อีเมลไร้กระดาษ (Paperless Emails)

ไปยังส่วนต่างๆ:

• พื้นที่ 'Paperless Emails' คืออะไร
• การดูอีเมลไร้กระดาษ
• งานสแกน (Scanning Task)
  • สถานะของงานสแกน
• การดูงานสแกน
  • การล็อกและการปลดล็อกงานสแกน
  • ที่มาของงานสแกน
  • เคล็ดลับการนำทางด่วน
• การสร้างงานสแกนใหม่
  • การสแกนหลายไฟล์พร้อมกัน
  • AI Scanner ตรวจจับและกรอกข้อมูลล่วงหน้าอะไรได้บ้าง?
• การแปลงงานสแกนเป็นใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้
• การลบงานสแกน

อีเมลไร้กระดาษ (Paperless Emails)

พื้นที่ Paperless Emails ของ PurchasePlus เป็นจุดที่คุณสามารถ:

1. ดูอีเมลที่ซัพพลายเออร์ของคุณ (หรือผู้ใช้อื่นในองค์กรของคุณ) ส่งไปยังที่อยู่อีเมลสำหรับออกใบแจ้งหนี้ไร้กระดาษโดยเฉพาะของคุณ
2. ติดตามการทำงานที่ AI สำหรับการออกใบแจ้งหนี้ไร้กระดาษ (Paperless Invoicing AI) ดำเนินการกับเอกสาร และดูผลลัพธ์ที่เป็นใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ในระบบของเรา

หากเปิดใช้งานสำหรับองค์กรของคุณ ฟีเจอร์ Paperless Emails จะปรากฏเป็น [Paperless Emails] ในแถบนำทางด้านข้าง:

พื้นที่ Paperless Emails ประกอบด้วย 2 พื้นที่ย่อย:

• [View All] อีเมลไร้กระดาษ ซึ่งคุณสามารถดูอีเมลแต่ละฉบับที่ซัพพลายเออร์ส่งมายังที่อยู่อีเมลสำหรับออกใบแจ้งหนี้ไร้กระดาษของคุณ ซึ่งรวมถึงอีเมลที่ระบบ 'กรองออก' โดยอัตโนมัติ กล่าวคือ ไม่นำไปสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ เช่น รายการเดินบัญชี (Statement), เนื้อหาทางการตลาด และเอกสารที่ซ้ำซ้อน
• [Action Items] ที่ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบและแก้ไขงานสแกน (ดูข้อมูลเพิ่มเติมด้านล่าง) ที่ไม่มีข้อมูลซัพพลายเออร์
• [Scanning Tasks] ซึ่งเป็นขั้นตอนกึ่งกลางระหว่างอีเมลของซัพพลายเออร์ (รวมถึงไฟล์แนบ PDF) กับใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่ได้ในระบบของเรา

การดูอีเมลไร้กระดาษ

หากต้องการดูอีเมลไร้กระดาษทั้งหมดของคุณในรูปแบบตาราง ให้คลิก [Paperless Emails] → [View All] ในแถบนำทางด้านข้าง จากมุมมองนี้ คุณสามารถ:

• ค้นหาอีเมลเฉพาะเจาะจงตาม From Email, To Email และอื่นๆ
• ดูลิงก์ไปยังงานสแกน ใบแจ้งหนี้ และ/หรือใบลดหนี้ที่ระบบของเราสร้างขึ้นจากอีเมลนั้นได้อย่างรวดเร็ว:
• ดูรายละเอียดของอีเมลต้นฉบับเพิ่มเติมโดยคลิกที่ค่า [Email] ในตาราง ทั้งนี้ไฟล์แนบต้นฉบับยังสามารถดาวน์โหลดได้ที่ด้านล่างของอีเมล:

งานสแกน (Scanning Task)

เมื่อซัพพลายเออร์ส่งอีเมลใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ในรูปแบบ PDF ไปยังที่อยู่อีเมลสำหรับออกใบแจ้งหนี้ไร้กระดาษของคุณ (หรือเมื่อคุณอัปโหลดใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ PDF เข้าสู่ฟีเจอร์การสแกนด้วย AI ด้วยตนเอง) AI ของเราจะสร้างงานสแกนขึ้นมา และกำหนดหมายเลขสแกน (Scan Number) ที่ไม่ซ้ำกันให้

ในส่วน [Scanning Tasks] คุณสามารถดูงานเหล่านี้ ตลอดจนเอกสารต่างๆ ที่สร้างขึ้นจากงานสแกนได้ในท้ายที่สุด:

คุณสามารถมองว่างานสแกนเป็นขั้นตอนระหว่างกลางระหว่างใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ PDF ของซัพพลายเออร์ กับใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ใน PurchasePlus ที่คุณต้องทำการกระทบยอดและส่งออกโดยใช้ซอฟต์แวร์ของเรา

สถานะของงานสแกน

งานสแกนสามารถอยู่ในสถานะใดสถานะหนึ่งดังต่อไปนี้:

• Scanning (สีเทา): งานสแกนเพิ่งเริ่มต้นและยังอยู่ระหว่างการสแกน
• Scanning (สีแดง): งานสแกนใช้เวลาสแกนนานกว่า 5 นาทีและ AI หยุดการประมวลผลแล้ว แต่ในทางเทคนิคงานยังไม่ได้ล้มเหลว
• Scanned (สีน้ำเงิน): งานสแกนประมวลผลไฟล์ PDF สำเร็จแล้วแต่ไม่ผ่านกฎเกณฑ์ทางธุรกิจ จึงจำเป็นต้องให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบ ทีมงานดูแลใบแจ้งหนี้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันของเราจะจัดการปัญหานี้ภายในไม่กี่ชั่วโมง หรือคุณสามารถแก้ไขข้อมูลที่จำเป็นได้ตลอดเวลาเพื่อเร่งกระบวนการให้เร็วขึ้น
• Completed (สีเขียว): งานสแกนได้สร้างใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้เรียบร้อยแล้วและไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ อีก เรายังคงเก็บบันทึกงานสแกนไว้ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถดูเอกสารจริง (ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้) ที่สร้างจากงานนั้นได้อย่างรวดเร็ว
• Failed (สีแดง): งานสแกนล้มเหลวด้วยเหตุผลบางประการ คุณสามารถคลิกเข้าไปดูงานสแกนที่ล้มเหลวเพื่อตรวจสอบและอัปเดตด้วยตนเองได้

คุณสามารถวางเมาส์เหนือตัวระบุสถานะเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานะของงานสแกนแต่ละรายการได้

การดูงานสแกน

คุณสามารถดูบันทึกงานสแกนทั้งหมดขององค์กรได้โดยไปที่ [Paperless Emails] → [Scanning Tasks] ในแถบนำทางด้านข้าง:

ในมุมมองตารางนี้ คุณสามารถดูข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับงานสแกนแต่ละรายการได้ ได้แก่:

• Scan Number: ตัวระบุงานที่ไม่ซ้ำกันซึ่ง AI Scanner กำหนดให้กับงานสแกนนี้
• Lock Status: แสดงว่ามีผู้ใช้อื่นล็อกงานไว้เพื่อแก้ไขหรือไม่ 
• Supplier: ซัพพลายเออร์ที่ส่ง PDF ต้นฉบับมายังองค์กรของคุณ 
• Purchaser: องค์กรที่เอกสารนี้ถูกกำหนดให้
• Created Document: ลิงก์ไปยังใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่สร้างขึ้นจากงานสแกน
• Document Type: ระบุว่างานสแกนได้รับการระบุว่าเป็นใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้
• Status: สถานะปัจจุบันของงานสแกน คุณสามารถวางเมาส์เหนือตัวระบุสถานะเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานะของงานสแกนได้ โปรดดู สถานะของงานสแกน ด้านบนสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
• PDF File: ลิงก์ไปยังไฟล์ PDF ต้นฉบับที่อัปโหลดเข้าสู่ AI Scanner
• Created On: วันและเวลาที่สร้างงานสแกน  

คุณยังสามารถเลือกจัดการคอลัมน์เพื่อเพิ่มจุดข้อมูลอื่นๆ ได้อีกด้วย

คุณสามารถดูงานสแกนรายการใดก็ได้โดยคลิกที่ [Scan Number] จากตาราง:

จากมุมมองนี้ คุณสามารถอัปเดตงานสแกนได้หากจำเป็น และสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ด้านล่าง

การล็อกและการปลดล็อกงานสแกน

งานสแกนสามารถอยู่ในสถานะ 'Locked' (ล็อก) หรือ 'Unlocked' (ปลดล็อก) ได้ ผู้ใช้สามารถล็อกงานสแกนที่กำลังตรวจสอบอยู่ได้ เพื่อแจ้งให้ผู้ใช้อื่นทราบว่าตนกำลังแก้ไขอยู่ และสามารถปลดล็อกเมื่องานเสร็จสิ้น

คุณยังสามารถสร้างงานสแกนในสถานะล็อกได้ด้วยเช่นกัน

ที่มาของงานสแกน

หน้างานสแกนจะแสดงงานสแกนทั้งหมดที่:

• ได้รับเป็นอีเมล (พร้อมไฟล์แนบ PDF) จากซัพพลายเออร์ของคุณ (หรือผู้ใช้ในองค์กรของคุณเอง)
• สร้างขึ้นโดยตรงผ่านหน้างานสแกน และ
• สร้างขึ้นผ่านหน้าจอสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ และสร้างใบลดหนี้ใหม่ หากผู้ใช้เลือกตัวเลือก [Drag and Drop PDF]:

เคล็ดลับด่วนในการนำทางหน้างานสแกน

หน้างานสแกนมีฟีเจอร์ช่วยเหลือในการนำทางหลัก 3 อย่าง เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ค้นหางานสแกนที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว:

1. กรองตามสถานะ (Filter by Status): ผู้ใช้สามารถใช้แท็บด้านบนของหน้าเพื่อกรองรายการงานสแกนตามสถานะใดสถานะหนึ่งต่อไปนี้ได้อย่างรวดเร็ว: Scanning, Scanned, Completed, Blocked, Failed, Deleted
2. การค้นหาขั้นสูง (Advanced Search) ซึ่งประกอบด้วย: 
   1. ค้นหาตามหมายเลขเอกสาร (Search by Document Number): ผู้ใช้สามารถค้นหาโดยใช้หมายเลขเอกสารที่สร้างขึ้นโดย AI เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้จากงานสแกน  
   2. ค้นหาตามอีเมลผู้ส่ง (Search by From Email): ผู้ใช้สามารถค้นหาโดยใช้อีเมลของผู้ส่งเพื่อค้นหาใบแจ้งหนี้ทั้งหมดหรือใบใดใบหนึ่งที่ส่งมาจากอีเมลนั้นๆ  
   3. กรอง (Filter) ตามใบแจ้งหนี้, ใบลดหนี้ หรือทั้งสองอย่าง
3. ค้นหาตามชื่อซัพพลายเออร์ (Search by Supplier Name): ป้อนชื่อของซัพพลายเออร์รายเดียว (ตามที่ปรากฏใน PurchasePlus) เพื่อดูรายการงานสแกนที่ระบุว่าซัพพลายเออร์รายนี้เป็นผู้ส่ง PDF ต้นฉบับ

การสร้างงานสแกนใหม่

หากต้องการสร้างงานสแกนใหม่โดยตรงบนหน้างานสแกนด้วยตนเอง ให้คลิก [Create New Scanning Tasks]:

คุณจะมีตัวเลือกระบุว่างานดังกล่าวเกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ ก่อนที่จะอัปโหลด PDF ที่ต้องการสแกน:

คุณสามารถเลือกระบุซัพพลายเออร์ที่เอกสารเกี่ยวข้องได้ แต่หากไม่ระบุ AI Scanner ของเราจะพยายามตรวจหาซัพพลายเออร์ในระหว่างการสแกน

สุดท้าย คุณมีตัวเลือกในการตัดสินใจว่าควรทำเครื่องหมายงานสแกนเป็นแบบล็อกหรือไม่

หากเลือกตัวเลือก [Mark as Locked] งานที่ได้จะถูกล็อกและจะยังคงอยู่ในสถานะ Scanned โดยจะต้องให้คนตรวจสอบด้วยตนเองก่อนที่จะมีการสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้

คลิก [Start] เมื่อคุณพร้อมที่จะเริ่มการสแกน

คุณจะได้รับการแจ้งเตือนหากใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่คุณกำลังจะสร้างมีแนวโน้มว่าจะซ้ำกัน มิฉะนั้น งานสแกนจะปรากฏในตาราง [Scanning Tasks] โดยมีสถานะเป็น 'Scanning' และหลังจากนั้นไม่นานจะเป็น 'Scanned'

เมื่อ PDF เปลี่ยนสถานะเป็น Scanned แล้ว คุณจะมีโอกาสตรวจสอบข้อมูลที่แยกออกมาได้ ก่อนที่จะคลิก [View Invoice] หรือ [View Credit Note] คุณยังมีโอกาสที่จะบันทึกและออกโดยคลิก [Return to Scanning Tasks]

ขณะอยู่ในมุมมองนี้ คุณสามารถเลื่อนลงมาที่แผงด้านซ้ายมือและตรวจสอบใบสั่งซื้อที่จับคู่อัตโนมัติได้:

และคุณสามารถแก้ไขรายการในเอกสารก่อนที่จะดูใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้:

(ด้านบน): คุณสามารถเลือกรายการอย่างน้อยหนึ่งรายการของงานสแกนเพื่อ:

• [Delete] รายการ
• [Unlink] รายการเพื่อลบความเชื่อมโยงกับสินค้าในแคตตาล็อกที่มีอยู่ 
• [Set Tax Percentage] เพื่ออัปเดตค่าการคำนวณภาษีสำหรับรายการที่เลือก หรือ
• [Clear Selection] เพื่อยกเลิกการเลือกรายการที่เลือกไว้

เมื่อคุณ [Unlinked] รายการแล้ว คุณสามารถแก้ไขรายละเอียดบางอย่างเกี่ยวกับรายการในใบแจ้งหนี้ได้โดยการวางเมาส์เหนือรายการนั้นแล้วคลิกไอคอนรูปดินสอ:

คุณสามารถอัปเดตช่องต่างๆ ได้มากมายที่นี่ เช่น Product Code, Brand, Sell Quantity และอื่นๆ นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ตัวเลือก [Link], [Delete] หรือ [Insert a Line] (ทางด้านซ้ายของรายการ) เพื่อแก้ไขงานสแกนเพิ่มเติมได้หากจำเป็น

การสร้างงานสแกนหลายรายการพร้อมกัน

คุณสามารถเลือกอัปโหลดไฟล์ PDF หลายไฟล์พร้อมกันในการดำเนินการครั้งเดียวได้ ในกรณีนี้ AI Scanner ของเราจะสร้างงานสแกนหนึ่งงานต่อหนึ่งไฟล์ PDF นี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่งในการนำเข้าใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ PDF จำนวนมากเข้าสู่ PurchasePlus ได้อย่างรวดเร็ว

เคล็ดลับ: หากคุณเลือก 'Invoice' หรือ 'Credit Note' ในระหว่างการสร้างงานสแกน ตัวเลือกนี้จะมีผลกับงานสแกนทั้งหมดที่สร้างขึ้น และในปัจจุบันยังไม่สามารถแก้ไขตัวเลือกนี้หลังจากการสแกนได้ เราขอแนะนำให้อัปโหลดใบแจ้งหนี้ PDF ทั้งหมดและเริ่มงานสแกนก่อน จากนั้นจึงค่อยทำขั้นตอนเดิมซ้ำกับใบลดหนี้ PDF ทั้งหมด

AI Scanner สามารถดึงข้อมูลและกรอกข้อมูลล่วงหน้าอะไรได้บ้างจาก PDF?

• ซัพพลายเออร์ (หากพบรายการที่ตรงกัน)
• หมายเลข PO (หากพบหมายเลข PO)
• แผนกและรหัสบัญชี (ถ้ามี)
• สินค้าในแต่ละรายการของใบแจ้งหนี้ (หากพบรายการที่ตรงกัน) และ
• หมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยของสินค้าใหม่แต่ละรายการในแต่ละรายการของใบแจ้งหนี้

การแปลงงานสแกนเป็นใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้

งานสแกนต้องได้รับการตรวจสอบและแปลงเป็นใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ด้วยตนเองโดยผู้ใช้ PurchasePlus ภายในองค์กรของคุณ

ในการดำเนินการดังกล่าว ขั้นแรกให้คลิกที่ Scan Number ของงานสแกนใน AI Scanning Inbox โดยงานสแกนจะต้องอยู่ในสถานะ Scanned:

คุณจะเข้าสู่หน้าจอสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ ซึ่งจะแสดงข้อมูลที่ถูกแยกและกรอกข้อมูลล่วงหน้าโดย AI Scanner ของเราควบคู่ไปกับไฟล์ PDF ต้นฉบับ

คุณจะมีตัวเลือกในการตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลส่วนใหญ่ที่แยกออกมาได้ที่นี่ (เช่น เลขอ้างอิง, รหัสบัญชี, รายการสินค้า และราคาต่อหน่วย) หากต้องการ 

เมื่อคุณตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก [Create Invoice] หรือ [Create Credit Note]:

การตั้งค่า: การประมวลผลแบบกำหนดเองเทียบกับแบบอัตโนมัติ (Manual vs Automatic processing)

ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่ใช้กับองค์กรของคุณ เมื่อคุณคลิก [Create Invoice] หรือ [Create Credit Note] เอกสารที่ได้จะสามารถประมวลผลได้โดยอัตโนมัติตามการตั้งค่า Flag และเกณฑ์ขั้นต่ำ (Thresholds) ของคุณ เพื่อให้เอกสารแสดงในสถานะ Awaiting Approval หรือ Reconciled ในเบื้องต้น หากการตั้งค่านี้ถูกปิดใช้งานสำหรับองค์กรของคุณ ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้จะแสดงในสถานะ Open ในเบื้องต้น

การลบงานสแกน

งานสแกนสามารถลบได้โดยคลิก [Delete] จากเมนู [More] ในหน้างานสแกน:

คุณจะมีโอกาสระบุเหตุผลในการลบ ซึ่งผู้ใช้อื่นที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมสามารถดูได้

งานสแกนสามารถลบได้ในขณะที่อยู่ในสถานะใดก็ได้ ยกเว้นสถานะ Completed