สถานะใบแจ้งยอด (Statement Statuses)
สถานะใบแจ้งยอด (Statement Statuses)
ไปยังหัวข้อ:
- สถานะรายการ (Line Statuses)
- เหตุผลที่ต้องตรวจสอบ (Attention Reasons)
- การจัดการกับข้อยกเว้น (Working through Exceptions)
- การบังคับกระทบยอด (Force Reconcile)
สถานะรายการ (Line Statuses)
รายการในใบแจ้งยอดสามารถมีสถานะได้หนึ่งในสี่สถานะ โดยสถานะจะขึ้นอยู่กับใบแจ้งหนี้ที่จับคู่และสถานะการบังคับกระทบยอด ซึ่งจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องมีการเปลี่ยนแปลง
- Unmatched (ยังไม่จับคู่): ไม่พบใบแจ้งหนี้ที่ตรงกัน อาจยังคงจับคู่กับใบแจ้งหนี้ในอนาคตได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถเชื่อมโยงด้วยตนเองหรือทำการบังคับกระทบยอดได้
- Pending (รอดำเนินการ): จับคู่ใบแจ้งหนี้แล้ว ยอดรวมตรงกัน แต่ใบแจ้งหนี้ยังไม่อยู่ในสถานะสิ้นสุด (ยังคงเปิดอยู่, อนุมัติแล้ว หรือส่งออกแล้ว) รายการจะเปลี่ยนเป็นกระทบยอดแล้วโดยอัตโนมัติเมื่อใบแจ้งหนี้อยู่ในสถานะชำระแล้ว (Paid) หรือดำเนินการแล้ว (Processed)
- Attention (ต้องตรวจสอบ): จับคู่ใบแจ้งหนี้แล้วและเป็นสถานะสิ้นสุด แต่มีเหตุผลที่ต้องตรวจสอบอย่างน้อยหนึ่งข้อ คุณจำเป็นต้องเข้าไปตรวจสอบรายการนี้
- Reconciled (กระทบยอดแล้ว): จับคู่แล้ว เป็นสถานะสิ้นสุด ยอดรวมอยู่ในเกณฑ์ผลต่างที่ยอมรับได้ และไม่มีเหตุผลที่ต้องตรวจสอบ หรือรายการนั้นได้รับการบังคับกระทบยอด (Force Reconciled) แล้ว
เหตุผลที่ต้องตรวจสอบ (Attention reasons)
เมื่อรายการอยู่ในสถานะ Attention จะมีเหตุผลระบุไว้อย่างน้อยหนึ่งข้อ โดยรายการหนึ่งอาจมีเหตุผลได้หลายข้อพร้อมกันและระบบจะแสดงเหตุผลทั้งหมด
- Variance (ผลต่างยอดเงิน): จำนวนเงินในใบแจ้งยอดและยอดรวมของใบแจ้งหนี้แตกต่างกันเกินกว่าเกณฑ์ผลต่างที่ยอมรับได้
- Wrong Supplier (ผู้จัดจำหน่ายไม่ถูกต้อง): ใบแจ้งหนี้ที่จับคู่เป็นของผู้จัดจำหน่ายคนละรายกับในใบแจ้งยอด
- Duplicate (รายการซ้ำ): ใบแจ้งหนี้ที่จับคู่เชื่อมโยงอยู่กับรายการในใบแจ้งยอดอื่นแล้วเช่นกัน
- Cancelled (ยกเลิกแล้ว): ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ถูกยกเลิกแล้ว
หมายเหตุ: เกณฑ์ผลต่างที่ยอมรับได้ (Tolerance) คือกฎสำหรับการยอมรับผลต่างเล็กน้อยโดยอัตโนมัติ ซึ่งใช้การกำหนดค่าเกณฑ์เดียวกับที่คุณมีอยู่แล้วสำหรับใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้
การจัดการกับข้อยกเว้น (Working through exceptions)
รายการมีสถานะ Unmatched
หากคุณมีรายการที่ยังไม่จับคู่ในใบแจ้งยอด คุณสามารถ:
- รอ: หากยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ ให้ปล่อยรายการนั้นไว้เป็น Unmatched ใบแจ้งหนี้ใหม่ที่เข้ามาใน PurchasePlus จะถูกดึงข้อมูลในครั้งถัดไปที่คุณเปิดดูรายละเอียดหรือคลิก Run Matching
- ค้นหาและเชื่อมโยง (Search and Link): เปิดหน้าต่างค้นหาด้วยตนเองเพื่อค้นหาและเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้ด้วยตัวคุณเอง (ดูด้านล่าง)
- บังคับกระทบยอด (Force Reconcile): หากคุณทราบว่ารายการดังกล่าวจะไม่มีใบแจ้งหนี้ที่ตรงกันอย่างแน่นอน (เช่น การชำระด้วยเงินสด การชำระเงินนอกแพลตฟอร์ม หรือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นครั้งเดียว) ให้ทำการบังคับกระทบยอดพร้อมระบุเหตุผล
การบังคับกระทบยอด (Force reconcile)
การบังคับกระทบยอดเป็นการแทนที่ค่าระดับรายการ รายการจะแสดงเป็น Reconciled พร้อมเครื่องหมายระบุว่า "Forced"
คุณสามารถบังคับกระทบยอดให้กับรายการใดๆ ที่ยังไม่ได้กระทบยอด ได้แก่ รายการที่มีสถานะ Unmatched, Pending หรือ Attention
ใช้ฟังก์ชันนี้เมื่อ:
- รายการที่ Unmatched จะไม่มีใบแจ้งหนี้ที่ตรงกันอย่างแน่นอน (การชำระเงินนอกแพลตฟอร์ม, ยอดยกมา, รายการที่ไม่สามารถกระทบยอดได้)
- ต้องการปิดรายการที่ Pending โดยไม่ต้องรอให้ใบแจ้งหนี้เข้าสู่สถานะสิ้นสุด
- รายการที่ Attention มีเหตุผลที่คุณได้ตรวจสอบและยอมรับแล้ว (ผลต่างยอดเงิน, ใบแจ้งหนี้ที่ถูกยกเลิก ฯลฯ)
วิธีบังคับกระทบยอด (How to Force Reconcile)
- คลิกที่สถานะใบแจ้งยอด
- คลิก [Force Reconcile]
