ภาพรวม

ภาพรวม

การทำความเข้าใจรูปแบบองค์กร (Organisations) ของ PurchasePlus และผลกระทบของการตั้งค่า เป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการก้าวสู่การเป็นผู้ใช้งานระดับสูง (Power User) ของ PurchasePlus

นี่คือตอนแรกของบทความชุด 6 ตอนที่ออกแบบมาสำหรับผู้ดูแลระบบ (System Administrator) ทุกคน 

ไปยังหัวข้อ:

องค์กร

องค์กร (Organisation) คือหน่วยงานหนึ่งใน PurchasePlus ซึ่งสามารถเป็นตัวแทนของ:

  • ผู้ซื้อ (Purchaser),
    • โรงแรม โรงพยาบาล หรือสถานที่ให้บริการไลฟ์สไตล์แห่งใดแห่งหนึ่ง
      • แผนก (Department) ภายในสถานที่ดังกล่าว หรือ
  • ซัพพลายเออร์ (Supplier)

องค์กรใน PurchasePlus สามารถจำแนกได้หลายวิธี และขึ้นอยู่กับการจำแนกประเภทและการตั้งค่าองค์กรที่สามารถปรับแต่งได้หลากหลาย ทำให้องค์กรสามารถโต้ตอบระหว่างกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งท้ายที่สุดนำไปสู่การที่องค์กรผู้ซื้อสามารถจัดซื้อสินค้าที่ถูกต้อง จากองค์กรซัพพลายเออร์ที่ถูกต้อง ในราคาที่เหมาะสม

เมื่อผู้ใช้ลงชื่อเข้าใช้ PurchasePlus ผู้ใช้จะลงชื่อเข้าใช้ในองค์กรใดองค์กรหนึ่ง เพื่อดำเนินธุรกิจและทำงานให้เสร็จสิ้นในนามขององค์กรนั้น ฟังก์ชันการทำงานที่ผู้ใช้แต่ละคนสามารถใช้งานได้จะขึ้นอยู่กับประเภทขององค์กร การตั้งค่า ตำแหน่งขององค์กรในลำดับชั้น และชุดสิทธิ์การใช้งาน (Permissions) ส่วนบุคคลของผู้ใช้เอง

องค์กรจะมีรหัสประจำตัวองค์กร (Organisation ID) ที่ไม่ซ้ำกัน มีชื่อองค์กร และมีตัวระบุ รายละเอียดคำอธิบาย รวมถึงข้อมูลการติดต่ออื่นๆ ซึ่งผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'จัดการองค์กร' สามารถดูและแก้ไขได้ในแท็บ [ทั่วไป] ขององค์กร:

Organisations

ประเภทองค์กร

องค์กรสามารถจำแนกได้เป็นทั้งผู้ซื้อ (Purchaser) หรือซัพพลายเออร์ (Supplier) ฟังก์ชันการทำงานที่มีให้สำหรับผู้ใช้ที่ลงชื่อเข้าใช้ในแต่ละประเภทขององค์กรจะแตกต่างกันอย่างมาก:

นิติบุคคล

องค์กรใน PurchasePlus สามารถเป็นนิติบุคคล (Legal Entities) หรือไม่ใช่นิติบุคคล (Non-Legal Entities) ก็ได้

นิติบุคคล คือบริษัทหรือหน่วยธุรกิจที่จดทะเบียนกับหน่วยงานทะเบียนธุรกิจกลางในประเทศนั้นๆ และจะมีหมายเลขทะเบียนธุรกิจ (เช่น ในออสเตรเลียคือ ABN) ธุรกิจที่ดำเนินการค้าขาย (เช่น โรงแรม) ควรได้รับการตั้งค่าเป็นนิติบุคคลเกือบทุกกรณี แต่แผนก (เช่น องค์กรย่อย) ภายใต้ธุรกิจการค้านั้น (เช่น แผนกแม่บ้าน) ควรตั้งค่าเป็นไม่ใช่นิติบุคคลเป็นหลัก  

นิติบุคคลและหน่วยงานที่ไม่ใช่นิติบุคคลจะได้รับการปฏิบัติแตกต่างกันใน PurchasePlus ตัวอย่างเช่น หน่วยงานที่ไม่ใช่นิติบุคคล (เช่น แผนก หรือองค์กรย่อย) อาจสร้างใบขอซื้อและใบสั่งซื้อได้ แต่องค์กรหลัก (Parent Organisation) ที่อยู่ใกล้ที่สุดซึ่งเป็นนิติบุคคลจะถูกกำหนดให้เป็นผู้ซื้อของนิติบุคคลนั้น:

Legal Entities

สถานะการยืนยัน

องค์กรใน PurchasePlus สามารถเป็นแบบยืนยันแล้ว (Verified) หรือยังไม่ได้ยืนยัน (Unverified)

องค์กรที่ยืนยันแล้ว คือองค์กรผู้ซื้อ หรือองค์กรซัพพลายเออร์ที่ลงทะเบียนแล้ว กล่าวคือ ผู้ใช้งานจริงในโลกแห่งความเป็นจริงจะลงชื่อเข้าใช้ในองค์กรนี้และทำงานต่างๆ

องค์กรที่ยังไม่ได้ยืนยัน คือองค์กรซัพพลายเออร์ที่จัดการโดยผู้ซื้อ (เช่น Self Managed Supplier) และไม่มีผู้ใช้คนใดลงชื่อเข้าใช้งานในองค์กรนี้เลย

ลำดับชั้นขององค์กร

องค์กรสามารถ 'ซ้อนกัน' (Nested) ภายใต้องค์กรอื่นได้อย่างไม่จำกัด นี่คือวิธีที่เราแสดงโครงสร้างองค์กรในโลกแห่งความเป็นจริงในรูปแบบดิจิทัล และโครงสร้างนี้ช่วยให้ผู้ซื้อสามารถดูสถานที่/สถานประกอบการ (Properties) ของตนได้ สถานที่สามารถดูแผนกต่างๆ ของตนได้ และแผนกสามารถดูเอกสารและข้อมูลเฉพาะของตนเองได้ 

Organisation Hierarchy diagram

นอกจากนี้ โมเดลลำดับชั้นขององค์กรนี้ยังใช้เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่เป็นสมาชิกของโหนดองค์กรหนึ่ง สามารถดูข้อมูลที่เป็นของโหนดอื่นที่ตนไม่มีส่วนเกี่ยวข้องได้ และช่วยให้ผู้ใช้ที่เป็นสมาชิกขององค์กรหลักมองเห็นข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ภายใต้ตนได้ 

ผู้ใช้ที่ลงชื่อเข้าใช้ในองค์กรหลักจะสามารถเลือกองค์กรย่อยของตนได้ในขณะที่ดำเนินการต่างๆ ใน PurchasePlus องค์กรย่อยเหล่านี้มักจะถูกเรียกว่า 'แผนก' ในระบบ ซึ่งแท้จริงแล้วแผนกก็คือองค์กรย่อยที่ซ้อนอยู่ภายใต้องค์กรของเซสชันปัจจุบัน (Current Session Organisation) ซึ่งก็คือองค์กรที่ผู้ใช้กำลังลงชื่อเข้าใช้งานอยู่ในขณะนั้น 

ผู้ใช้ที่ลงชื่อเข้าใช้ในองค์กรย่อยจะไม่สามารถดำเนินธุรกิจในนามขององค์กรหลักของตนได้ แม้ว่าฟีเจอร์หลายอย่าง (เช่น แคตตาล็อก สูตรการผลิต และอื่นๆ) จะส่งทอดลงมาตามลำดับชั้น ซึ่งหมายความว่าองค์กรย่อยจะ 'สืบทอด' โครงสร้างข้อมูลเหล่านี้จากองค์กรหลักของตน และไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใหม่อีกเป็นครั้งที่สอง

ตัวอย่างลำดับชั้นขององค์กร

ตัวอย่างด้านล่างนี้แสดงให้เห็นว่าสามารถตั้งค่าองค์กรในลำดับชั้นที่ทำงานได้อย่างไร รวมถึงผลกระทบต่อสถานะนิติบุคคลและสถานะการยืนยัน

กลุ่มลูกค้า (Customer Group): Inland Hotels Group (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)

  1. สถานที่/สถานประกอบการ (Property): Tamworth South Hotel (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
    1. แผนก (Department): TSH Kitchen (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
    2. แผนก (Department): TSH Cafe (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
    3. แผนก (Department): TSH Alcohol (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
  2. สถานที่/สถานประกอบการ (Property): Tamworth Central Club (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
  3. 1. แผนก (Department): TCC Front Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
    1. แผนก (Department): TCC Back Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
    2. แผนก (Department): Bistro89 (isVerified = FALSE, isLegalEntity = TRUE)

สถานการณ์ทั่วไปบางประการเพื่ออธิบายเพิ่มเติม:

  • ผู้ใช้ที่ลงชื่อเข้าใช้ใน (1) จะสามารถดูและดำเนินธุรกิจในนามของแผนกต่างๆ ที่อยู่ใต้ตนเองได้ (1a), (1b), (1c)
  • ผู้ใช้ที่ลงชื่อเข้าใช้ใน 1b จะไม่สามารถดำเนินธุรกิจในนามของ (1), (1a), (1c) ได้
  • ผู้ใช้ที่ (2) หรือหน่วยงานย่อยใดๆ ภายใต้ (2) จะไม่สามารถดูหรือดำเนินธุรกิจในนามของ (1) หรือหน่วยงานย่อยใดๆ ภายใต้ (1) ได้
  • ผู้ใช้ที่ลงชื่อเข้าใช้ในระดับกลุ่มลูกค้า (Customer Group) จะสามารถดูและดำเนินธุรกิจในนามของ (1), (2) และหน่วยงานย่อยทั้งหมดได้

การดูภาพรวมลำดับชั้นขององค์กรของคุณ

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'จัดการองค์กร' สามารถดูลำดับชั้นขององค์กรได้โดยไปที่ [การตั้งค่าระบบ] → [การตั้งค่าองค์กร] แล้วคลิกไอคอนเครื่องหมายหมวกรูปตัววี (Caret) ในแผง [ลำดับชั้นขององค์กร]:

Organisation Hierarchy in Organisation Settings

ลำดับชั้นจะแสดงผลแบบเป็นภาพโดยมีองค์กรย่อยซ้อนอยู่ภายใต้องค์กรหลักของตน

องค์กรบางแห่งจะมีไอคอนเชฟรอน (บั้ง) อยู่ทางด้านซ้ายของแถว และองค์กรเหล่านี้สามารถขยายเพื่อแสดงองค์กรสืบทอดที่อยู่ภายใต้ หรือยุบเพื่อซ่อนได้:

expand or collapse org hierarchy

จากตารางนี้ คุณยังสามารถดู Org ID ที่ไม่ซ้ำกัน สถานะนิติบุคคล และแผง [ดูข้อมูล] ที่สรุปข้อมูลขององค์กรที่เลือกได้ 

สุดท้ายนี้ การคลิก [เลือก] จะช่วยให้คุณไปยังหน้าการตั้งค่าขององค์กรนั้นและทำการเปลี่ยนแปลงได้หากจำเป็น 

การเป็นสมาชิกขององค์กร

วิธีที่ PurchasePlus กำหนดว่าผู้ใช้ได้รับอนุญาตให้ลงชื่อเข้าใช้ในองค์กรใดบ้างนั้นเป็นรูปแบบ 'สมาชิก' (Membership) 

ผู้ใช้คนหนึ่งสามารถเป็น 'สมาชิก' ขององค์กรได้ตั้งแต่หนึ่งแห่งขึ้นไป หากเป็นสมาชิกหลายแห่ง ผู้ใช้สามารถสลับลงชื่อเข้าใช้ในองค์กรต่างๆ ที่ตนเป็นสมาชิก (และทำงานในนามขององค์กรนั้นๆ) โดยใช้ตัวสลับองค์กร (Organisation Switcher): 

Organisation Switcher

ผู้ใช้แต่ละคนต้องมีองค์กร 'เริ่มต้น' ซึ่งเป็นตัวกำหนดองค์กรที่จะเริ่มเซสชันเมื่อลงชื่อเข้าใช้ครั้งแรก ผู้ใช้สามารถอัปเดตองค์กรเริ่มต้นของตนเองได้ตลอดเวลาในส่วนบัญชีผู้ใช้ โดยองค์กรที่มีให้เลือกจะจำกัดเฉพาะองค์กรที่ตนเป็นสมาชิกเท่านั้น:

Update Default Org

ผู้ใช้อื่นๆ ที่ (ก) เป็นสมาชิกขององค์กรเดียวกัน และ (ข) มีสิทธิ์ 'ดูผู้ใช้' และ/หรือ 'จัดการผู้ใช้' จะสามารถดูและ/หรือจัดการผู้ใช้รายนี้ (และผู้ใช้อื่นๆ ทั้งหมด) ในองค์กรได้

ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (AP Systems)

ส่วนนี้มีไว้สำหรับผู้ใช้ระดับสูง (Advanced Users) เท่านั้น

ระบบ AP (AP System) คือออบเจ็กต์ระบบของ PurchasePlus ที่ช่วยลดความซับซ้อนของลำดับชั้นขององค์กรของผู้ซื้อ ให้กลายเป็น 'คอนเทนเนอร์' ระดับสูงที่ทำให้ข้อมูลบางอย่างที่สร้างขึ้นโดยองค์กรสมาชิก สามารถนำไปส่งออกผ่านการเชื่อมต่อเข้ากับระบบบัญชี (ภายนอก) ที่ระบุของฝั่งผู้ซื้อได้ 

นอกจากนี้ องค์กรที่ใช้ระบบ AP ร่วมกันจะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ใช้ร่วมกันซึ่งเป็นของระบบ AP นั้นได้ (เช่น ซัพพลายเออร์)

เหนือกว่าออบเจ็กต์หรือแอตทริบิวต์อื่นๆ ใน PurchasePlus ระบบ AP คือสิ่งที่เป็นตัวแทนของลูกค้าอย่างครบถ้วนสมบูรณ์

ระบบ AP ประกอบด้วย:

  • ชื่อ - โดยปกติจะเป็นชื่อของโหนดองค์กรระดับสูงสุดที่จะใช้ระบบ AP นี้เป็นโหนดองค์กร ตามด้วย 'AP Hub' เช่น 'Inland Hotels New South Wales AP Hub'
  • AP System ID (ซึ่งไม่ซ้ำกัน)
  • ประเภทของระบบ AP
  • สกุลเงิน 
  • รูปแบบการส่งออก (สำหรับใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่จะส่งออกไปยังระบบบัญชีภายนอก) และหากมี จะรวมถึงตัวแปรรูปแบบการส่งออกอย่างน้อยหนึ่งรายการ 
  • ปลายทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Destinations) ที่องค์กรผู้ซื้อซึ่งอยู่ในระบบ AP นี้สามารถใช้เพื่อส่งไฟล์ส่งออกและไฟล์รายงานทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ สามารถมีปลายทางได้มากเท่าที่ต้องการ แต่สามารถกำหนดให้เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับการส่งออกของระบบ AP ได้เพียงแห่งเดียวเท่านั้น 
  • ผู้ซื้อ ที่ใช้งานระบบ AP
  • ซัพพลายเออร์ ที่เพิ่มลงในระบบ AP ด้วยตนเอง หรือเชื่อมต่อกับผู้ซื้อที่ใช้ระบบ AP ผ่านระบบ จะแสดงอยู่ในระบบ AP
  • ความสัมพันธ์ทางการค้า ระหว่างผู้ซื้อและซัพพลายเออร์ในระบบ AP
  • (ไม่บังคับ) ฟิลด์แบบกำหนดเองระดับส่วนหัว (Header Custom Fields) 
  • (ไม่บังคับ) ฟิลด์แบบกำหนดเองระดับบรรทัดย่อย (Sub-Line Custom Fields)  

รูปแบบการส่งออก AP

รูปแบบการส่งออก AP คือโค้ด GraphQL (GQL) ที่ดึงข้อมูลจากฐานข้อมูล PurchasePlus และส่งออกเป็นไฟล์ JSON ดิบ ไฟล์ JSON นี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ระบบบัญชีเฉพาะของผู้ซื้อสามารถนำเข้าได้โดยอัตโนมัติ ดังนั้นจึงมักจะมีความหลากหลายพอสมควรระหว่างรูปแบบการส่งออก AP แต่ละแบบ

รูปแบบการส่งออก AP จำเป็นต้องมี:

  • ชื่อ - มักจะตั้งชื่อตามผู้ซื้อระดับสูงสุด เช่น 'Inland Hotels Group'
  • คลาส - ใน PurchasePlus จะเป็น GQL เสมอ
  • ประเภทไฟล์ผลลัพธ์ โปรดทราบว่าสำหรับ PurchasePlus (คลาส GQL) จะมีเฉพาะ JSON เท่านั้นที่เป็นรูปแบบการส่งออกได้

รูปแบบการส่งออก AP ยังสามารถกำหนดค่าเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานงวดบัญชี (Accounting Period Enabled/Disabled) ได้ ซึ่งหากเปิดใช้งาน จะแจ้งให้ผู้ใช้ในองค์กรประเภท B ระบุงวดบัญชีในไฟล์ส่งออก AP ของตน

ตัวแปรรูปแบบการส่งออก AP

รูปแบบการส่งออก AP แต่ละรูปแบบสามารถมีได้หลายตัวแปร (Variants) ตัวแปรคือโค้ด GQL ที่นำไฟล์ JSON ดิบมาจัดการแปลงข้อมูล และสามารถส่งออกข้อมูล AP ในรูปแบบอื่นได้ (เช่น CSV) แต่ตัวแปรนั้นจะต้องได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อสร้างประเภทไฟล์ผลลัพธ์ที่กำหนดไว้ และต้องอาศัยการปรับแต่งทางวิศวกรรมจาก PurchasePlus

ตัวแปรรูปแบบการส่งออก AP จำเป็นต้องมี:

  • ชื่อ ใช้หลักการตั้งชื่อที่คล้ายกับรูปแบบการส่งออก AP โดยมีคำว่า 'Variant' ต่อท้าย
  • ประเภทไฟล์ผลลัพธ์ มีไฟล์หลายประเภทให้เลือกใช้ ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกตัวเลือกที่ระบบ AP ภายนอกของคุณต้องการ
  • ชื่อฟังก์ชัน (Function Name) ใช้เพื่อเรียกใช้การแปลงค่าที่จะถูกนำไปใช้โดยตัวแปร และนี่เป็นหนึ่งในเหตุผลที่รูปแบบการส่งออก AP และตัวแปรจำเป็นต้องมีข้อมูลและดำเนินการโดยทีมวิศวกรรม
  • Owner Organisation ID โดย Owner ID จะใช้เพื่อระบุว่าตัวแปรรูปแบบการส่งออก AP นี้ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อใคร

ประเภทการส่งออกของระบบ AP

เมื่อเพิ่มองค์กรลงในระบบ AP แล้ว จะสามารถกำหนดประเภทการส่งออกขององค์กรได้

  • ควรใช้ ประเภท A หากองค์กรส่งออกใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ทีละรายการไปยังปลายทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า องค์กรเหล่านี้สามารถเลือกใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้หลายรายการแล้วส่งออกเป็นชุดได้ โดยระบบจะส่งไฟล์ส่งออกหลายไฟล์ (หนึ่งไฟล์ต่อหนึ่งเอกสาร) ไปยังปลายทางอิเล็กทรอนิกส์
  • ควรใช้ ประเภท B หากองค์กรสร้างไฟล์ส่งออกด้วยตนเอง (ประกอบด้วยใบแจ้งหนี้/ใบลดหนี้หนึ่งรายการหรือหลายรายการ) ผ่านศูนย์การส่งออก (Export Center) และดาวน์โหลดหรือส่งไปยังปลายทางอิเล็กทรอนิกส์ตามดุลยพินิจของตนเป็นไฟล์เดียว

การตั้งค่านี้ไม่ได้เปลี่ยนแปลงรูปแบบการส่งออก AP ที่นำไปใช้กับองค์กรนี้แต่อย่างใด เพียงแต่ควบคุมตัวเลือกที่จะแสดงให้ผู้ใช้ในองค์กรนี้เห็นบนใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่กระทบยอดแล้ว รวมถึงในพื้นที่ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ของศูนย์การส่งออกเท่านั้น

แต่ละองค์กรจะมีความต้องการประเภทการส่งออกของตนเองตามข้อกำหนดขององค์กร แต่ตามหลักการทั่วไป นี่เป็นการตั้งค่าที่สำคัญมาก และโปรดอย่าเปลี่ยนแปลงโดยที่ยังไม่เข้าใจการตั้งค่ารูปแบบการส่งออก AP อื่นๆ ขององค์กรอย่างถ่องแท้ ขอแนะนำให้อัปเดตการตั้งค่านี้ร่วมกับสมาชิกในทีมกำหนดค่าของ PurchasePlus เท่านั้น

Related articles