Paperless Emails

Paperless Emails

ส่วน Paperless Emails ของ PurchasePlus เป็นส่วนที่คุณสามารถ:

1. ดูอีเมลที่ซัพพลายเออร์ของคุณ (หรือผู้ใช้อื่นในองค์กรของคุณ) ส่งมายังที่อยู่อีเมลสำหรับระบบออกใบแจ้งหนี้ไร้กระดาษ (Paperless Invoicing Email Address) โดยเฉพาะของคุณ
2. ติดตามการทำงานที่ Paperless Invoicing AI ของเราจัดการกับเอกสาร และดูผลลัพธ์เป็นใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ในระบบของเรา

หากเปิดใช้งานสำหรับองค์กรของคุณ คุณลักษณะ Paperless Emails จะแสดงเป็น [Paperless Emails] ในแถบเมนูด้านข้าง:

ส่วน Paperless Emails ประกอบด้วย 2 ส่วนย่อย:

• [View All] Paperless Emails ซึ่งคุณสามารถดูอีเมลแต่ละฉบับที่ส่งโดยซัพพลายเออร์มายังที่อยู่อีเมลสำหรับระบบออกใบแจ้งหนี้ไร้กระดาษของคุณ ซึ่งรวมถึงอีเมลที่ระบบของเรา 'กรองออก' โดยอัตโนมัติ กล่าวคือ ไม่ได้ใช้สร้างใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ เช่น รายการเดินบัญชี (statements), เนื้อหาทางการตลาด และเอกสารที่ซ้ำกัน
• [Action Items] ที่ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบและแก้ไขงานสแกนใดๆ (ดูข้อมูลเพิ่มเติมด้านล่าง) ที่ไม่มีข้อมูลซัพพลายเออร์
• [Scanning Tasks] ซึ่งเป็นขั้นตอนกึ่งกลางระหว่างอีเมลของซัพพลายเออร์ (รวมถึงไฟล์แนบ PDF ใดๆ) กับใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่ได้ในระบบของเรา

การดู Paperless Emails

หากต้องการดู Paperless Emails ทั้งหมดของคุณในรูปแบบตาราง ให้คลิก [Paperless Emails] → [View All] ในแถบเมนูด้านข้าง จากมุมมองนี้ คุณสามารถ:

• ค้นหาอีเมลที่ต้องการตาม From Email, To Email และอื่นๆ
• ดูลิงก์ไปยังงานสแกน, ใบแจ้งหนี้ และ/หรือ ใบลดหนี้ ที่ระบบสร้างขึ้นจากอีเมลดังกล่าวได้อย่างรวดเร็ว:
• ดูอีเมลต้นฉบับอย่างละเอียดมากขึ้นโดยคลิกที่ค่า [Email] ในตาราง ทั้งนี้ไฟล์แนบต้นฉบับจะพร้อมให้ดาวน์โหลดที่ด้านล่างของอีเมลด้วย:

งานสแกน (Scanning Task)

เมื่อซัพพลายเออร์ส่งอีเมลที่มีไฟล์ PDF ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้มายังที่อยู่อีเมลสำหรับระบบออกใบแจ้งหนี้ไร้กระดาษของคุณ (หรือเมื่อคุณอัปโหลดไฟล์ PDF ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้เข้าสู่ฟีเจอร์ AI Scanning ด้วยตนเอง) AI ของเราจะสร้างงานสแกนขึ้นมา และกำหนดหมายเลขสแกน (Scan Number) ที่ไม่ซ้ำกันให้

ในส่วน [Scanning Tasks] คุณสามารถดูงานเหล่านี้ รวมถึงเอกสารใดๆ ที่ถูกสร้างขึ้นจากงานสแกนดังกล่าวได้:

คุณสามารถมองว่า งานสแกน คืองานขั้นตอนระหว่างกลางระหว่าง PDF ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ของซัพพลายเออร์ กับใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ใน PurchasePlus ที่คุณต้องกระทบยอดและส่งออกโดยใช้ซอฟต์แวร์ของเรา

สถานะงานสแกน

งานสแกนสามารถอยู่ในสถานะใดสถานะหนึ่งต่อไปนี้:

• Scanning (สีเทา): งานสแกนเพิ่งเริ่มต้นและยังอยู่ระหว่างการสแกน
• Scanning (สีแดง): งานสแกนดำเนินการมานานกว่า 5 นาทีแล้วและ AI ได้หยุดการทำงาน แต่ในทางเทคนิคงานยังไม่ถือว่าล้มเหลว
• Scanned (สีฟ้า): งานสแกนประมวลผลไฟล์ PDF สำเร็จแล้วแต่ไม่ผ่านกฎเกณฑ์ทางธุรกิจ จึงจำเป็นต้องให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบ ทีมงานด้านใบแจ้งหนี้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันของเราจะเข้ามาจัดการภายในไม่กี่ชั่วโมง หรือคุณสามารถทำการแก้ไขที่จำเป็นได้ทุกเมื่อเพื่อเร่งกระบวนการให้เร็วขึ้น
• Completed (สีเขียว): งานสแกนได้สร้างใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้เรียบร้อยแล้วและไม่ต้องดำเนินการใดๆ อีก เราจะเก็บประวัติของงานสแกนไว้ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถคลิกดูเอกสารจริง (ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้) ที่สร้างจากงานนั้นได้อย่างรวดเร็ว
• Failed (สีแดง): งานสแกนล้มเหลวด้วยเหตุผลบางประการ คุณสามารถคลิกเข้าไปดูงานสแกนที่ล้มเหลวเพื่อตรวจสอบและอัปเดตด้วยตนเองได้

คุณสามารถวางเมาส์เหนือสัญลักษณ์สถานะเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานะของงานสแกนแต่ละรายการได้

การดูงานสแกน

คุณสามารถดูบันทึกงานสแกนทั้งหมดขององค์กรได้โดยไปที่ [Paperless Emails] → [Scanning Tasks] ในแถบเมนูด้านข้าง:

ในมุมมองตารางนี้ คุณจะเห็นข้อมูลสำคัญบางประการเกี่ยวกับงานสแกนแต่ละรายการ รวมถึง:

• Scan Number: ตัวระบุงานที่ไม่ซ้ำกันซึ่ง AI Scanner กำหนดให้กับงานสแกนนี้
• Lock Status: ระบุว่ามีผู้ใช้อื่นล็อกงานไว้เพื่อแก้ไขหรือไม่
• Supplier: ซัพพลายเออร์ที่ส่งไฟล์ PDF ต้นฉบับมายังองค์กรของคุณ
• Purchaser: องค์กรที่เอกสารนี้ถูกกำหนดให้
• Created Document: ลิงก์ไปยังใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่สร้างขึ้นจากงานสแกนดังกล่าว
• Document Type: ระบุว่างงานสแกนนั้นถูกระบุว่าเป็นใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้
• Status: สถานะปัจจุบันของงานสแกน คุณสามารถวางเมาส์เหนือสัญลักษณ์สถานะเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานะของงานสแกนได้ โปรดดู สถานะงานสแกน ด้านบนสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
• PDF File: ลิงก์ไปยังไฟล์ PDF ต้นฉบับที่อัปโหลดเข้าสู่ AI Scanner
• Created On: วันและเวลาที่สร้างงานสแกน

คุณยังสามารถเลือกจัดการคอลัมน์เพื่อเพิ่มจุดข้อมูลอื่นๆ ได้อีกด้วย

คุณสามารถดูงานสแกนรายการใดก็ได้โดยคลิกที่ [Scan Number] จากตาราง:

จากมุมมองนี้ คุณสามารถอัปเดตงานสแกนได้หากจำเป็น และกดสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ อ่านเพิ่มเติมได้ด้านล่าง

แผงข้อมูลจะแสดง Supplier Identified By ใต้หัวข้อ Supplier (เช่น Hard Coded Email, ABN, Similarity Score + PO หรือ Manual) รายการที่บันทึกไว้ก่อนที่จะมีการจัดเก็บข้อมูลวิธีระบุจะแสดงเป็น Unknown

การล็อกและปลดล็อกงานสแกน

งานสแกนสามารถ 'ล็อก' (Locked) หรือ 'ปลดล็อก' (Unlocked) ได้ ผู้ใช้สามารถล็อกงานสแกนที่กำลังตรวจสอบอยู่ เพื่อให้ผู้ใช้รายอื่นทราบว่ากำลังมีการแก้ไข และปลดล็อกเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น

คุณยังสามารถสร้างงานสแกนให้อยู่ในสถานะล็อกได้อีกด้วย

ที่มาของงานสแกน

หน้างานสแกนจะแสดงงานสแกนทั้งหมดที่:

• ได้รับมาเป็นอีเมล (พร้อมไฟล์แนบ PDF) จากซัพพลายเออร์ของคุณ (หรือผู้ใช้ในองค์กรของคุณเอง)
• สร้างขึ้นโดยตรงผ่านหน้างานสแกน (Scanning Tasks) และ
• สร้างขึ้นผ่านขั้นตอนสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่และสร้างใบลดหนี้ใหม่ หากผู้ใช้เลือกตัวเลือก [Drag and Drop PDF]:

เคล็ดลับด่วนสำหรับการนำทางในหน้างานสแกน

หน้างานสแกนมีคุณสมบัติช่วยเหลือในการนำทางหลัก 3 ประการ เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ค้นหางานสแกนที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว:

1. กรองตามสถานะ (Filter by Status): ผู้ใช้สามารถใช้แท็บที่อยู่ด้านบนของหน้าเพื่อกรองรายการงานสแกนตามสถานะใดสถานะหนึ่งต่อไปนี้ได้อย่างรวดเร็ว: Scanning, Scanned, Completed, Blocked, Failed, Deleted
2. การค้นหาขั้นสูง (Advanced Search) ซึ่งประกอบด้วย:
   1. Search by Document Number: ผู้ใช้สามารถค้นหาโดยใช้หมายเลขเอกสารที่ AI สร้างขึ้นเมื่อทำการสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้จากงานสแกน
   2. Search by From Email: ผู้ใช้สามารถค้นหาโดยใช้ที่อยู่อีเมลของผู้ส่งเพื่อค้นหาใบแจ้งหนี้ใดๆ หรือทั้งหมดที่ส่งมาจากอีเมลนั้นๆ
   3. กรอง (Filter) ตามใบแจ้งหนี้, ใบลดหนี้ หรือทั้งสองอย่าง
3. ค้นหาตามชื่อซัพพลายเออร์ (Search by Supplier Name): ป้อนชื่อของซัพพลายเออร์รายใดรายหนึ่ง (ตามที่ปรากฏใน PurchasePlus) เพื่อดูรายการงานสแกนที่ซัพพลายเออร์รายนี้ถูกระบุว่าเป็นผู้ส่งไฟล์ PDF ต้นฉบับ

การสร้างงานสแกนใหม่

หากต้องการสร้างงานสแกนใหม่ด้วยตนเองจากหน้างานสแกนโดยตรง ให้คลิก [Create New Scanning Tasks]:

คุณจะมีตัวเลือกในการระบุว่างานดังกล่าวเกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ ก่อนที่จะอัปโหลดไฟล์ PDF เพื่อทำการสแกน เมื่อใช้งานบนโทรศัพท์มือถือ ปุ่ม [Create New Scanning Tasks] ยังมีระบบช่วยถ่ายภาพเอกสารแบบมีคำแนะนำ ให้คลิก [Open Camera] เพื่อถ่ายภาพแต่ละหน้า แล้วเลือก [Use Scan] หรือจะอัปโหลด PDF จากอุปกรณ์ของคุณ จากนั้นคลิก [Start]

คุณสามารถเลือกระบุซัพพลายเออร์ที่เอกสารนั้นเกี่ยวข้องได้ แต่หากไม่ระบุ ตัวสแกน AI ของเราจะพยายามตรวจหาซัพพลายเออร์ในระหว่างการสแกน

สุดท้าย คุณสามารถเลือกว่าจะกำหนดให้งานสแกนนี้อยู่ในสถานะล็อกหรือไม่

หากเลือกตัวเลือก [Mark as Locked] งานที่ได้จะถูกล็อกและจะยังคงอยู่ในสถานะ Scanned โดยจำเป็นต้องให้คนตรวจสอบด้วยตนเองก่อนที่จะสามารถสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้

คลิก [Start] เมื่อคุณพร้อมที่จะเริ่มการสแกน

คุณจะได้รับการแจ้งเตือนหากใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่คุณกำลังจะสร้างมีแนวโน้มที่จะซ้ำซ้อน มิฉะนั้น งานสแกนจะปรากฏในตาราง [Scanning Tasks] โดยมีสถานะเป็น 'Scanning' และหลังจากนั้นไม่นานจะเปลี่ยนเป็น 'Scanned'

เมื่อ PDF เปลี่ยนสถานะเป็น Scanned แล้ว คุณจะมีโอกาสตรวจสอบข้อมูลที่ถูกดึงออกมาก่อนที่จะคลิก [View Invoice] หรือ [View Credit Note] นอกจากนี้ คุณยังมีโอกาสบันทึกและออกโดยคลิก [Return to Scanning Tasks]

ขณะอยู่ในมุมมองนี้ คุณสามารถเลื่อนลงไปที่แผงด้านซ้ายและตรวจสอบใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ที่จับคู่อัตโนมัติได้:

และคุณสามารถแก้ไขรายการแถว (Lines) ของเอกสารก่อนที่จะคลิกดูใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้:

(ภาพด้านบน): คุณสามารถเลือกรายการแถวตั้งแต่หนึ่งรายการขึ้นไปของงานสแกนเพื่อ:

• [Delete] รายการแถว
• [Unlink] รายการแถวเพื่อลบการเชื่อมโยงกับสินค้าในแคตตาล็อก (Catalog) ที่มีอยู่
• [Set Tax Percentage] เพื่ออัปเดตมูลค่าการคำนวณภาษีสำหรับรายการแถวที่เลือก หรือ
• [Clear Selection] เพื่อยกเลิกการเลือกรายการแถวที่เลือกไว้

เมื่อคุณทำการ [Unlink] รายการแถวแล้ว คุณสามารถแก้ไขรายละเอียดบางอย่างของรายการแถวใบแจ้งหนี้ได้โดยการวางเมาส์เหนือรายการแถวแล้วคลิกที่ไอคอนรูปดินสอ:

คุณสามารถอัปเดตฟิลด์ได้หลายรายการที่นี่ เช่น รหัสสินค้า (Product Code), แบรนด์, ปริมาณขาย (Sell Quantity) และอื่นๆ นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ตัวเลือก [Link], [Delete] หรือ [Insert a Line] (ทางด้านซ้ายของรายการแถว) เพื่อทำการแก้ไขเพิ่มเติมในงานสแกนได้หากจำเป็น

การสร้างงานสแกนหลายรายการพร้อมกัน

คุณสามารถเลือกอัปโหลดไฟล์ PDF หลายไฟล์พร้อมกันในการดำเนินการครั้งเดียวได้ ในกรณีนี้ ตัวสแกน AI ของเราจะสร้างงานสแกนหนึ่งงานต่อหนึ่งไฟล์ PDF นี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่งในการนำเข้าไฟล์ PDF ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้จำนวนมากเข้าสู่ PurchasePlus อย่างรวดเร็ว

เคล็ดลับ: หากคุณเลือก 'Invoice' หรือ 'Credit Note' ในระหว่างการสร้างงานสแกน ตัวเลือกนี้จะถูกนำไปใช้กับงานสแกนทั้งหมดที่สร้างขึ้น และปัจจุบันยังไม่สามารถแก้ไขตัวเลือกนี้ได้หลังจากการสแกน เราขอแนะนำให้อัปโหลดไฟล์ PDF ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดและเริ่มงานสแกน จากนั้นค่อยทำขั้นตอนนี้ซ้ำกับไฟล์ PDF ใบลดหนี้ทั้งหมด

ข้อมูลใดบ้างที่สามารถดึงออกมาจาก PDF และกรอกล่วงหน้าโดย AI Scanner ได้?

• ซัพพลายเออร์ (หากพบรายการที่ตรงกัน)
• หมายเลขใบสั่งซื้อ (PO Number) (หากพบหมายเลขใบสั่งซื้อ)
• แผนก (Department) และรหัสบัญชี (Account Code) (ถ้ามี)
• สินค้าในแต่ละรายการแถวของใบแจ้งหนี้ (หากพบรายการที่ตรงกัน) และ
• หมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยของสินค้าใหม่แต่ละรายการในแต่ละรายการแถวของใบแจ้งหนี้

การแปลงงานสแกนเป็นใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้

งานสแกนจะต้องได้รับการตรวจสอบและแปลงเป็นใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ด้วยตนเองโดยผู้ใช้ PurchasePlus ภายในองค์กรของคุณ

ในการดำเนินการ ให้คลิกที่ Scan Number ของงานสแกนในกล่องข้อความ AI Scanning โดยงานสแกนจะต้องอยู่ในสถานะ Scanned:

คุณจะเข้าสู่หน้าต่างตัวสร้างใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ ซึ่งจะแสดงข้อมูลที่ถูกดึงออกมาและกรอกล่วงหน้าโดย AI Scanner เคียงข้างกับไฟล์ PDF ต้นฉบับ

คุณจะมีตัวเลือกในการตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลส่วนใหญ่ที่ดึงออกมา (ตัวอย่างเช่น ข้อมูลอ้างอิง รหัสบัญชี รายการสินค้าในแถว และราคาต่อหน่วย) หากคุณต้องการ

เมื่อคุณตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก [Create Invoice] หรือ [Create Credit Note]:

การตั้งค่า: การประมวลผลด้วยตนเอง (Manual) กับการประมวลผลอัตโนมัติ (Automatic)

ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่ใช้กับองค์กรของคุณ เมื่อคุณคลิก [Create Invoice] หรือ [Create Credit Note] เอกสารที่ได้สามารถประมวลผลโดยอัตโนมัติตามการตั้งค่า Flag และเกณฑ์ขั้นต่ำ (Thresholds) ของคุณ เพื่อให้เอกสารปรากฏในสถานะรอการอนุมัติ (Awaiting Approval) หรือกระทบยอดแล้ว (Reconciled) ตั้งแต่เริ่มต้น หากการตั้งค่านี้ถูกปิดใช้งานสำหรับองค์กรของคุณ ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้จะปรากฏในสถานะเปิด (Open) ในตอนแรก

การลบงานสแกน

คุณสามารถลบงานสแกนได้โดยคลิก [Delete] จากเมนู [More] ในหน้างานสแกน:

คุณจะมีโอกาสระบุเหตุผลในการลบ ซึ่งผู้ใช้อื่นที่มีสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องจะสามารถดูเหตุผลนี้ได้

งานสแกนสามารถลบได้ในทุกสถานะ ยกเว้นสถานะ Completed