ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้

ไปยังหัวข้อ:

• ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้แบบไร้กระดาษ
• ตรวจสอบใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่ติดสถานะแจ้งเตือน
• อนุมัติใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ที่ติดสถานะแจ้งเตือน

ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้แบบไร้กระดาษ

ใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมลใบแจ้งหนี้ไร้กระดาษของ PurchasePlus จะได้รับการสแกนและเพิ่มลงในแพลตฟอร์มโดยอัตโนมัติ

PurchasePlus จะพยายามจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อและใบรับสินค้าโดยอัตโนมัติ จากนั้นระบบจะเปรียบเทียบรายการสินค้า หากทุกอย่างตรงกัน ใบแจ้งหนี้จะได้รับการกระทบยอดโดยอัตโนมัติโดยใช้แผนกและรหัสบัญชีจากใบสั่งซื้อที่ถูกจับคู่ด้วย

ข้อควรจำ

• ใบแจ้งหนี้ที่ผ่านการจับคู่อัตโนมัติจะได้รับการกระทบยอดโดยอัตโนมัติ เนื่องจากค่าใช้จ่ายได้รับการอนุมัติแล้วตั้งแต่ขั้นตอนใบขอซื้อ
• ใบแจ้งหนี้อาจจำเป็นต้องแบ่งออกเป็นหลายแผนกและรหัสบัญชี ซึ่งสามารถทำได้ในโหมด [มุมมองขั้นสูง]

ตรวจสอบใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่ติดสถานะแจ้งเตือน

หากใบแจ้งหนี้ไม่ตรงตามเกณฑ์ขั้นต่ำและการตั้งค่าการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้จะถูกตั้งสถานะแจ้งเตือนเพื่อให้ตรวจสอบ รายการเหล่านี้สามารถดูได้ใน [ใบแจ้งหนี้] --> [รอการอนุมัติจากฉัน]

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการจับคู่ใบแจ้งหนี้ของคุณกับใบสั่งซื้อ (ถ้ามี) จับคู่กับใบสั่งซื้อที่มีอยู่ หรือหากเหมาะสม ให้สร้างใบขอซื้อย้อนหลังหากยังไม่มีรายการดังกล่าว ที่นี่คุณสามารถดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการตรวจสอบใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่ติดสถานะแจ้งเตือน

ข้อควรจำ

• ใบแจ้งหนี้บางรายการจะไม่มีใบสั่งซื้อหรือใบรับสินค้า (เช่น บิลค่าไฟ)
• หากคุณกำลังสร้างใบขอซื้อย้อนหลังเพื่อจับคู่กับใบแจ้งหนี้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ยกเลิกการเลือก [ส่งถึงซัพพลายเออร์]

อนุมัติใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่ติดสถานะแจ้งเตือน

เมื่อคุณพอใจว่าปัญหาเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ได้รับการแก้ไขแล้ว คุณสามารถอนุมัติเอกสารได้ กฎการอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่ติดสถานะแจ้งเตือนจะอิงตามยอดรวมของใบแจ้งหนี้และแผนก

ข้อควรจำ

• หากคุณพบปัญหากับราคาต่อหน่วยหรือจำนวนสินค้าในใบแจ้งหนี้ โปรดติดต่อซัพพลายเออร์ของคุณเพื่อขอใบแจ้งหนี้ใบใหม่
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ต้องไม่ซ้ำกัน มิฉะนั้นจะถูกปฏิเสธโดยระบบ