การประเมินมูลค่าสินค้าคงคลัง

เรียนรู้วิธีที่ PurchasePlus กำหนดราคาที่จะใช้เมื่อมีการรับสินค้าเข้าสู่สินค้าคงคลัง และราคาดังกล่าวจะส่งผลต่อมูลค่าสินค้าคงคลังของคุณอย่างไร

สรุปสั้นๆ: เมื่อคุณรับสินค้าเข้าสู่สินค้าคงคลัง PurchasePlus จะประเมินมูลค่าสินค้าด้วยราคาที่แม่นยำที่สุดที่มีอยู่ในขณะนั้น หากมีใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์อยู่ในระบบแล้ว จะใช้ราคาตามใบแจ้งหนี้

โปรดทราบ: บทความนี้อธิบายการทำงานของโมดูลสินค้าคงคลังใน PurchasePlus โมดูลสินค้าคงคลังใน PurchasePlus ได้รับการออกแบบใหม่ และมีความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญจากโมดูลสินค้าคงคลังของ Legacy PurchasePlus

ลำดับความสำคัญของราคา

ราคาที่บันทึกลงในสินค้าคงคลังจะเป็นราคาในบรรทัดของใบรับสินค้า ณ ขณะที่ทำรายการใบรับสินค้าเสร็จสมบูรณ์เสมอ PurchasePlus จะกรอกราคานั้นล่วงหน้าโดยใช้ข้อมูลที่ดีที่สุดที่มีอยู่:

1. ราคาตามใบแจ้งหนี้ หากบรรทัดในใบแจ้งหนี้ได้รับการเชื่อมโยงกับบรรทัดในใบสั่งซื้อใน PurchasePlus แล้ว จะใช้ราคาตามที่ออกใบแจ้งหนี้ นี่คือราคาจริงที่ถูกเรียกเก็บ จึงเป็นราคาที่ดีที่สุดที่มีอยู่ โปรดทราบว่าใบแจ้งหนี้จะต้องได้รับการเชื่อมโยงในระดับบรรทัด การที่ใบแจ้งหนี้เพียงแค่ตรงกับใบสั่งซื้อนั้นยังไม่เพียงพอ และบรรทัดในใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมโยงไม่จำเป็นต้องเป็นสินค้าตัวเดียวกัน
2. ราคาตามใบสั่งซื้อ หากไม่มีบรรทัดในใบแจ้งหนี้เชื่อมโยงอยู่ จะใช้ราคาจากใบสั่งซื้อ นี่คือราคาที่องค์กรของคุณตกลงที่จะจ่าย จึงเป็นการประมาณการที่ดีที่สุดที่มีอยู่ ณ เวลาที่ทำการรับสินค้า

ผู้รับสินค้าสามารถแก้ไขราคาที่กรอกไว้ล่วงหน้าในบรรทัดใดก็ได้ก่อนที่จะทำรายการใบรับสินค้าให้เสร็จสมบูรณ์ ซึ่งมีประโยชน์เมื่อใบแจ้งหนี้ยังมาไม่ถึงแต่มีใบส่งของที่แสดงราคาจริง หรือสำหรับรายการที่คิดราคาตามน้ำหนักซึ่งน้ำหนักหรือราคาที่ส่งมอบจริงแตกต่างจากที่สั่งซื้อ ราคาใดก็ตามที่อยู่บนบรรทัดเมื่อใบรับสินค้าเสร็จสมบูรณ์จะเป็นราคาที่ถูกบันทึกลงในสินค้าคงคลัง

เหตุใดสิ่งนี้จึงสำคัญต่อมูลค่าสินค้าคงคลัง

สินค้าคงคลังใน PurchasePlus ได้รับการประเมินมูลค่าด้วยวิธีต้นทุนถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก (Weighted Average) การรับสินค้าทุกครั้งจะถูกนำไปเฉลี่ยรวมเป็นมูลค่าต่อหน่วยของรายการสต็อกนั้น ณ สถานที่จัดเก็บสต็อกดังกล่าว ซึ่งหมายความว่าราคาที่ใช้ ณ เวลาที่รับสินค้าจะส่งผลโดยตรงต่อมูลค่าสินค้าคงคลังของคุณ และจากนั้นจะส่งต่อไปยังการตรวจนับสต็อก การรายงานผลต่าง และการคิดต้นทุนสูตรอาหารสำหรับสูตรอาหารในสินค้าคงคลัง

คุณสามารถดูมูลค่าต่อหน่วยและมูลค่ารวมปัจจุบันของรายการสต็อกของคุณได้ตลอดเวลาโดยไปที่ [สินค้าคงคลัง] → [สถานที่จัดเก็บสต็อก] แล้วคลิกเข้าไปที่สถานที่จัดเก็บสต็อก โปรดดูบทความข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง ส่วนที่ 3: สถานที่จัดเก็บสต็อกเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อใบแจ้งหนี้มาถึงในภายหลัง

นี่คือจุดสำคัญที่ต้องทำความเข้าใจ ในธุรกิจการบริการ ถือเป็นเรื่องปกติอย่างยิ่งที่สินค้าจะมาถึงก่อนใบแจ้งหนี้ ในกรณีดังกล่าว การรับสินค้าจะถูกประเมินมูลค่าตามราคาในใบสั่งซื้อ หากในภายหลังใบแจ้งหนี้มาถึงด้วยราคาที่แตกต่างออกไป มูลค่าสินค้าคงคลังจะไม่ได้รับการปรับย้อนหลัง PurchasePlus จะไม่ย้อนกลับไปปรับราคาสต็อกที่ได้รับเข้ามาแล้ว

แต่ส่วนต่างระหว่างใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้จะถูกตรวจพบโดยอัตโนมัติผ่านการจับคู่ใบแจ้งหนี้ (Invoice Match) และจะแสดงในรูปแบบของการแจ้งเตือนของใบแจ้งหนี้ (Invoice Flags) เพื่อให้ทีมบัญชีเจ้าหนี้ของคุณตรวจสอบ โปรดดูบทความข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับใบรับสินค้าเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ระบบแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหรือข้อแตกต่าง

ตัวอย่างการทำงานจริง

โรงแรมแห่งหนึ่งสั่งซื้อไก่ 10 ลังในราคาลังละ $50.00 สินค้ามาถึงในวันจันทร์ แต่ใบแจ้งหนี้ยังมาไม่ถึง

• การรับสินค้าจะบันทึกไก่ 10 ลังเข้าสู่สต็อกที่ราคาลังละ $50.00 (รวมเป็น $500.00) โดยอ้างอิงจากราคาในใบสั่งซื้อ
• ใบแจ้งหนี้มาถึงในวันพุธที่ราคาลังละ $52.00 ระบบจับคู่ใบแจ้งหนี้จะแจ้งเตือนส่วนต่าง $2.00 ต่อลังเทียบกับใบสั่งซื้อ และทีมบัญชีเจ้าหนี้จะดำเนินการจัดการตรวจสอบ
• สต็อกที่มีอยู่แล้วในคลังจะยังคงมีมูลค่าอยู่ที่ลังละ $50.00 ส่วนต่าง $20.00 จะไม่ถูกส่งไปยังสินค้าคงคลัง แต่การรับสินค้าครั้งถัดไป (และท้ายที่สุดคือการตรวจนับสต็อก) จะปรับค่าเฉลี่ยให้กลับมาสอดคล้องกับความเป็นจริง

หากในทางกลับกัน ใบแจ้งหนี้ได้อยู่ในระบบแล้วก่อนที่สินค้าจะได้รับการตรวจรับ การรับสินค้าจะบันทึกที่ราคาลังละ $52.00 ทันที

ตัวอย่างในทางปฏิบัติ

1. การใช้ราคาตามใบแจ้งหนี้ (ใบแจ้งหนี้อยู่ในระบบแล้ว ณ เวลาที่รับสินค้า)

โรงแรมแห่งหนึ่งรับกระดาษทิชชู 1,800 ชิ้นตามใบสั่งซื้อแบบต่อเนื่อง (Standing Purchase Order) ราคาตามใบสั่งซื้อคือ $1.6400 ต่อหน่วย แต่มีใบแจ้งหนี้หลายใบเข้ามาใน PurchasePlus แล้วที่ราคา $1.6389 ต่อหน่วยก่อนที่ใบรับสินค้าจะเสร็จสมบูรณ์ สต็อกจึงได้รับการประเมินมูลค่าตามราคาในใบแจ้งหนี้ที่ $1.6389 ไม่ใช่ราคาตามใบสั่งซื้อ แม้จะเป็นผลต่างเล็กน้อย แต่ก็แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าลำดับความสำคัญระดับแรกจะถูกนำมาใช้ก่อน

2. การใช้ราคาตามใบสั่งซื้อ โดยที่ใบแจ้งหนี้มาถึงในภายหลังด้วยราคาที่แตกต่างกัน

รีสอร์ตแห่งหนึ่งทำรายการใบรับสินค้าเสร็จสมบูรณ์ในตอนเย็น ก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะมาถึง ทุกบรรทัดจึงเข้าสู่สต็อกด้วยราคาตามใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้มาถึงในอีกสองวันถัดมา และมีเครื่องดื่มหนึ่งรายการที่สั่งซื้อไว้ที่ราคา $56.60 ต่อหน่วย แต่ถูกออกใบแจ้งหนี้มาที่ราคา $63.30 สินค้า 10 หน่วยนั้นจะยังคงอยู่ในสต็อกที่ราคา $56.60 และส่วนต่าง $6.70 จะไม่ถูกส่งกลับไปยังสินค้าคงคลัง แต่จะแสดงขึ้นมาในการจับคู่ใบแจ้งหนี้แทน ซึ่งทีมบัญชีเจ้าหนี้สามารถดำเนินการตรวจสอบและจัดการร่วมกับซัพพลายเออร์ได้

บทสรุปสั้นๆ ในบรรทัดเดียว

ใช้ราคาตามใบแจ้งหนี้หากมีข้อมูล ใช้ราคาตามใบสั่งซื้อหากยังไม่มี การจับคู่ใบแจ้งหนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าทุกส่วนต่างได้รับการตรวจสอบและแก้ไข แม้ว่าสต็อกที่รับเข้ามาแล้วจะไม่มีการปรับราคาใหม่ก็ตาม

บทความที่เกี่ยวข้อง

• การรับสินค้าจากใบสั่งซื้อ
• ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับใบรับสินค้า
• ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง ส่วนที่ 2: รายการสต็อก
• ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง ส่วนที่ 3: สถานที่จัดเก็บสต็อก
• ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง ส่วนที่ 5: การตรวจนับสต็อก

หากองค์กรของคุณต้องการเริ่มต้นใช้งานโมดูลสินค้าคงคลังของ PurchasePlus โปรดติดต่อผู้จัดการฝ่ายดูแลลูกค้า (Account Manager) ของคุณหรือทีมบริการลูกค้าเพื่อขอความช่วยเหลือในการเปิดใช้งานโมดูล และเพื่อจัดเตรียมการฝึกอบรมสำหรับผู้ใช้งานของคุณ (หากจำเป็น)