ส่งไปยัง PurchasePlus

ทำไมจึงควรส่งทางอีเมล

PurchasePlus มีโซลูชัน การออกใบแจ้งหนี้แบบไร้กระดาษ (Paperless Invoicing) สำหรับองค์กรที่ต้องการลดระยะเวลาในการตรวจสอบและกระทบยอด ใบแจ้งหนี้ ที่ได้รับจาก ซัพพลายเออร์

นี่คือข้อเสนอผลิตภัณฑ์ที่มุ่งเน้นระบบอัตโนมัติ ซึ่งผสานรวมการสแกน OCR, ปัญญาประดิษฐ์ (AI), แมชชีนเลิร์นนิง (ML) และบริการ Human-In-The-Loop อันเป็นเอกลักษณ์ของเราเข้าด้วยกันอย่างไร้รอยต่อ การผสมผสานนี้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการประมวลผลข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ การตัดสินใจที่ชาญฉลาด และการพัฒนาระบบอย่างต่อเนื่อง ในขณะที่ยังคงมีการควบคุมดูแลโดยมนุษย์ที่จำเป็นในการดำเนินงานที่สำคัญ

หากองค์กรของคุณเลือกใช้โซลูชัน Paperless Invoicing องค์กรของคุณจะได้รับ [ที่อยู่อีเมลสำหรับ Paperless Invoicing] ที่ไม่ซ้ำกับใคร เมื่อออกให้แล้ว คุณสามารถส่งที่อยู่อีเมลนี้ให้กับซัพพลายเออร์แต่ละรายของคุณ และขอให้พวกเขาเริ่มส่งใบแจ้งหนี้มายังที่อยู่อีเมลนี้ เพื่อให้ระบบประมวลผลผ่าน PurchasePlus โดยอัตโนมัติ

คุณยังสามารถส่งใบแจ้งหนี้ PDF ไปยัง [ที่อยู่อีเมลสำหรับ Paperless Invoicing] ของคุณเองในนามของซัพพลายเออร์ได้เช่นกัน และโปรดปฏิบัติตามคำแนะนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านล่างนี้เมื่อดำเนินการดังกล่าว

ข้ามไปยัง:

• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
• ระยะเวลาในการประมวลผล
• วิธีค้นหาที่อยู่อีเมล Paperless Invoicing ของคุณ
• การดูอีเมล Paperless ของคุณ
• การแก้ไขปัญหา

---

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ใช้ใบแจ้งหนี้แบบ ePDF:

• แจ้งซัพพลายเออร์ของคุณให้ส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ Electronic PDF เดี่ยวๆ แนบมาโดยตรงไปยัง [ที่อยู่อีเมลสำหรับ Paperless Invoicing] ของคุณ ซึ่ง PurchasePlus จะสแกนไฟล์เหล่านี้ได้ง่ายกว่า
• หากซัพพลายเออร์ไม่สามารถจัดส่งใบแจ้งหนี้ Electronic PDF ได้ การใช้ไฟล์ PDF ที่สแกนมาก็ยังสามารถยอมรับได้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสแกนมีคุณภาพที่เหมาะสมเพื่อให้ได้ผลลัพธ์การประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุด

เมื่อส่งใบแจ้งหนี้:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่า [ที่อยู่อีเมลสำหรับ Paperless Invoicing] ของคุณอยู่ในช่อง 'ถึง' (To) หรือ 'สำเนาถึง' (CC) ของอีเมล ไม่ใช่อยู่ในช่อง 'สำเนาลับถึง' (BCC)
• อย่าเขียนข้อความหรือประทับตราลงบนใบแจ้งหนี้ เนื่องจากจะส่งผลต่อความสามารถในการอ่านข้อมูลของใบแจ้งหนี้
• แจ้งให้ซัพพลายเออร์หลีกเลี่ยงการส่งไฟล์แนบที่ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ เช่น ใบแจ้งยอดบัญชี (Statements), ใบหยิบสินค้า (Picking Slips), ใบยืนยันคำสั่งซื้อ (Order Confirmations) ฯลฯ เนื่องจากไฟล์เหล่านี้จะถูกลบและทำให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้ช้าลง

ไฟล์แนบ

• ใบแจ้งหนี้หลายรายการ: คุณสามารถแนบใบแจ้งหนี้หลายไฟล์ในอีเมลฉบับเดียวได้ โดยมีเงื่อนไขว่าขนาดไฟล์รวมกันต้องไม่เกิน 10 MB
• การส่งไฟล์เดียว: หากคุณต้องการ คุณสามารถส่งไฟล์เดียวที่มีใบแจ้งหนี้หลายรายการรวมกันได้ แพลตฟอร์มของเราจะแยกออกเป็นไฟล์ย่อยแต่ละรายการให้โดยอัตโนมัติ โปรดทราบว่ากระบวนการแยกไฟล์นี้อาจใช้เวลาสูงสุดถึง 60 นาที ซึ่งในระหว่างนั้นไฟล์อาจยังไม่แสดงในคิวทันที
• ขีดจำกัดขนาดไฟล์และความยาวหน้า: แต่ละไฟล์ต้องมีขนาดไม่เกิน 10 MB และมีความยาวไม่เกิน 10 หน้า

ระยะเวลาในการประมวลผล

• 80% ของเอกสารที่ส่งเข้ามาจะได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติและแบบเรียลไทม์ ซึ่งโดยปกติจะปรากฏในคิวของคุณภายในไม่กี่นาที
• สำหรับเอกสารที่ไม่ผ่านเกณฑ์การตรวจสอบทางธุรกิจของเรา เรามีทีมงานด้านใบแจ้งหนี้โดยเฉพาะคอยตรวจสอบด้วยตนเอง เราให้ความสำคัญกับการดำเนินการอย่างรวดเร็ว โดยมีเวลาในการประมวลผลเฉลี่ยอยู่ที่ 3 ชั่วโมง และรับประกันว่าการตรวจสอบทั้งหมดจะเสร็จสิ้นภายใน 24 ชั่วโมง
• ทีมงานด้านใบแจ้งหนี้ของเราปฏิบัติงานตลอด 24 ชั่วโมงในวันธรรมดา เพื่อให้มั่นใจได้ว่าการประมวลผลจะดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง สำหรับวันหยุดสุดสัปดาห์ เราจะเปิดให้บริการวันละ 8 ชั่วโมง
• สำหรับความช่วยเหลือเร่งด่วน โปรดส่งคำขอของคุณไปที่ help@purchaseplus.com เราขอความกรุณาให้ใช้ตัวเลือกนี้สำหรับกรณีที่จำเป็นเร่งด่วนอย่างแท้จริงเท่านั้น แนวทางนี้ช่วยให้เราสามารถรักษามาตรฐานระดับการให้บริการที่เท่าเทียมกันสำหรับลูกค้าทุกท่าน

ค้นหาที่อยู่อีเมล Paperless

หากองค์กรของคุณใช้โซลูชัน Paperless Invoicing:

1. คลิกที่ [ชื่อผู้ใช้/องค์กร] ของคุณที่มุมบนขวา จากนั้นเลือก [เกี่ยวกับ]

2. เลือก [รายละเอียดองค์กร] → [ที่อยู่อีเมล Paperless] ที่อยู่อีเมลสำหรับ Paperless Invoicing เฉพาะขององค์กรคุณจะแสดงขึ้นที่นี่:

ดูอีเมลที่ส่งมา

หากต้องการดูอีเมลทั้งหมดที่ได้รับมายังที่อยู่อีเมล Paperless Invoicing ของคุณในรูปแบบตาราง ให้คลิก [อีเมล Paperless] → [ดูทั้งหมด] ในแถบเมนูด้านข้าง:

คุณสามารถคลิกที่ตัวเลขในคอลัมน์ [อีเมล] เพื่อดูอีเมลต้นฉบับรวมถึงลิงก์ไปยังไฟล์แนบใดๆ ได้:

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับโมดูล อีเมล Paperless

การแก้ไขปัญหา

• หากหมายเลขใบแจ้งหนี้และซัพพลายเออร์ตรงกับใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่แล้วในองค์กรของคุณ ใบแจ้งหนี้นั้นจะถูกลบ เนื่องจากไม่สามารถมีหมายเลขใบแจ้งหนี้ซ้ำกันสำหรับซัพพลายเออร์รายเดียวกันได้
• หากไม่สามารถอ่านใบแจ้งหนี้ได้เนื่องจากข้อมูลไม่ครบถ้วน การสแกนใบแจ้งหนี้จะไม่สำเร็จ เจ้าหน้าที่ทีมงาน PurchasePlus จะติดต่อองค์กรของคุณเพื่อแจ้งให้ทราบและร่วมมือกับคุณในการแก้ไขข้อมูลดังกล่าว
• หากเอกสารไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ เช่น ใบแจ้งยอดบัญชี, ใบหยิบสินค้า, ใบยืนยันคำสั่งซื้อ ฯลฯ เอกสารนั้นจะถูกลบและจะไม่ถูกนำไปสแกน
• ใบแจ้งหนี้ที่มาจากซัพพลายเออร์รายใหม่โดยสิ้นเชิง (กล่าวคือ ซัพพลายเออร์ที่ไม่มีโปรไฟล์ในระบบของเรา) อาจจำเป็นต้องได้รับการจับคู่ข้อมูล (Map) โดยระบบของเรา ซึ่งอาจใช้เวลาสูงสุดถึง 48 ชั่วโมง จากนั้นใบแจ้งหนี้จะปรากฏในองค์กรของคุณเมื่อประมวลผลสำเร็จ ใบแจ้งหนี้ถัดไปจากซัพพลายเออร์รายนี้จะได้รับการประมวลผลด้วยความเร็วตามปกติ
• ใบแจ้งหนี้ที่หมายเลขประจำตัวทางธุรกิจของซัพพลายเออร์ไม่ตรงกับข้อมูลที่พบใน PurchasePlus จะไม่สามารถสแกนโดยอัตโนมัติได้ เจ้าหน้าที่ทีมงาน PurchasePlus จะติดต่อองค์กรของคุณเพื่อแจ้งให้ทราบและร่วมมือกับคุณในการแก้ไขข้อมูล
• หากใบแจ้งหนี้มาจากซัพพลายเออร์ที่ยังไม่ได้เพิ่มเป็นซัพพลายเออร์ในองค์กรของคุณ เจ้าหน้าที่ทีมงาน PurchasePlus จะติดต่อองค์กรของคุณเพื่อแจ้งให้ทราบและร่วมมือกับคุณในการเพิ่มซัพพลายเออร์ดังกล่าว