แฟล็กใบแจ้งหนี้
แฟล็กใบแจ้งหนี้
ไปยังหัวข้อ:
- บทนำ: แฟล็กใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้คืออะไร?
- กระทบยอดหรือส่งเพื่ออนุมัติ
- การตั้งค่าแฟล็ก
- แฟล็กใบแจ้งหนี้
- แฟล็กใบลดหนี้
แฟล็กคืออะไร
PurchasePlus จะวิเคราะห์ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ทั้งหมดที่อยู่ในสถานะ 'เปิด' และ 'รอการอนุมัติ' อย่างต่อเนื่อง พร้อมทั้งตั้งแฟล็กในระดับส่วนหัวหรือระดับรายการบนเอกสาร ตามการตั้งค่าที่ระบุไว้สำหรับองค์กรของคุณ
'แฟล็ก' คือข้อกังวลที่ถูกแจ้งขึ้นบนใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ เพื่อแจ้งเตือนถึงปัญหาใดๆ ในเอกสารที่จำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบก่อนที่จะได้รับการอนุมัติโดยผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมายในองค์กรของคุณ แฟล็กช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีเพียงใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่ตรงตามเกณฑ์เฉพาะขององค์กรของคุณเท่านั้นที่จะสามารถเข้าสู่สถานะกระทบยอดแล้วใน PurchasePlus ได้โดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง
ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่มีแฟล็กสามารถสังเกตเห็นได้ง่ายใน PurchasePlus คุณสามารถดูข้อมูลสรุป (หรือระดับส่วนหัว) เกี่ยวกับเอกสารได้ในส่วนสถานะ:
และการคลิกที่แฟล็กระดับรายการจะแสดงข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการที่มีการแจ้งเตือนดังกล่าว:
กระทบยอดหรือส่งเพื่ออนุมัติ
เมื่อมีการสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ขึ้นด้วยตนเองใน PurchasePlus โดยทั่วไปจะเริ่มต้นในสถานะ 'เปิด' สถานะเปิดแสดงว่าเอกสารยังคงเป็นฉบับร่าง กำลังอยู่ในระหว่างดำเนินการ หรืออาจยังต้องเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อความสะดวก PurchasePlus จะแสดงแฟล็กบนใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ใดๆ ที่อยู่ในสถานะ 'เปิด' เพื่อช่วยแสดงข้อกังวลที่จำเป็นต้องได้รับการจัดการในระหว่างกำลังดำเนินการ
เมื่องานในใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่ 'เปิด' อยู่เสร็จสิ้นและพร้อมที่จะไปยังสถานะถัดไป คุณจะเห็นการดำเนินการหลักที่ส่วนหัวของใบแจ้งหนี้ที่ 'เปิด' อยู่:
- หากไม่มีแฟล็กใดๆ เกิดขึ้นบนใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้เลย การดำเนินการหลักที่สามารถใช้ได้คือ [ทำเครื่องหมายว่ากระทบยอดแล้ว] การคลิก "ทำเครื่องหมายว่ากระทบยอดแล้ว" จะเปลี่ยนสถานะของใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้เป็น 'กระทบยอดแล้ว' และไม่จำเป็นต้องมีการอนุมัติใดๆ อีก เนื่องจากเอกสารนี้ผ่านเกณฑ์ทั้งหมดตามการตั้งค่าที่กำหนดไว้สำหรับองค์กรของคุณ จึงไม่มีการแจ้งเตือนแฟล็กใดๆ
- หากมีแฟล็กเกิดขึ้นบนใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ตั้งแต่หนึ่งรายการขึ้นไป การดำเนินการหลักที่สามารถใช้ได้คือ [ส่งเพื่ออนุมัติ] การคลิกปุ่มนี้จะเปลี่ยนสถานะเอกสารเป็น 'รอการอนุมัติ' และในตอนนี้จะต้องผ่านการอนุมัติ เนื่องจากตามการตั้งค่าที่กำหนดสำหรับองค์กรของคุณ ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้นี้ไม่ผ่านเกณฑ์ทั้งหมด (จึงมีแฟล็กแจ้งขึ้นมา) และแฟล็กเหล่านี้จำเป็นต้องได้รับการพิจารณาโดยผู้ใช้ในองค์กรของคุณที่มีสิทธิ์ในการตัดสินใจว่าจะอนุมัติเอกสารดังกล่าวแม้ว่าจะมีแฟล็ก หรือควรจัดการแก้ไขแฟล็กเหล่านั้นก่อน เมื่อใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้รับการอนุมัติแล้ว เอกสารจะเปลี่ยนสถานะเป็น 'กระทบยอดแล้ว'
ใน PurchasePlus เป้าหมายของใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ทั้งหมดคือการเปลี่ยนสถานะเป็น 'กระทบยอดแล้ว' เมื่ออยู่ในสถานะกระทบยอดแล้ว เอกสารเหล่านั้นก็พร้อมที่จะส่งออกไปยังระบบบัญชีภายนอกของคุณ ดูบทความส่งออกใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ หรือสร้างไฟล์ส่งออกใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้แบบชุดของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งออกใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่กระทบยอดแล้ว
การตั้งค่าแฟล็ก - สรุป
แฟล็กใบแจ้งหนี้สามารถปรับแต่งให้สอดคล้องกับความต้องการเฉพาะของแต่ละองค์กรได้ และมักจะได้รับการกำหนดค่าในระหว่างการติดตั้ง PurchasePlus ของคุณโดยปรึกษาหารืออย่างใกล้ชิดกับทีมงานของเรา
หากคุณพบว่าใบแจ้งหนี้ถูกตั้งแฟล็กด้วยเหตุผลที่ไม่สมเหตุสมผล โปรดแจ้งผู้ดูแลระบบในองค์กรของคุณ หรือติดต่อฝ่ายสนับสนุนลูกค้าที่เป็นมิตรของเรา เพื่อขอความช่วยเหลือในการตรวจสอบการตั้งค่าแฟล็กขององค์กรคุณ
การตั้งค่าแฟล็กและลำดับชั้นขององค์กร
การตั้งค่าเหล่านี้เป็นค่าเฉพาะสำหรับแต่ละองค์กรและระดับแผนก และจะไม่มีการส่งต่อตามลำดับชั้นขององค์กร แต่ละระดับของโครงสร้างองค์กรจะต้องได้รับการกำหนดค่าแยกต่างหากจากกัน
เกณฑ์ขั้นต่ำของแฟล็กและลำดับชั้นขององค์กร
แฟล็กบางรายการที่มีให้สำหรับใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ใน PurchasePlus สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้โดยใช้เกณฑ์ขั้นต่ำ เกณฑ์ขั้นต่ำช่วยให้ใบแจ้งหนี้ที่มีข้อผิดพลาดเล็กน้อยไม่กระตุ้นให้เกิดแฟล็ก ซึ่งช่วยให้ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้สามารถไปยังสถานะกระทบยอดแล้วได้โดยต้องอาศัยการดำเนินการจากผู้ใช้ลดลง
เกณฑ์ขั้นต่ำจะมีผลตามลำดับชั้น หากไม่ได้กำหนดเกณฑ์ขั้นต่ำเฉพาะไว้ในองค์กรใดองค์กรหนึ่ง ระบบจะดึงการตั้งค่ามาจากองค์กรหลักโดยตรง หรือองค์กรระดับบนสุดถัดไปที่มีการกำหนดเกณฑ์ขั้นต่ำไว้
อ่านบทความคู่มือเกณฑ์ขั้นต่ำของแฟล็กใบแจ้งหนี้ของเราสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
สถานะแฟล็ก
แฟล็กของใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้แต่ละรายการ (ตามที่ระบุด้านล่าง) สามารถตั้งค่าเป็น ปิด (Off), ปกติ (Regular) หรือ สำคัญ (Important) ตามความต้องการขององค์กรของคุณ
- [ปิด]: แฟล็กนี้จะไม่มีผลใช้งานกับองค์กรของคุณ
- [ปกติ]: ผู้อนุมัติยังคงสามารถอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้ หากมีเพียงแฟล็กระดับปกติเกิดขึ้นบนใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้นั้น
- [สำคัญ]: ผู้อนุมัติจะไม่สามารถอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้ หากมีแฟล็กระดับสำคัญเกิดขึ้นบนเอกสารตั้งแต่หนึ่งรายการขึ้นไป แฟล็กระดับสำคัญทั้งหมดจะต้องได้รับการแก้ไขก่อนที่ผู้อนุมัติจะสามารถอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้
การตั้งค่าและสถานะของแฟล็กจะปรากฏต่อผู้ดูแลระบบ PurchasePlus ดังนี้ และสามารถสลับสถานะได้ตามต้องการ:
แฟล็กใบแจ้งหนี้
การตั้งค่าแฟล็กต่อไปนี้สามารถกำหนดค่าได้สำหรับ ใบแจ้งหนี้
มีแฟล็กระดับรายการใบแจ้งหนี้ 5 รายการที่ใช้กับทุกรายการในใบแจ้งหนี้ และมีแฟล็กระดับส่วนหัวของใบแจ้งหนี้ 10 รายการที่ใช้กับใบแจ้งหนี้ทั้งฉบับ
แฟล็กรายการในใบแจ้งหนี้
| แฟล็กราคาต่อหน่วยของรายการ | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากผลต่างระหว่างราคาต่อหน่วยในรายการใบแจ้งหนี้กับราคาต่อหน่วยในรายการใบสั่งซื้อเกินกว่าเกณฑ์ขั้นต่ำของราคาต่อหน่วยในรายการที่องค์กรกำหนด สามารถตั้งค่า เกณฑ์ขั้นต่ำของใบแจ้งหนี้ สำหรับแฟล็กนี้ได้ |
|---|---|
| แฟล็กจำนวนที่สั่งซื้อของรายการ | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากผลต่างระหว่างจำนวนเงิน/จำนวนทั้งหมดของรายการในใบแจ้งหนี้กับจำนวนที่สั่งซื้อของรายการในใบสั่งซื้อเกินกว่าเกณฑ์ขั้นต่ำของจำนวนรายการที่องค์กรกำหนด สามารถตั้งค่า เกณฑ์ขั้นต่ำของใบแจ้งหนี้ สำหรับแฟล็กนี้ได้ |
| แฟล็กจำนวนที่ได้รับของรายการ | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากผลต่างระหว่างจำนวนเงิน/จำนวนทั้งหมดของรายการในใบแจ้งหนี้กับจำนวนที่ได้รับของรายการในใบสั่งซื้อเกินกว่าเกณฑ์ขั้นต่ำของจำนวนรายการที่องค์กรกำหนด สามารถตั้งค่า เกณฑ์ขั้นต่ำของใบแจ้งหนี้ สำหรับแฟล็กนี้ได้ |
| แฟล็กรายการยังไม่เชื่อมโยง | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากรายการในใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้เชื่อมโยงกับรายการในใบสั่งซื้อ |
| แฟล็กยอดรวมเดิมของรายการ | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากผลต่างระหว่างยอดรวมที่คำนวณได้ในปัจจุบันของรายการในใบแจ้งหนี้กับยอดรวมเดิมของรายการในใบแจ้งหนี้เกิน 0.00 แฟล็กนี้ใช้ได้เฉพาะกับใบแจ้งหนี้ที่สร้างผ่าน PurchasePlus Paperless Invoicing เท่านั้น โดยยอดรวมเดิมของรายการจะถูกบันทึกเมื่อใบแจ้งหนี้ได้รับการสแกนและสร้างขึ้นโดย Paperless Invoicing |
แฟล็กส่วนหัวของใบแจ้งหนี้
| แฟล็กรายการที่ถูกแจ้งเตือน | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากมีรายการที่ถูกตั้งแฟล็กตั้งแต่หนึ่งรายการขึ้นไปในใบแจ้งหนี้ |
|---|---|
| แฟล็กใบสั่งซื้อ | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้รับการจับคู่กับใบสั่งซื้อ |
| แฟล็กใบรับสินค้า | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากไม่มีการบันทึกใบรับสินค้า (Goods Receiving Notes) เทียบกับใบสั่งซื้อที่จับคู่กับใบแจ้งหนี้ |
| แฟล็กยอดรวมไม่สมดุล | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากผลต่างระหว่างยอดรวมของใบแจ้งหนี้และผลรวมของส่วนต่างๆ ในใบแจ้งหนี้เกินกว่าเกณฑ์ขั้นต่ำของยอดรวมใบแจ้งหนี้ที่องค์กรกำหนด สามารถตั้งค่า เกณฑ์ขั้นต่ำของใบแจ้งหนี้ สำหรับแฟล็กนี้ได้ |
| แฟล็กข้อมูลอ้างอิง | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากไม่มีการระบุข้อมูลอ้างอิง (Reference) ในใบแจ้งหนี้ |
| แฟล็กหมายเลขซัพพลายเออร์ | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากไม่มีการระบุหมายเลขซัพพลายเออร์ในข้อมูลซัพพลายเออร์ที่ส่งใบแจ้งหนี้ |
| แฟล็กแผนก | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากไม่มีการระบุแผนกในใบแจ้งหนี้ |
| แฟล็กรหัสบัญชี | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากไม่มีการระบุรหัสบัญชีในใบแจ้งหนี้ |
| แฟล็กสกุลเงิน | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากสกุลเงินในใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกับสกุลเงินในใบสั่งซื้อ |
| แฟล็กต้องได้รับการอนุมัติ | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้รับอนุมัติ แฟล็กนี้จะทำให้ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดถูกตั้งแฟล็กและจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติ แม้ว่าใบแจ้งหนี้นั้นจะสามารถกระทบยอดอัตโนมัติได้ก็ตาม แฟล็กนี้ไม่สามารถตั้งเป็นระดับสำคัญได้ |
แฟล็กใบลดหนี้
การตั้งค่าแฟล็กต่อไปนี้สามารถกำหนดค่าได้สำหรับ ใบลดหนี้
มีแฟล็กระดับรายการใบลดหนี้ 1 รายการที่ใช้กับทุกรายการในใบลดหนี้ และมีแฟล็กระดับส่วนหัวของใบลดหนี้ 6 รายการที่ใช้กับใบลดหนี้ทั้งฉบับ
แฟล็กรายการในใบลดหนี้
| แฟล็กยอดรวมไม่สมดุล | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากผลต่างระหว่างยอดรวมของใบลดหนี้และผลรวมของส่วนต่างๆ ในใบลดหนี้เกินกว่าเกณฑ์ขั้นต่ำของยอดรวมใบลดหนี้ที่องค์กรกำหนด |
|---|
แฟล็กส่วนหัวของใบลดหนี้
| แฟล็กใบแจ้งหนี้ | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากใบลดหนี้ยังไม่ได้รับการจับคู่กับใบแจ้งหนี้ |
|---|---|
| แฟล็กข้อมูลอ้างอิง | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากไม่มีการระบุข้อมูลอ้างอิง (Reference) ในใบลดหนี้ |
| แฟล็กหมายเลขซัพพลายเออร์ | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากไม่มีการระบุหมายเลขซัพพลายเออร์ในข้อมูลซัพพลายเออร์ที่ส่งใบลดหนี้ |
| แฟล็กแผนก | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากไม่มีการระบุแผนกในใบลดหนี้ |
| แฟล็กรหัสบัญชี | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากไม่มีการระบุรหัสบัญชีในใบลดหนี้ |
| แฟล็กต้องได้รับการอนุมัติ | แฟล็กนี้จะเกิดขึ้นหากใบลดหนี้ยังไม่ได้รับอนุมัติ แฟล็กนี้จะทำให้ใบลดหนี้ทั้งหมดถูกตั้งแฟล็กและจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติ แม้ว่าใบลดหนี้นั้นจะสามารถกระทบยอดอัตโนมัติได้ก็ตาม แฟล็กนี้ไม่สามารถตั้งเป็นระดับสำคัญได้ |