ภาพรวม

ไปยังหัวข้อ:

• ภาพรวม
• การสร้างรายการซื้อใหม่
• จัดการสินค้า
• นำเข้าหรือส่งออกรายการซื้อ
• สร้างใบขอซื้อ
• ขั้นสูง
  • ความเป็นเจ้าของรายการซื้อและผลกระทบของลำดับขั้น 
  • แผนกและรหัสบัญชีต่อรายการซื้อ
  • แผนกและรหัสบัญชีต่อรายการสินค้าในรายการซื้อ
  • ซัพพลายเออร์ที่เปิดใช้งานต่อรายการซื้อ

ภาพรวม

รายการซื้อ (Buy Lists) เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการสร้างมาตรฐานและทำให้การตัดสินใจจัดซื้อทั่วทั้งองค์กรเป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าผู้จัดซื้อสามารถซื้อ สินค้าที่ถูกต้อง จากซัพพลายเออร์ที่ถูกต้อง ในราคาที่เหมาะสม

รายการซื้อ คือวิธีรวบรวม 'รายการช้อปปิ้ง' ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าของ สินค้า ที่ผู้จัดซื้อสนใจ รายการซื้อจะแสดงใบเสนอราคาที่มีอยู่ทั้งหมดสำหรับสินค้าเหล่านั้น จาก แคตตาล็อก ทั้งหมดของซัพพลายเออร์ของตน

รายการซื้อจะยิ่งมีมูลค่ามากขึ้นเมื่อผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'Create Buy List Requisitions' สร้าง ใบขอซื้อจากรายการซื้อ 

ผู้ใช้จะได้รับคำแนะนำในการเพิ่มสินค้าที่กำหนดไว้ล่วงหน้าลงใน ใบขอซื้อ และได้รับการสนับสนุนให้เลือกใบเสนอราคาที่ต่ำที่สุดจาก ซัพพลายเออร์ ของตนที่นำเสนอสินค้านั้น 

เมื่อผู้ใช้ส่งใบขอซื้อและ ได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติที่จำเป็น แล้ว ใบขอซื้อจะถูกแบ่งออกเป็น ใบสั่งซื้อ หลายใบ และส่งไปยังซัพพลายเออร์ที่ระบุไว้ในใบขอซื้อ

การสร้างรายการซื้อใหม่

ผู้ใช้ฝั่งผู้จัดซื้อที่มีสิทธิ์ 'Manage Buy Lists' สามารถสร้างรายการซื้อใหม่ได้ผ่าน [Buy Lists] → [New Buy List] ในแถบนำทางด้านข้าง และเริ่มเพิ่มสินค้าลงในรายการซื้อได้

โปรดอ่านบทความของเราเกี่ยวกับ การสร้างรายการซื้อใหม่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

การนำเข้าและส่งออกรายการซื้อ

ผู้ใช้ฝั่งผู้จัดซื้อที่มีสิทธิ์ 'Manage Buy Lists' สามารถเพิ่มสินค้าลงในรายการซื้อได้ผ่านการอัปโหลดไฟล์ CSV บนแท็บ [Buy List] → [Imports] สิ่งสำคัญคือไฟล์ CSV จะต้องได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้อง คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน [Export] เพื่อสร้างไฟล์ CSV ที่มีรูปแบบถูกต้องเพื่อใช้สำหรับการนำเข้าได้

การนำเข้าและการส่งออกรายการซื้อจะปรากฏเป็นแท็บในส่วนหัวของรายการซื้อ:

จัดการสินค้า

ผู้ใช้ฝั่งผู้จัดซื้อที่มีสิทธิ์ 'Add Items to Buy Lists' สามารถเพิ่มและลบสินค้าออกจากรายการซื้อที่มีอยู่ได้

เมื่อเพิ่มสินค้าลงในรายการซื้อ (โดยเฉพาะรายการที่ตั้งใจจะใช้สำหรับการสร้างใบขอซื้อสำหรับซัพพลายเออร์ที่ลงทะเบียน) ขอ แนะนำเป็นอย่างยิ่ง ให้เลือกรายการจาก แคตตาล็อกที่จัดการโดยซัพพลายเออร์ (ไม่ใช่แคตตาล็อกที่จัดการเอง) เท่าที่เป็นไปได้

วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสินค้า (รหัส ราคา หน่วยนับ ฯลฯ) มีความถูกต้อง เป็นปัจจุบัน และได้รับการยอมรับจากซัพพลายเออร์ ซึ่งจะช่วยลดโอกาสเกิดข้อมูลไม่ตรงกัน การปฏิเสธคำสั่งซื้อ หรือการแก้ไขด้วยตนเองในภายหลัง

นอกจากนี้ แคตตาล็อกของซัพพลายเออร์อาจมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา สินค้าอาจมีการเพิ่ม อัปเดต เปลี่ยนทดแทน หรือยกเลิกจำหน่าย ดังนั้นจึงถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีในการตรวจสอบรายการซื้อของคุณอย่างสม่ำเสมอ

โปรดอ่านบทความของเราเกี่ยวกับ การจัดการสินค้าในรายการซื้อ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

สร้างใบขอซื้อ

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'Create Buy List Requisitions' สามารถสร้างใบขอซื้อใหม่จากรายการซื้อได้ โปรดอ่านบทความของเราเกี่ยวกับ การสร้างใบขอซื้อจากรายการซื้อ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ขั้นสูง

ความเป็นเจ้าของรายการซื้อและผลกระทบของลำดับขั้น 

ทุกรายการซื้อจะมี 'เจ้าของ' (Owner) ซึ่งก็คือองค์กรที่รายการซื้อนั้นถูกสร้างขึ้นเป็นครั้งแรก:

องค์กรใน PurchasePlus มักจะอยู่ภายในลำดับขั้น (Hierarchy) กล่าวคือ องค์กรสามารถมีองค์กร 'ระดับแม่' (Parents) และ 'ระดับลูก' (Children) ซึ่งอยู่เหนือและใต้กว่าองค์กรนั้นๆ ตามลำดับ PurchasePlus จะใช้ 'เจ้าของ' ของรายการซื้อเพื่อกำหนดว่าผู้ใช้รายใด ณ องค์กรใดในลำดับขั้นที่สามารถจัดการรายการซื้อได้

• ผู้ใช้สามารถ:
  • ดู จัดการการตั้งค่า และจัดการสินค้าในรายการซื้อที่เป็นขององค์กรที่ตนกำลังเข้าสู่ระบบอยู่
  • ดูรายการซื้อทั้งหมดที่เป็นขององค์กรที่อยู่เหนือกว่าและต่ำกว่าองค์กรที่ตนกำลังเข้าสู่ระบบอยู่
  • จัดการการตั้งค่าของรายการซื้อที่เป็นขององค์กรระดับลูกขององค์กรที่ตนกำลังเข้าสู่ระบบอยู่ (เช่น ชื่อ แผนก ฯลฯ)
  • เพิ่มและลบสินค้าออกจากรายการซื้อที่เป็นขององค์กรระดับลูกขององค์กรที่ตนกำลังเข้าสู่ระบบอยู่
• ผู้ใช้ ไม่สามารถ:
  • จัดการการตั้งค่าของรายการซื้อที่เป็นขององค์กรระดับแม่ขององค์กรที่ตนกำลังเข้าสู่ระบบอยู่ (เช่น ชื่อ แผนก ฯลฯ)
  • เพิ่มสินค้าลงในรายการซื้อที่เป็นขององค์กรระดับแม่ขององค์กรที่ตนกำลังเข้าสู่ระบบอยู่
  • ลบสินค้าออกจากรายการซื้อที่เป็นขององค์กรระดับแม่ขององค์กรที่ตนกำลังเข้าสู่ระบบอยู่

หลักการนี้ เมื่อรวมกับสิทธิ์ผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องสำหรับการจัดการรายการซื้อ จะช่วยให้ PurchasePlus รองรับการจัดการรายการซื้อจากระดับบนลงล่าง โดยไม่ลดทอนความสามารถของผู้ใช้ในการจัดการรายการซื้อเฉพาะสำหรับสถานที่หรือแผนกที่จำเป็นต้องได้รับการดูแลอย่างใกล้ชิด

ท้ายที่สุด เจ้าของรายการซื้อจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ หากคุณต้องการย้ายรายการซื้อขึ้นหรือลงตามลำดับขั้นขององค์กร คุณจะต้อง ส่งออกแล้วนำเข้า รายการซื้อในระดับที่ต้องการในลำดับขั้นขององค์กร

แผนกและรหัสบัญชีต่อรายการซื้อ

เมื่อผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'Manage Buy Lists' กำลังสร้างรายการซื้อใหม่ สามารถเลือกที่จะระบุแผนกและรหัสบัญชีเริ่มต้นสำหรับรายการซื้อได้ เมื่อมีการสร้างใบขอซื้อโดยใช้รายการซื้อดังกล่าว ใบขอซื้อจะถูกตั้งค่าเป็นแผนกและรหัสบัญชีนี้ตามค่าเริ่มต้น ซึ่งสามารถอัปเดตได้ตลอดเวลาในแท็บการตั้งค่าของรายการซื้อ

แผนกและรหัสบัญชีต่อรายการสินค้าในรายการซื้อ

เมื่อผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'Manage Buy Lists' กำลังดูรายการซื้อที่มีอยู่ (เช่น เมื่อเพิ่มสินค้าใหม่ลงในรายการซื้อ) ผู้ใช้จะสามารถเพิ่มแผนกและรหัสบัญชีเริ่มต้นสำหรับสินค้าใดๆ ในรายการซื้อได้ 

ซัพพลายเออร์ที่เปิดใช้งานต่อรายการซื้อ

ในบางครั้ง คุณอาจต้องการระบุว่าจะให้ใบเสนอราคาของซัพพลายเออร์รายใดปรากฏให้ผู้ใช้ที่กำลัง สร้างใบขอซื้อจากรายการซื้อ เห็น คุณสมบัตินี้จะอยู่ในแท็บ [Settings] ของรายการซื้อ:

ตามค่าเริ่มต้น ทุกรายการซื้อจะอนุญาตให้ซัพพลายเออร์ทั้งหมดเสนอราคาสินค้าในรายการซื้อได้ หากคุณต้องการระบุซัพพลายเออร์ที่สามารถเสนอราคาได้ ให้คลิก [Enable Suppliers] จากนั้นค้นหาและเลือกซัพพลายเออร์ที่คุณต้องการอนุญาตให้เสนอราคาโดยคลิกที่ช่องทำเครื่องหมายถัดจากชื่อซัพพลายเออร์ คลิก [Save Changes] เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง: