ภาพรวม

ไปยังหัวข้อ:

• เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
  • ลำดับขั้นของเวิร์กโฟลว์
    • ลำดับ
    • มูลค่าสูงสุด
    • ผู้อนุมัติ
  • การกำหนดเวิร์กโฟลว์
    • หมายเหตุเกี่ยวกับลำดับชั้นขององค์กร
  • การดำเนินการเวิร์กโฟลว์ (บันทึกการตรวจสอบ)
• ใครสามารถสร้างและจัดการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้บ้าง?
• คู่มือ: การสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
• คู่มือ: การอัปเดตเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
  • การอัปเดตลำดับขั้นของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
  • การเพิ่มหรือลบผู้อนุมัติ
  • การอัปเดตการกำหนดเวิร์กโฟลว์
  • การลบเวิร์กโฟลว์
• คู่มือ: การอนุมัติ (หรือปฏิเสธ) เอกสารในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
• แบบใหม่เทียบกับแบบดั้งเดิม
• การแก้ไขปัญหา

---

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ตั้งแต่วินาทีที่ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ถูกนำเข้าสู่ระบบของเรา PurchasePlus จะวิเคราะห์เอกสารทุกฉบับที่อยู่ในสถานะ 'เปิด' และ 'รอการอนุมัติ' อย่างต่อเนื่อง และติดธงระดับส่วนหัวหรือระดับรายการบนเอกสาร ตามการตั้งค่าธงของแต่ละองค์กร ธงเหล่านี้จะแจ้งให้เราทราบว่ามีปัญหากับเอกสารฉบับนั้น เช่น ปริมาณที่สั่งซื้อ (ในใบสั่งซื้อที่จับคู่) ไม่ตรงกับปริมาณที่ออกใบแจ้งหนี้ และจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบโดยบุคคลที่ได้รับมอบหมาย

บุคคลนั้นจะเป็นใครอาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับหน่วยงานในองค์กรที่ได้รับใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ มูลค่าของเอกสาร หรือทั้งสองอย่าง เอกสารอาจจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบจากบุคคลหลายคนภายในองค์กร ตรรกะเกี่ยวกับผู้ที่ต้องอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ รวมถึงการแจ้งเตือนและงานอัตโนมัติที่ช่วยให้ผู้ตรวจสอบดำเนินการได้ จะถูกกำหนดโดยเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ ( หมายเหตุ: ขณะนี้ยังนำไปใช้กับการโอนย้ายสต็อกและใบขอซื้อด้วย)

เมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้ายแล้ว เอกสารจะเปลี่ยนสถานะเป็นกระทบยอดแล้วโดยอัตโนมัติ และสามารถส่งออกไปยังระบบ AP ภายนอกของคุณได้

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติประกอบด้วยลำดับขั้น, การกำหนด, และจะถูกดำเนินการเมื่อใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่มีสิทธิ์ถูกลงรหัสไปยังองค์กร/หน่วยงานที่ได้รับมอบหมาย อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

สำหรับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก เมื่อเข้าสู่สถานะการอนุมัติขั้นสุดท้าย: ใบขอซื้อจะเสร็จสมบูรณ์และจะได้รับใบสั่งซื้อ การโอนย้ายสต็อกจะถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์ 

ลำดับขั้นของเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะมีลำดับขั้น ซึ่งควบคุมผู้ใช้ที่สามารถอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้ตามมูลค่าที่กำหนด

ลำดับขั้นของเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดจะมีชื่อ (เช่น 'ขั้นที่ 1' หรือ 'ผู้ช่วยในครัว') และแต่ละลำดับขั้นจะมีองค์ประกอบที่แตกต่างกันสามส่วน ได้แก่: ลำดับของขั้น, มูลค่าสูงสุดของขั้น, และผู้อนุมัติประจำขั้น

ข้อนี้ยังนำไปใช้กับเวิร์กโฟลว์ใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อกด้วย:

การโอนย้ายสินค้าคงคลัง

ใบขอซื้อ

ลำดับของขั้นในเวิร์กโฟลว์

ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่เข้าสู่เวิร์กโฟลว์จะต้องได้รับการอนุมัติตามลำดับขั้นที่กำหนดไว้ นั่นคือ เอกสารต้องได้รับการอนุมัติจากลำดับขั้นที่ 1 ก่อน จึงจะสามารถอนุมัติโดยลำดับขั้นที่ 2 ได้ และดำเนินเช่นนี้ต่อไปจนกว่าจะได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้าย โปรดดูหัวข้อ: มูลค่าสูงสุดของขั้นในเวิร์กโฟลว์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอนุมัติขั้นสุดท้าย

เวิร์กโฟลว์สามารถมีลำดับขั้นได้สูงสุด 10 ขั้น

มูลค่าสูงสุดของขั้นในเวิร์กโฟลว์

มูลค่าสูงสุดของขั้นมีความสำคัญ เนื่องจากเป็นตัวบอกว่าขั้นใดสามารถให้การอนุมัติขั้นสุดท้ายสำหรับใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้ และขั้นใดไม่สามารถทำได้ 

หากมูลค่าของเอกสารน้อยกว่าหรือเท่ากับมูลค่าสูงสุดของขั้น การอนุมัติขั้นสุดท้ายจะได้รับจากขั้นนั้น หากมูลค่าของเอกสารมากกว่ามูลค่าสูงสุดของขั้น ขั้นนั้นจะไม่สามารถให้การอนุมัติขั้นสุดท้ายได้ และเอกสารจะดำเนินต่อไปยังขั้นถัดไป

ตัวอย่างเช่น หากมูลค่าสูงสุดของขั้นที่ 1 คือ $500 และมีใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่า $501 เข้าสู่เวิร์กโฟลว์ ผู้อนุมัติในขั้นที่ 1 จะไม่สามารถให้การอนุมัติขั้นสุดท้ายสำหรับใบแจ้งหนี้นั้นได้ โดยการอนุมัติขั้นสุดท้ายจะต้องมาจากผู้ที่อยู่ในขั้นที่มีมูลค่าสูงสุดของขั้นมากกว่า $500 อย่างไรก็ตาม หากมูลค่าของใบแจ้งหนี้คือ $499 ผู้อนุมัติในขั้นที่ 1 ก็จะสามารถให้การอนุมัติขั้นสุดท้ายสำหรับใบแจ้งหนี้ได้ โดยไม่ต้องให้ผู้ใช้ในขั้นที่สูงกว่าอนุมัติ

โปรดทราบ: ไม่มีค่าขั้นแบบ 'ไม่จำกัด' มูลค่าสูงสุดของขั้นสุดท้ายในเวิร์กโฟลว์ควรเป็นมูลค่าใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้สูงสุดที่เป็นไปได้ที่คุณคาดว่าจะได้รับ

ผู้อนุมัติประจำเวิร์กโฟลว์

ลำดับขั้นของเวิร์กโฟลว์สามารถมีผู้อนุมัติได้ตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป:

ผู้อนุมัติที่เป็นของแต่ละขั้นจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อมีใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้เข้าสู่ขั้นนั้นและต้องได้รับการอนุมัติจากพวกเขา ผู้ใช้คนใดก็ได้ในขั้นนั้นสามารถอนุมัติเอกสารได้ และการอนุมัติของขั้นนั้นจะถือว่า 'ได้รับแล้ว' ทันทีที่มีผู้ใช้อนุมัติคนแรกภายในขั้นนั้น 

การกำหนดเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้จะถูกกำหนดให้กับองค์กรหรือหน่วยงานในองค์กรตั้งแต่หนึ่งแห่งขึ้นไป เอกสารใดๆ ที่ลงเป็นค่าใช้จ่าย (ลงรหัส) ให้กับองค์กรหรือหน่วยงานในองค์กรจะถูกส่งเข้าสู่เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้สำหรับองค์กรนั้น 

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'จัดการองค์กร' สามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์ให้กับองค์กรของตนได้ที่หน้า [การตั้งค่าระบบ] → [การตั้งค่าองค์กร]

เวิร์กโฟลว์สามารถกำหนดให้กับหลายองค์กร (แผนก) ได้ แต่องค์กรหนึ่งสามารถมีเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ได้เพียงเวิร์กโฟลว์เดียวเท่านั้น 

สำหรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการโอนย้ายสต็อก ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือเมื่อคุณกำหนดให้แก่สถานที่จัดเก็บสต็อกโดยตรง:

หมายเหตุเกี่ยวกับลำดับชั้นขององค์กร

เวิร์กโฟลว์จะไม่ 'สืบทอด' มาจากองค์กรระดับบน (Parent) หากคุณต้องการให้หน่วยงานในองค์กรมีเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้เหมือนกับองค์กรระดับบน จะต้องนำไปใช้ทั้งในระดับบนและระดับย่อยในลำดับชั้นขององค์กร

การดำเนินการเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะถูก 'ดำเนินการ' เมื่อใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่มีสิทธิ์ได้รับการลงรหัสไปยังองค์กรที่มีการกำหนดเวิร์กโฟลว์ไว้ 

มีแท็บ [การดำเนินการ] ภายในเวิร์กโฟลว์ที่แสดงรายการเวลาทั้งหมดที่มีการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ดังกล่าว โดยมีรายละเอียดของเอกสารที่เกี่ยวข้อง:

หากต้องการดูแผงข้อมูลโดยละเอียด (เช่น บันทึกการตรวจสอบ) เกี่ยวกับการดำเนินการเวิร์กโฟลว์รายการใดรายการหนึ่งและเหตุการณ์การดำเนินการทั้งหมด ให้คลิกปุ่มในคอลัมน์ [ข้อมูล]

การยกเลิก พัก หรือลบใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ ณ เวลาใดก็ตามระหว่างการดำเนินการที่ใช้งานอยู่ จะเป็นการยกเลิกการดำเนินการของเวิร์กโฟลว์

สำหรับใบขอซื้อ คุณจะเห็นจำนวนของใบขอซื้อ เช่นเดียวกับการโอนย้ายสต็อก:

ใบขอซื้อ

การโอนย้ายสต็อก

ใครสามารถจัดการเวิร์กโฟลว์ได้บ้าง

ผู้ใช้จะต้องเปิดใช้งานสิทธิ์ 'สามารถจัดการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้' เพื่อที่จะสามารถสร้างหรือจัดการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์นี้จะสามารถจัดการเวิร์กโฟลว์ในองค์กรใดก็ได้ที่ตนเองเป็นสมาชิก

ในการกำหนดเวิร์กโฟลว์ให้กับองค์กร ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์ 'จัดการองค์กร'

การสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ 'สามารถจัดการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้' สามารถสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ใหม่ (รวมถึงใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก) ได้โดยปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้ เมื่อสร้างแล้ว เวิร์กโฟลว์จะไม่สามารถลบได้

ขั้นตอนที่ 1. ไปที่ [การตั้งค่าระบบ] → [เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ] ในแถบนำทางด้านข้าง จากนั้นคลิกปุ่ม [สร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใหม่]:

ขั้นตอนที่ 2. เลือกประเภทเวิร์กโฟลว์ที่ต้องการ จากนั้นตั้งชื่อและคำอธิบายให้กับเวิร์กโฟลว์ ก่อนจะคลิก [สร้างเวิร์กโฟลว์]:

ขั้นตอนที่ 3. คุณจะมาถึงเวิร์กโฟลว์ที่สร้างขึ้นใหม่ ซึ่งมีหนึ่งขั้นเริ่มต้น คุณสามารถแก้ไขขั้นเริ่มต้นได้โดยคลิก [อัปเดตขั้น] ในเมนู [เพิ่มเติม] หากต้องการเปลี่ยนชื่อหรือมูลค่าสูงสุดของขั้น:

ขั้นตอนที่ 4. คลิก [สร้างขั้นใหม่] เพื่อเพิ่มขั้นเพิ่มเติมตามที่คุณต้องการ ขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งว่าควรจัดลำดับขั้นตามมูลค่าสูงสุดของขั้นจากน้อยไปมาก คุณสามารถแก้ไขขั้นและลำดับของขั้นได้โดยเลือกตัวเลือกที่เกี่ยวข้องในเมนู [เพิ่มเติม]:

ขั้นตอนที่ 5. เพิ่มผู้อนุมัติในแต่ละขั้นโดยคลิกปุ่มในคอลัมน์ [ผู้อนุมัติ] คุณจะสามารถเพิ่มได้เฉพาะผู้อนุมัติที่ (ก) เป็นผู้ใช้ PurchasePlus เดิมอยู่แล้ว และ (ข) เป็นสมาชิกขององค์กรที่คุณกำลังสร้างเวิร์กโฟลว์เท่านั้น:

ขั้นตอนที่ 6. เวิร์กโฟลว์จะกลายเป็น 'ใช้งานอยู่' ทันทีที่ถูกกำหนดให้กับองค์กรหรือหน่วยงานในองค์กรตั้งแต่หนึ่งแห่งขึ้นไป 

การอัปเดตเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

คุณสามารถอัปเดตชื่อและคำอธิบายของเวิร์กโฟลว์ได้โดยไปที่แท็บ [การตั้งค่า]:

การอัปเดตลำดับขั้นของเวิร์กโฟลว์

เมื่อคลิกเมนู [เพิ่มเติม] บนขั้นของเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นรายการตัวเลือกสำหรับการอัปเดตขั้นของเวิร์กโฟลว์:

• [เลื่อนขั้นขึ้น] และ [เลื่อนขั้นลง] สามารถใช้เพื่อแก้ไขลำดับของขั้นในเวิร์กโฟลว์ได้
• [อัปเดตขั้น] สามารถใช้เพื่อเปลี่ยนชื่อหรือมูลค่าสูงสุดของขั้นได้
• [ลบขั้น] จะเป็นการลบขั้นนั้นออกจากเวิร์กโฟลว์โดยสมบูรณ์

หากมีใบแจ้งหนี้แม้แต่ฉบับเดียวที่รอการอนุมัติอยู่ในเวิร์กโฟลว์ จะไม่สามารถอัปเดตหรือลบลำดับขั้นสำหรับเวิร์กโฟลว์นั้นได้ ใบแจ้งหนี้จำเป็นต้องได้รับการพักไว้ หรือดำเนินการตามกระบวนการอนุมัติให้เสร็จสิ้นก่อนจึงจะสามารถอัปเดตขั้นได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเพิ่มผู้อนุมัติ (ผู้ใช้) คนใหม่ในขั้นได้ตลอดเวลา (เช่นเดียวกับใบขอซื้อ ใบลดหนี้ และการโอนย้ายสต็อก)

การเพิ่มหรือลบผู้อนุมัติ

ในการจัดการผู้อนุมัติในขั้นของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกปุ่มในคอลัมน์ [ผู้อนุมัติ] ก่อน:

หากต้องการเพิ่มผู้อนุมัติใหม่ ให้คลิกปุ่ม [เพิ่มผู้อนุมัติ] และค้นหาผู้ใช้ดังกล่าว คุณจะสามารถเพิ่มได้เฉพาะผู้อนุมัติที่ (ก) เป็นผู้ใช้ PurchasePlus เดิมอยู่แล้ว และ (ข) เป็นสมาชิกขององค์กรที่คุณกำลังสร้างเวิร์กโฟลว์เท่านั้น

หากต้องการลบผู้อนุมัติ ให้คลิก [ลบออก] ในเมนู [เพิ่มเติม]:

การอัปเดตการกำหนดเวิร์กโฟลว์

คุณสามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์ได้จากสองที่ใน PurchasePlus:

1. แท็บ [การกำหนด] ของเวิร์กโฟลว์:

2. หน้า [การตั้งค่าระบบ] → [การตั้งค่าองค์กร]:

โปรดทราบ: ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์ 'จัดการองค์กร' เพื่อกำหนดเวิร์กโฟลว์การอนุมัติให้กับองค์กรหรือหน่วยงานในองค์กร

หากมีใบแจ้งหนี้แม้แต่ฉบับเดียวที่อยู่ในสถานะรอการอนุมัติตามเวิร์กโฟลว์ จะไม่สามารถยกเลิกการกำหนดเวิร์กโฟลว์ออกจากองค์กรได้ เอกสารใบแจ้งหนี้จะต้องได้รับการพักไว้หรือผ่านกระบวนการอนุมัติก่อน (เช่นเดียวกับใบขอซื้อ ใบลดหนี้ และการโอนย้ายสต็อก)

การลบเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะต้องถูกลบโดยสมาชิกทีมกำหนดค่าของ PurchasePlus โปรดติดต่อเราเพื่อดำเนินการลบเวิร์กโฟลว์ออกจากหน่วยงานในองค์กร

อนุมัติหรือปฏิเสธ

ผู้ใช้สามารถอนุมัติหรือปฏิเสธใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่ลงรหัสไปยังหน่วยงานในองค์กรที่ (ก) มีการกำหนดเวิร์กโฟลว์ไว้ และ (ข) ตนเองเป็นผู้อนุมัติในลำดับขั้นใดลำดับขั้นหนึ่งของเวิร์กโฟลว์นั้นได้

ผู้อนุมัติสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธเอกสารได้จากหน้า [ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบลดหนี้] → [รอการอนุมัติจากฉัน] โปรดทราบว่าผู้อนุมัติในขั้นที่สอง (และขั้นต่อๆ ไป) ของเวิร์กโฟลว์ จะเห็นใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ในรายการนี้ก็ต่อเมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติจากขั้นก่อนหน้าแล้วเท่านั้น:

นอกจากนี้ ผู้อนุมัติยังสามารถคลิกเข้าไปในใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ และใช้ปุ่ม [อนุมัติ] หรือ [ปฏิเสธ] ในส่วนหัวของเอกสารได้:

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้รับการอนุมัติ?

• หากมูลค่าของใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้มากกว่ามูลค่าสูงสุดของขั้นของผู้อนุมัติ เอกสารจะถูกส่งต่อไปยังขั้นการอนุมัติถัดไป ผู้ใช้ในขั้นการอนุมัติถัดไปจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล
• หากมูลค่าของเอกสารน้อยกว่ามูลค่าสูงสุดของขั้นของผู้อนุมัติ เวิร์กโฟลว์จะถือว่าเป็นการ 'อนุมัติขั้นสุดท้าย' และใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้จะถูกย้ายไปยังสถานะกระทบยอดแล้วโดยอัตโนมัติ สามารถส่งออกไปยังระบบ AP ภายนอกของคุณเพื่อทำการชำระเงินได้ (เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ถูกปฏิเสธ?

• ระบบจะแจ้งให้ผู้อนุมัติเพิ่มความคิดเห็น และเอกสารจะถูกเปลี่ยนสถานะเป็นยกเลิกแล้วโดยอัตโนมัติ (เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)

แบบใหม่เทียบกับแบบดั้งเดิม

สำหรับผู้ใช้ PurchasePlus มาแต่เดิม คุณอาจคุ้นเคยกับวิธีการทำงานของเวิร์กโฟลว์ในแพลตฟอร์มแบบดั้งเดิมของเรา ต่อไปนี้คือข้อแตกต่างของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ 'แบบใหม่' เมื่อเทียบกับเวิร์กโฟลว์แบบดั้งเดิม:

• ไม่เหมือนกับผู้อนุมัติใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิม ผู้อนุมัติในเวิร์กโฟลว์แบบใหม่ (และลำดับการอนุมัติ) จะถูกกำหนดโดยลำดับขั้น แทนที่จะเป็นบทบาทผู้อนุมัติด้านการดำเนินงานหรือการเงินที่จะอนุมัติใบแจ้งหนี้เวลาใดก็ได้
• เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ[แบบใหม่] จำเป็นต้องเปิดใช้งานสำหรับองค์กรผู้ซื้อ รวมถึงหน่วยงานในองค์กรแต่ละแห่งด้วย
• ไม่เหมือนกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบดั้งเดิม จะไม่มีขั้นแบบ 'ไม่จำกัด' ที่สามารถนำมาใช้ได้ และขั้นสุดท้ายควรมีมูลค่าสูงสุดที่จำเป็นต้องอนุมัติ
• ในเวิร์กโฟลว์แบบใหม่ ผู้ใช้สามารถดูการดำเนินการของเวิร์กโฟลว์ที่เกิดขึ้นกับใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่เกี่ยวข้องได้ ภายในการดำเนินการ ผู้ใช้สามารถดูเหตุการณ์การดำเนินการ ซึ่งเป็นบันทึกการตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพสำหรับใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ภายในเวิร์กโฟลว์

ท้ายที่สุด สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ 'แบบใหม่' ไม่สามารถใช้ร่วมกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบดั้งเดิมได้ ทันทีที่เปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบใหม่ให้กับองค์กร ผู้ใช้ในองค์กรนั้นจะไม่สามารถอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ตามเวิร์กโฟลว์การอนุมัติด้านการดำเนินงานและการเงินแบบดั้งเดิมได้อีกต่อไป

การแก้ไขปัญหา

• ฉันเพิ่งเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์แบบใหม่สำหรับองค์กรของฉัน แต่ไม่มีใบแจ้งหนี้ (ที่รอการอนุมัติ) รายการใดของฉันถูกส่งเข้าสู่เวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องเลย

ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่อยู่ในสถานะรอการอนุมัติขณะที่เปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์แบบใหม่ จำเป็นต้องเปิดใหม่อีกครั้ง แล้วทำเครื่องหมายว่ารอการอนุมัติอีกครั้ง เพื่อให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่เกี่ยวข้องมีผล (เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)

• จะเกิดอะไรขึ้นหากใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ถูกลงรหัสไปยังหน่วยงานในองค์กรอื่นระหว่างการดำเนินการเวิร์กโฟลว์?

สถานะการดำเนินการเวิร์กโฟลว์จะได้รับการอัปเดตเป็นยกเลิกแล้ว และเอกสารจะเข้าสู่การดำเนินการเวิร์กโฟลว์ใหม่ (เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)

• จะเกิดอะไรขึ้นหากใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้อยู่ระหว่างการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ และธงทั้งหมดได้รับการแก้ไขแล้ว?

การดำเนินการจะถูกยกเลิก และเอกสารจะได้รับการอัปเดตเป็นกระทบยอดแล้วโดยอัตโนมัติ (เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)

• จะเกิดอะไรขึ้นหากไม่พบเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสำหรับหน่วยงานในองค์กรที่ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ลงรหัสไว้?

เอกสารจะยังคงอยู่ในสถานะรอการอนุมัติ (เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)

• **จะเกิดอะไรขึ้นหากมีการเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสำหรับองค์กร แต่ไม่มีการเพิ่มผู้อนุมัติในลำดับขั้นใดๆ ของเวิร์กโฟลว์?

ใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้จะยังคงอยู่ในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจนกว่าจะมีการเพิ่มผู้อนุมัติในขั้นที่เกี่ยวข้อง (เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)**

• ฉันต้องการจำลอง 'เวิร์กโฟลว์การอนุมัติด้านการดำเนินงานและการเงิน' แบบดั้งเดิม ฉันจะทำได้อย่างไร?

คุณสามารถสร้างลำดับขั้นของเวิร์กโฟลว์สองขั้นโดยมีมูลค่าสูงสุดขั้นละ $0 และเพิ่มผู้อนุมัติด้านการดำเนินงานในขั้นหนึ่ง และเพิ่มผู้อนุมัติด้านการเงินในอีกขั้นหนึ่ง (เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)

• ฉันไม่สามารถแก้ไขเวิร์กโฟลว์ได้ ทั้งที่มีสิทธิ์ที่ถูกต้อง 

ระบบของเราจะป้องกันไม่ให้แก้ไขเวิร์กโฟลว์หากมีการดำเนินการที่ใช้งานอยู่ในเวิร์กโฟลว์ อันดับแรก ให้อนุมัติหรือปฏิเสธใบแจ้งหนี้ในการดำเนินการที่ใช้งานอยู่ จากนั้นคุณจะสามารถแก้ไขเวิร์กโฟลว์ได้ (เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)

• ฉันได้รับอีเมล 'ใบแจ้งหนี้ที่รอการอนุมัติจากฉัน' สองฉบับ

คุณจะต้องถูกลบออกจากการเป็นผู้อนุมัติจากเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิม

• ฉันสามารถ 'ข้าม' ลำดับขั้นการอนุมัติได้หรือไม่ หากฉันเป็นสมาชิกของขั้นเวิร์กโฟลว์ที่มีมูลค่าสูงสุดสูงกว่ามูลค่าของใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้?

ไม่ได้ เอกสารจะยังคงต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ใช้ที่กำหนดไว้ตามลำดับขั้นที่ได้กำหนดค่าไว้สำหรับเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น หากมูลค่าของใบแจ้งหนี้คือ $1000 ขั้นที่ 1 สามารถอนุมัติได้สูงสุด $500 และขั้นที่ 2 สามารถอนุมัติได้สูงสุด $2000 สมาชิกขั้นที่ 2 จะยังคงต้องรอการอนุมัติจากขั้นที่ 1 ก่อน จึงจะสามารถให้การอนุมัติขั้นสุดท้ายสำหรับใบแจ้งหนี้ที่รอการอนุมัติได้ อย่างไรก็ตาม สิทธิ์ 'สามารถอนุมัติขั้นพิเศษสำหรับใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ได้' จะอนุญาตให้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์บังคับเปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ใดๆ ที่ 'รอการอนุมัติ' ให้เป็นสถานะ 'กระทบยอดแล้ว' ได้โดยตรง ไม่ว่าเอกสารนั้นจะอยู่ในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติหรือไม่ก็ตาม สิทธิ์นี้จึงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพสำหรับบุคคลที่ได้รับอนุญาตในการ 'ข้าม' ขั้นการอนุมัติของเวิร์กโฟลว์ (เช่นเดียวกับใบขอซื้อและการโอนย้ายสต็อก)