรับสินค้าสำหรับใบสั่งซื้อนั้น 

หรืออีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถคลิกเข้าไปในใบสั่งซื้อ แล้วเลือกปุ่มใดปุ่มหนึ่งของ [รับสินค้า] ที่อยู่ภายในใบสั่งซื้อ

รับเข้าคลังสินค้า

หากองค์กรของคุณกำลังใช้งานโมดูลคลังสินค้า คุณจะพบตัวเลือกในการรับสินค้าเข้าสู่ตำแหน่งจัดเก็บสต็อกภายในคลังสินค้า เพื่อให้ระดับสต็อกของคุณในตำแหน่งจัดเก็บนั้นได้รับการอัปเดตตามลำดับ

โปรดอ่านบทความการรับสินค้าเข้าคลังสินค้าของเราสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

รับสินค้าคงค้างทั้งหมด

เมื่อคุณเลือกว่าต้องการรับสินค้าเข้าคลังสินค้าหรือไม่ (หรือหากองค์กรของคุณไม่ได้ใช้โมดูลคลังสินค้า) คุณสามารถเลือกที่จะกรอกจำนวนคงค้างตามใบสั่งซื้อลงในใบรับสินค้าล่วงหน้าได้ นี่คือคุณลักษณะที่ช่วยประหยัดเวลาได้อย่างยิ่ง ทำให้คุณสามารถเร่งกระบวนการรับสินค้าได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้แม้แต่ใบสั่งซื้อที่ยาวที่สุดก็สามารถถูกทำเครื่องหมายว่ารับครบแล้วได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง:

การเปิดใช้ตัวเลือกนี้หมายความว่าทุกรายการที่ยังคงค้างอยู่ในใบสั่งซื้อ ไม่ว่าจะเคยได้รับการรับสินค้าบางส่วนแล้วหรือไม่ก็ตาม จะถูกกรอกข้อมูลล่วงหน้าเป็นรายการที่รับครบถ้วนแล้วในใบรับสินค้าที่สร้างขึ้น จากนั้นคุณสามารถแก้ไขจำนวนสินค้าที่กำลังรับ หรือดำเนินการใบรับสินค้าให้เสร็จสมบูรณ์โดยคลิก [ทำเครื่องหมายว่าได้รับแล้ว]

การจัดการฉบับร่างใบรับสินค้า

ทันทีที่คุณคลิก [รับสินค้า] ในใบสั่งซื้อ ฉบับร่างใบรับสินค้าจะถูกสร้างขึ้น คุณสามารถดำเนินการต่อไปนี้ได้ตามต้องการ หรือสามารถคลิก [บันทึกเป็นฉบับร่าง] เพื่อกลับไปยังหน้าจอก่อนหน้า

a) ปรับจำนวนที่รับของรายการใดๆ ในใบรับสินค้า

b) เข้าถึงตัวเลือกขั้นสูงเพื่อ:

• ดูสรุปจำนวน
• ดูรายการใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมโยง
• แทนที่ราคาต่อหน่วยที่รับ กรณีนี้เกิดขึ้นค่อนข้างบ่อยเมื่อราคาที่รับแตกต่างจากราคาตามรายการในใบสั่งซื้อ (หรือรายการในใบแจ้งหนี้ หากเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้แล้ว) โปรดดูบทความของเรา: แทนที่ราคาต่อหน่วยเมื่อทำการรับสินค้า สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
• ป้อนความคิดเห็นสำหรับรายการสินค้า 
• บันทึกวันหมดอายุของผลิตภัณฑ์
• บันทึกอุณหภูมิของยานพาหนะ
• บันทึกอุณหภูมิของผลิตภัณฑ์

c) [เพิ่มผลิตภัณฑ์] การดำเนินการนี้มีประโยชน์ในกรณีเช่น เมื่อคุณจำเป็นต้องรับผลิตภัณฑ์เพิ่มเติมเฉพาะกิจที่มาพร้อมกับการจัดส่ง แต่ไม่มีระบุไว้ในใบสั่งซื้อ

d) [แสดงหรือซ่อนรายละเอียด] ของใบรับสินค้า

e) [ตัวเลือกเพิ่มเติม] ซึ่งช่วยให้คุณสามารถ:

• [ดูบันทึกการตรวจสอบ]
• [เปิดใน Legacy P+]
• [ยกเลิกใบรับสินค้า]
• [ขอความช่วยเหลือ]

f) [ทำเครื่องหมายว่าได้รับแล้ว] คลิกปุ่มนี้เมื่อคุณแก้ไขใบรับสินค้าเสร็จสิ้นแล้วและพอใจกับข้อมูลที่จะบันทึก

g) เข้าถึงแท็บ [การตั้งค่า] ของใบรับสินค้า

h) คุณสามารถซ่อนรายการที่ได้รับแล้วได้โดยคลิก [ซ่อนรายการที่ได้รับแล้ว] บริเวณด้านบนของหน้า

การดำเนินการใบรับสินค้าให้เสร็จสมบูรณ์

การคลิก [ทำเครื่องหมายว่าได้รับแล้ว] ในฉบับร่างใบรับสินค้าจะเปลี่ยนสถานะของเอกสารฉบับร่างเป็น 'ได้รับแล้ว'

ในตอนแรก คุณจะมาถึงหน้ายืนยัน ซึ่งคุณสามารถคลิกปุ่ม [ดู] เพื่อดูใบรับสินค้าที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว หากการจัดส่งนั้นถูกรับเข้าคลังสินค้า คุณจะเห็นลิงก์ไปยังใบโอนย้ายที่สร้างขึ้นด้วยเช่นกัน

นอกจากนี้ คุณจะเห็นวิดเจ็ตชื่อ 'ใบสั่งซื้อเพิ่มเติม' ซึ่งแสดงรายการใบสั่งซื้ออื่นๆ ที่มีกำหนดส่งมอบในวันนี้หรือพรุ่งนี้ (ตามวันที่จัดส่งในใบสั่งซื้อ):

ใบรับสินค้าจะถูกบันทึกไว้อย่างถาวรในแท็บใบรับสินค้าของใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง:

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ปัจจุบัน PurchasePlus อนุญาตให้ทีมรับสินค้าสามารถประมวลผลจำนวนสินค้าที่เกินกว่าจำนวนรายการในใบสั่งซื้อ (PO) เดิมได้ โดยไม่มีการบล็อกที่เข้มงวด การเตือน หรือขีดจำกัดค่าเผื่อเริ่มต้นที่จำกัดการรับสินค้าเกิน ในระบบทั้งหมด พบว่าประมาณ 5% ของรายการ PO ที่ได้รับทั้งหมด (หรือ 1 ใน 20 รายการ) มีจำนวนมากกว่าที่สั่งซื้อไว้แต่แรก

พฤติกรรมการรับสินค้าที่มีความยืดหยุ่นนี้ช่วยให้แน่ใจว่ายอดตรวจนับสต็อกสะท้อนถึงสินค้าจริงในมือทันทีเมื่อมีการจัดส่ง

สถานการณ์ทั่วไปสำหรับการรับสินค้าเกิน

• สินค้าที่มีน้ำหนักไม่คงที่: ผลิตภัณฑ์ที่จำหน่ายตามน้ำหนัก ปริมาตร หรือขนาด มักไม่สามารถจัดส่งในจำนวนตัวเลขกลมๆ ที่แน่นอนได้ ตัวอย่างเช่น PO ที่ออกสำหรับเนื้อบด 10 กก. อาจได้รับจากซัพพลายเออร์เป็นชุด 10.66 กก. ทีมรับสินค้าควรบันทึกจำนวนจริง 10.66 กก. ที่ได้รับ เพื่อให้แน่ใจในความถูกต้องของสต็อกและต้นทุน
• สินค้าแถม โปรโมชัน และตัวอย่างสินค้า: ซัพพลายเออร์มักจะแนบสต็อกส่งเสริมการขายมาด้วย (เช่น "ซื้อ 10 แถม 2") หรือตัวอย่างผลิตภัณฑ์ที่ไม่มีการเรียกเก็บเงิน เพื่อให้แน่ใจว่าหน่วยเพิ่มเติมเหล่านี้ได้รับการติดตามอย่างถูกต้องตามกฎหมายและพร้อมสำหรับการขายหรือการใช้งาน จะต้องบันทึกหน่วยเหล่านี้ ณ จุดรับสินค้า แม้ว่าจะไม่มีอยู่ในรายการ PO เดิมก็ตาม
• การจัดส่งเกินจากผู้ขาย: ข้อผิดพลาดในการบรรจุหีบห่อของซัพพลายเออร์หรือการปรับเปลี่ยนหน่วยนับเป็นครั้งคราวอาจส่งผลให้มีสต็อกทางกายภาพส่วนเกิน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับทีมรับสินค้า

1. บันทึกการนับจริงเสมอ: ป้อนจำนวนทางกายภาพที่ได้รับจริงแทนที่จะบังคับจำนวนให้นับตรงกับรายการใน PO
2. อย่าปรับแก้ PO เดิมก่อนการรับสินค้า: โมดูลการรับสินค้าจะจัดการกับผลต่างโดยอัตโนมัติ การปรับเปลี่ยน PO ต้นทางก่อนการรับสินค้าจะทำให้ประวัติการสั่งซื้อเดิมผิดเพี้ยน
3. ตรวจสอบเอกสาร: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสต็อกส่วนเกินตรงกับใบส่งของของซัพพลายเออร์หรือใบจัดส่งสินค้าสำหรับโปรโมชันก่อนที่จะดำเนินการใบรับสินค้าให้เสร็จสมบูรณ์