การกระทบยอด

ไปยัง:

• ใบแจ้งยอดบัญชี (Statements)
• ใบแจ้งยอดบัญชี (Statement)
• เปิดใช้งานใบแจ้งยอดบัญชี
• อัปโหลดและกระทบยอดใบแจ้งยอดบัญชี

ใบแจ้งยอดบัญชี (Statements)

การกระทบยอดใบแจ้งยอดบัญชี (Statement Reconciliation) เป็นฟังก์ชันบนแพลตฟอร์มที่เข้ามาแทนที่การกระทบยอดใบแจ้งยอดผ่านสเปรดชีตและอีเมล เพียงคุณอัปโหลดใบแจ้งยอดจากซัพพลายเออร์ ระบบจะดึงข้อมูลรายการต่างๆ ค้นหาใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่ตรงกันซึ่งมีอยู่แล้วใน PurchasePlus แจ้งเตือนสิ่งที่ไม่ตรงกัน และจัดเตรียมพื้นที่ทำงานเดียวให้คุณแก้ไขข้อยกเว้นทุกรายการและปิดใบแจ้งยอดได้ทันที

เป้าหมายนั้นเรียบง่าย: ขจัดความยุ่งยากในการกระทบยอดประจำเดือน ค้นหาใบแจ้งหนี้ที่ตกหล่นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และรักษาบันทึกการตรวจสอบที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบทางการเงิน

• ระยะที่ 1 การนำเข้าข้อมูลด้วยตนเองและการกระทบยอดหลัก (Manual Ingestion & Core Reconciliation) ผู้ใช้อัปโหลดใบแจ้งยอดเพื่อให้ AI ดึงข้อมูลและตรวจสอบผลการกระทบยอด พร้อมใช้งานแล้ว
• ระยะที่ 2 ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลอัตโนมัติ (Automated Ingestion Pipeline) ใบแจ้งยอดที่ส่งผ่านอีเมลจะถูกนำเข้า แยกวิเคราะห์ และแสดงบนแดชบอร์ดโดยอัตโนมัติ กำลังพัฒนา < 3 เดือน
• ระยะที่ 3 การทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์และการติดตามผล (Supplier Collaboration & Follow-up) การสื่อสารกับซัพพลายเออร์แบบอัตโนมัติ ลิงก์ตรงไปยังแบบฟอร์มอัปโหลดที่กรอกข้อมูลไว้ล่วงหน้า และขั้นตอนการทำงานเพื่อแก้ไขข้อยกเว้น กำลังพัฒนา < 6 เดือน

ใบแจ้งยอดบัญชี (Statement)

ใบแจ้งยอดบัญชีคือเอกสารที่ซัพพลายเออร์ส่งให้คุณ ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นรายเดือน โดยจะระบุใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ทั้งหมดในช่วงเวลาดังกล่าว แต่ละแถวในใบแจ้งยอดคือ รายการในใบแจ้งยอด (statement line) และหนึ่งรายการจะเทียบเท่ากับหนึ่งใบแจ้งหนี้หรือหนึ่งใบลดหนี้

การกระทบยอดจะเกิดขึ้นในระดับรายการ ระบบจะพยายามค้นหาใบแจ้งหนี้ที่ตรงกันใน PurchasePlus เปรียบเทียบยอดรวม และกำหนดหนึ่งในสี่สถานะให้กับแต่ละรายการ เมื่อคุณจัดการกับรายการที่ต้องตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก ทำเครื่องหมายว่ากระทบยอดแล้ว และใบแจ้งยอดจะถูกปิด

จะไม่มีการปิดใบแจ้งยอดโดยอัตโนมัติ แม้ว่าทุกรายการจะกระทบยอดได้โดยอัตโนมัติ แต่ใบแจ้งยอดจะยังคงมีสถานะเปิดอยู่จนกว่าจะมีผู้ตรวจสอบยืนยัน ซึ่งจุดตรวจสอบโดยเจ้าหน้าที่ในขั้นตอนสุดท้ายนี้ถูกกำหนดไว้โดยตั้งใจ

เปิดใช้งานใบแจ้งยอดบัญชี

การใช้งานฟังก์ชันใบแจ้งยอดบัญชีจำเป็นต้องมีสิ่งต่อไปนี้:

• เปิดใช้งานฟีเจอร์การกระทบยอดใบแจ้งยอดบัญชี (Statement Reconciliation) สำหรับหน่วยงาน (Organisation Unit) ของคุณ
• บทบาทของคุณได้รับสิทธิ์อนุญาต จัดการการกระทบยอดใบแจ้งยอด (Manage Statement Reconciliation)
• ใบแจ้งยอดเป็นของหน่วยงานปัจจุบันของคุณหรือหนึ่งในแผนกของหน่วยงานนั้น

อัปโหลดและกระทบยอดใบแจ้งยอดบัญชี

1. ไปที่ [ใบแจ้งหนี้] \> [ใบแจ้งยอดบัญชี]
2. เลือก [ซัพพลายเออร์] จากรายการดรอปดาวน์ ลากและวางหรือเลือกไฟล์ PDF หรือไฟล์รูปภาพของใบแจ้งยอด จากนั้นคลิก [เริ่มนำเข้า]
3. คลิกปุ่ม [ลิงก์] เพื่อเชื่อมโยงรายการที่ไม่ตรงกันเข้ากับใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่เหมาะสม

หมายเหตุ\- รายการจะมีสถานะรอดำเนินการ (Pending) หากเอกสารที่เกี่ยวข้องยังไม่ได้รับการกระทบยอด โปรดดูบทความ การทำความเข้าใจสถานะต่างๆ ของใบแจ้งยอดบัญชี สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีจัดการกับรายการในใบแจ้งยอดที่ยังไม่ได้กระทบยอด

1. เมื่อรายการในใบแจ้งยอดทั้งหมดได้รับการกระทบยอดแล้ว ให้คลิก [กระทบยอด]

หมายเหตุ\- หากคุณไม่สามารถกระทบยอดรายการในใบแจ้งยอดได้ คุณสามารถเลือกบังคับกระทบยอด (Force Reconcile) ได้ โปรดดู การทำความเข้าใจสถานะต่างๆ ของใบแจ้งยอดบัญชี

1. คลิก [ยืนยัน] เพื่อเสร็จสิ้นการกระทบยอดใบแจ้งยอดบัญชีของคุณ

ใบแจ้งยอดบัญชีของคุณได้รับการกระทบยอดเรียบร้อยแล้ว