ดูและอัปเดตใบแจ้งหนี้
ดูและอัปเดตใบแจ้งหนี้
ไปยัง:
เข้าถึงใบแจ้งหนี้
1. เลือก [ใบแจ้งหนี้] → [ดูทั้งหมด] จากแถบการนำทางด้านข้าง
2. จากมุมมองตารางดูใบแจ้งหนี้ทั้งหมด คุณสามารถทำงานต่อไปนี้ได้:
- กรองใบแจ้งหนี้ทั้งหมดตามสถานะ
- ใช้ [ค้นหา] เพื่อค้นหาใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการตรวจสอบ
- [จัดการคอลัมน์] เพื่อแสดงหรือซ่อนคอลัมน์ที่แสดงในตาราง
- คลิกที่ [หมายเลขใบแจ้งหนี้] เพื่อเปิดใบแจ้งหนี้
- ชี้เมาส์ไปที่ [ข้อมูลอ้างอิง] เพื่อเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลอ้างอิงใบแจ้งหนี้ ซึ่งสามารถทำได้เฉพาะเมื่อใบแจ้งหนี้อยู่ในสถานะ 'เปิด' หรือ 'รอการอนุมัติ' เท่านั้น
- ชี้เมาส์ไปที่ [บัญชีค่าใช้จ่าย] เพื่อเพิ่มหรือแก้ไขแผนกหรือบัญชีที่ลงรายการใบแจ้งหนี้นี้ ซึ่งสามารถทำได้เฉพาะเมื่อใบแจ้งหนี้อยู่ในสถานะ 'เปิด' หรือ 'รอการอนุมัติ' เท่านั้น
- [ใบสั่งซื้อ] ดูว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการจับคู่กับใบสั่งซื้อแล้วหรือไม่ ดูบทความ จับคู่ใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้ ของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม
- ดู [สถานะ] ของใบแจ้งหนี้
- [ใบรับสินค้า] ดูใบรับสินค้า ที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ หรือสร้างใบรับสินค้าใหม่สำหรับใบสั่งซื้อที่ใบแจ้งหนี้นั้นจับคู่อยู่
- ดู [สำเนา PDF] ของใบแจ้งหนี้ ตัวเลือกนี้จะใช้งานได้หากใบแจ้งหนี้ถูกสร้างจาก PDF ผ่านโซลูชันระบบใบแจ้งหนี้ไร้กระดาษของ PurchasePlus
การอัปเดตใบแจ้งหนี้
โดยทั่วไป ใบแจ้งหนี้ที่อยู่ในสถานะ 'เปิด' หรือ 'รอการอนุมัติ' สามารถอัปเดตได้โดยผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'จัดการใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้' และ/หรือสิทธิ์ 'จัดการรายการในใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้' (ขึ้นอยู่กับสิ่งที่ต้องการอัปเดต)
การอัปเดตใบแจ้งหนี้ที่อยู่นอกเหนือจากสถานะเปิดหรือรอการอนุมัติต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมก่อนจึงจะสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้:
- ในการอัปเดตใบแจ้งหนี้ที่อยู่ในสถานะ 'กระทบยอดแล้ว' จะต้องเปิดใบแจ้งหนี้ใหม่อีกครั้ง โดยคลิก 'เปิดใบแจ้งหนี้อีกครั้ง' ในเมนู [เพิ่มเติม] ที่ส่วนหัวของใบแจ้งหนี้:
- ในการอัปเดตใบแจ้งหนี้ที่อยู่ในสถานะ 'พร้อมส่งออก' หรือ 'ส่งออกแล้ว' จะต้องทำการ [เปลี่ยนกลับเป็นกระทบยอดแล้ว] ในเมนู [เพิ่มเติม] ที่ส่วนหัวของใบแจ้งหนี้ก่อน จากนั้นจึง 'เปิดอีกครั้ง' ตามขั้นตอนด้านบน
เมื่อทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในใบแจ้งหนี้เรียบร้อยแล้ว ใบแจ้งหนี้จะต้องดำเนินการผ่านกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่มีผลบังคับใช้สำหรับหน่วยงานขององค์กรที่เกี่ยวข้องใหม่อีกครั้ง
การอนุมัติใบแจ้งหนี้
หากใบแจ้งหนี้อยู่ในสถานะ 'รอการอนุมัติ' หมายความว่าจะต้องผ่านกระบวนการอนุมัติให้สำเร็จเพื่อเปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้เป็น 'กระทบยอดแล้ว'
มีหลายสาเหตุที่ทำให้ใบแจ้งหนี้อาจถูกติดธงแจ้งเตือนและต้องได้รับการอนุมัติ เหตุผลของแต่ละธงจะแสดงอยู่ในแท็บธงของใบแจ้งหนี้ รวมถึงธงของแต่ละรายการจะแสดงอยู่ในคอลัมน์ธงในแต่ละรายการของใบแจ้งหนี้
ในฐานะผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมาย คุณสามารถตรวจสอบเหตุผลของแต่ละธงและตัดสินใจได้ว่าต้องการแก้ไขปัญหาตามเหตุผลของธงนั้น หรืออนุมัติใบแจ้งหนี้โดยไม่ต้องแก้ไขปัญหาของธงบางส่วนหรือทั้งหมด
กระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้มีรายละเอียดที่ต้องอธิบายเพิ่มเติมในบทความเฉพาะ เรียนรู้เพิ่มเติมได้โดย อ่านคู่มือนี้
การใช้งาน Invoice Power Editor
ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'สามารถจัดการใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ได้' สามารถใช้ Invoice Power Editor เพื่อตรวจสอบและอัปเดตใบแจ้งหนี้ใน PurchasePlus ควบคู่ไปกับไฟล์ PDF ของใบแจ้งหนี้ที่ได้รับผ่านทางอีเมลระบบใบแจ้งหนี้ไร้กระดาษได้
ในการเริ่มใช้งาน Invoice Power Editor:
- เลือกใบแจ้งหนี้ใดก็ได้จากส่วน [ใบแจ้งหนี้] → [ดูทั้งหมด] หรือ [ใบแจ้งหนี้] → [รอการอนุมัติจากฉัน]
- ที่ส่วนหัวของใบแจ้งหนี้ ให้เลือก [Power Editor]
- หากใบแจ้งหนี้ถูกสร้างขึ้นใน PurchasePlus จากการที่ซัพพลายเออร์ส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ PDF ไปยังที่อยู่อีเมลสำหรับระบบใบแจ้งหนี้ไร้กระดาษของคุณ คุณจะสามารถดูไฟล์ PDF ได้ที่ด้านขวาของหน้าตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ใน PurchasePlus เพื่อความสะดวกในการอ้างอิงขณะอัปเดตใบแจ้งหนี้
เคล็ดลับในการตรวจสอบ
จับคู่ใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้
- หากองค์กรของคุณมีการใช้งาน ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จับคู่ใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้แล้วก่อนที่จะตรวจสอบเหตุผลของธงแจ้งเตือนใดๆ
- เชื่อมโยงรายการสินค้าในใบแจ้งหนี้กับรายการสินค้าในใบสั่งซื้อ หากจำเป็น
รับสินค้าและบริการ
- ตรวจสอบว่าได้รับสินค้าแล้วหรือไม่ หากองค์กรของคุณมีการใช้งาน การรับสินค้าตามใบสั่งซื้อเป็นขั้นตอนสำคัญในการยืนยันว่าสินค้าได้รับการจัดส่งแล้ว และเป็นสัญญาณแจ้งให้ผู้อนุมัติใบแจ้งหนี้ทราบว่าสามารถอนุมัติใบแจ้งหนี้ได้
ตรวจสอบรายการในใบแจ้งหนี้ก่อนอนุมัติ
- ในกรณีที่มีส่วนต่างระหว่างราคาในใบสั่งซื้อและราคาในใบแจ้งหนี้ คุณอาจต้องการติดต่อซัพพลายเออร์เพื่อขอใบลดหนี้สำหรับส่วนต่างดังกล่าว