ภาพรวม

ไปยังหัวข้อ:

• บทนำ
• การสร้างใบขอซื้อใหม่
• ประเภทของใบขอซื้อ
• การตั้งค่าใบขอซื้อ
• โหมดการสั่งซื้อแบบพื้นฐานเทียบกับแบบขั้นสูง
• การอนุมัติใบขอซื้อ
• เอกสารที่เกี่ยวข้อง
• สถานะใบขอซื้อ
• การแก้ไขปัญหา
  • สินค้าของซัพพลายเออร์หมดสต็อก

ใบขอซื้อคืออะไร?

ใบขอซื้อ (Requisition) คือคำขอซื้อสินค้าที่ผู้ซื้อต้องการสั่งซื้อจาก ซัพพลายเออร์ ของตน

ใน PurchasePlus ผู้ใช้ในองค์กรผู้ซื้อสามารถ สร้างใบขอซื้อ เพิ่ม สินค้า ที่ต้องการสั่งซื้อ และระบุจำนวนสินค้าที่ต้องการสั่งซื้อได้ เมื่อผู้ใช้พอใจกับใบขอซื้อแล้ว ก็สามารถส่งเพื่อ ขออนุมัติ จากหัวหน้าแผนก ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ หรือผู้จัดการฝ่ายการเงินภายในองค์กรของตนได้

ทันทีที่ส่งใบขอซื้อเพื่อขออนุมัติ ราคาของสินค้าที่ระบุจะถูกบันทึกไว้เป็น 'ภาพรวมชั่วขณะ (snapshot)' และจะถูกนำไปใช้ในใบสั่งซื้อโดยไม่เปลี่ยนแปลง แม้จะมีการเปลี่ยนแปลงราคาหลังจากส่งใบขอซื้อแล้วก็ตาม

หากใบขอซื้อของผู้ใช้ได้รับการอนุมัติ ระบบจะสร้างใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ (และส่งออกไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของใบขอซื้อ) ไปยังซัพพลายเออร์แต่ละรายที่ระบุไว้ในใบขอซื้อ

การสร้างใบขอซื้อ

ผู้ใช้สามารถสร้างใบขอซื้อใหม่ได้โดยคลิกที่ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้:

• [ใบขอซื้อ] → [สร้างใบขอซื้อใหม่] ในแถบนำทางด้านข้าง
• คลิกปุ่ม [สร้างใบขอซื้อใหม่] ที่ด้านบนของตาราง [ใบขอซื้อ] → [ดูทั้งหมด]
• [ใบสั่งซื้อ] → [สร้างใบสั่งซื้อใหม่] ในแถบนำทางด้านข้าง หรือ
• [เริ่มสั่งซื้อสินค้า] บนแดชบอร์ด

 ตัวเลือกทั้งหมดนี้จะนำผู้ใช้ไปยังหน้าสร้างใบขอซื้อใหม่:

ขึ้นอยู่กับ สิทธิ์ผู้ใช้ ของผู้ซื้อและการกำหนดค่าขององค์กร จะมีประเภทใบขอซื้อให้เลือกใช้หลากหลายรูปแบบ คลิกที่ประเภทใบขอซื้อแต่ละประเภทเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

1. ใบขอซื้อจากซัพพลายเออร์ทั้งหมด ซึ่งจะแสดงรายการสินค้าทั้งหมดที่มีจำหน่ายจากซัพพลายเออร์ทั้งหมดที่เชื่อมต่อกับองค์กรของคุณ เป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการเลือกซื้อและเปรียบเทียบราคาสำหรับสินค้าหลากหลายรายการ
2. ใบขอซื้อจากซัพพลายเออร์รายเดียว ซึ่งจะแสดงรายการสินค้าทั้งหมดที่มีจำหน่ายให้กับองค์กรของคุณในปัจจุบันจากซัพพลายเออร์รายใดรายหนึ่งที่เลือก
3. ใบขอซื้อจากรายการสั่งซื้อ (Buy List) ซึ่งเป็นรายการสินค้าที่กำหนดไว้ล่วงหน้า รายการสั่งซื้อเป็นวิธีที่ดีเยี่ยมสำหรับผู้จัดการและหัวหน้าแผนกในการระบุสินค้าที่ต้องการให้ผู้ใช้คนอื่นๆ ในองค์กรสั่งซื้ออย่างเฉพาะเจาะจงเมื่อสร้างใบขอซื้อ ใบเสนอราคา จากซัพพลายเออร์ที่เปิดใช้งานแต่ละรายจะปรากฏในแต่ละรายการในรายการสั่งซื้อ 
4. ใบขอซื้อแบบกำหนดเอง ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถสั่งซื้อสินค้าเฉพาะกิจจากซัพพลายเออร์ที่เปิดใช้งานได้ สามารถใช้ใบขอซื้อแบบกำหนดเองได้เมื่อไม่มีใบขอซื้อประเภทอื่นที่เหมาะสม
5. ใบขอซื้อภายนอก ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างใบขอซื้อได้โดยการเลือกซื้อสินค้าจากเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซภายนอกของซัพพลายเออร์ หากซัพพลายเออร์เปิดใช้งานฟังก์ชันนี้ร่วมกับ PurchasePlus ผู้ใช้จะสามารถใช้งานฟังก์ชันทั้งหมดบนเว็บไซต์ของซัพพลายเออร์ในการสั่งซื้อสินค้าได้ เมื่อเลือกซื้อสินค้าบนเว็บไซต์ของซัพพลายเออร์เสร็จสิ้น ผู้ใช้จะถูกเปลี่ยนเส้นทางกลับมายัง PurchasePlus และสินค้า ราคา และจำนวนที่เลือกไว้จะถูกเพิ่มลงในใบขอซื้อใน PurchasePlus โดยอัตโนมัติ
6. ใบขอซื้อจากการสั่งซื้อซ้ำ ซึ่งให้ตัวเลือกแก่ผู้ใช้ในการสั่งซื้อสินค้าซ้ำจากใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ หรือ ใบแจ้งหนี้ ก่อนหน้า
7. ใบขอซื้อจากสถานที่จัดเก็บสต็อก ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้โมดูล สินค้าคงคลัง ของเราสามารถเติมสต็อกสินค้าในสถานที่จัดเก็บสต็อกที่ระบุได้ พร้อมคุณลักษณะเพิ่มเติมที่ช่วยในการสั่งซื้อสินค้าที่ถูกต้องในจำนวนที่เหมาะสม จึงควบคุมระดับสินค้าคงคลังได้อย่างใกล้ชิด

นอกจากนี้ยังสามารถสร้างใบขอซื้อผ่าน Quick Create ได้ด้วย เมื่อเปิดใช้งาน Quick Create สำหรับองค์กร ผู้ใช้ที่คลิกปุ่ม [เริ่มสั่งซื้อสินค้า] บนหน้า [หน้าแรก] จะพบกับขั้นตอนการสร้างใบขอซื้อที่สะดวกและรวดเร็ว โดยต้องการเพียงแค่ข้อมูลในช่องข้อมูลอ้างอิง (ซึ่งเป็นตัวเลือกเพิ่มเติม) เท่านั้น ใบขอซื้อจะถูกสร้างเป็นประเภท 'ซัพพลายเออร์ทั้งหมด' และจะถูกตั้งค่าเป็นโหมด การสั่งซื้อแบบพื้นฐาน (อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ยังคงมีตัวเลือกในการสร้างใบขอซื้อประเภทอื่นๆ ได้)

การตั้งค่าใบขอซื้อ

ใบขอซื้อแต่ละประเภทมีการตั้งค่าต่างๆ ที่นำมาใช้ การตั้งค่าเหล่านี้อาจมีความสำคัญต่อซัพพลายเออร์ (เช่น ที่อยู่สำหรับจัดส่ง หรือวันที่จัดส่ง) หรือมีความสำคัญต่อเพื่อนร่วมงานของผู้ใช้ (เช่น การกำหนดใบขอซื้อให้กับแผนกและรหัสบัญชี) 

ขั้นตอนแรกที่สามารถกำหนดการตั้งค่าเหล่านี้ได้คือในแบบฟอร์ม [สร้างใบขอซื้อใหม่]:

ตามค่าเริ่มต้น ช่องทำเครื่องหมาย [ส่งใบสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์] จะถูกเลือกไว้ ซึ่งหมายความว่าระบบจะส่งใบสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์โดยอัตโนมัติเมื่อได้รับการ อนุมัติ อย่างสมบูรณ์แล้ว ในกรณีต่อไปนี้:

1. คุณกำลังสร้างใบสั่งซื้อย้อนหลัง (กล่าวคือ ได้รับสินค้าและออกใบแจ้งหนี้แล้ว) หรือ
2. เมื่อสร้างรายการสั่งซื้อที่ดำเนินการภายนอก PurchasePlus (เช่น สั่งซื้อทางโทรศัพท์)

...สิ่งสำคัญคือต้องยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย [ส่งใบสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์] เพื่อลดความสับสนหรือการสั่งซื้อซ้ำซ้อน

เมื่อสร้างใบขอซื้อแล้วและอยู่ใน สถานะเปิด ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมสามารถอัปเดตการตั้งค่าได้โดย (ก) ชี้เมาส์เหนือการตั้งค่าดังกล่าวในตาราง [ใบขอซื้อ] → [ดูทั้งหมด]:

...หรือ (ข) คลิกเข้าไปในใบขอซื้อจากตาราง แล้วไปยังแท็บ [การตั้งค่า] หรือ [แผงข้อมูล]:

คุณจะสามารถค้นหาและอัปเดตการตั้งค่าได้ จากนั้นคลิก [บันทึกการเปลี่ยนแปลง]:

โปรดทราบ: การตั้งค่าบางอย่างเป็นฟิลด์ของระบบ ดังนั้นผู้ใช้จึงไม่สามารถแก้ไขได้

โหมดการสั่งซื้อแบบพื้นฐานเทียบกับแบบขั้นสูง

สามารถสร้างใบขอซื้อใน โหมดการสั่งซื้อแบบพื้นฐาน หรือ โหมดการสั่งซื้อแบบขั้นสูง ได้

โหมดการสั่งซื้อแบบพื้นฐานคือโหมดการสั่งซื้อเริ่มต้นที่เน้นภาพและใช้การแสดงผลแบบการ์ด ซึ่งผู้ใช้จะได้สัมผัสเมื่อสร้างใบขอซื้อ:

หากผู้ใช้เลือก [เปิดใช้งานการสั่งซื้อขั้นสูง] ในหน้าการสร้างใบขอซื้อ ผู้ใช้จะพบกับตารางที่มีประสิทธิภาพสูงและเน้นภาพน้อยลง ซึ่งสามารถใช้เพื่อสร้างใบขอซื้อได้:

การอนุมัติใบขอซื้อ

เมื่อผู้ใช้ส่งใบขอซื้อเพื่อขออนุมัติ ใบขอซื้อจะเปลี่ยนเป็นสถานะรอการอนุมัติ และเข้าสู่ขั้นตอนการอนุมัติ (Approval Workflow) ที่ใช้กับแผนกและรหัสบัญชีที่ระบุไว้ในใบขอซื้อ 

ผู้ใช้ที่ระบุไว้ในลำดับขั้นแรกของขั้นตอนการอนุมัติจะได้รับอีเมลแจ้งว่ามีการส่งใบขอซื้อเข้ามา และพวกเขาสามารถ อนุมัติใบขอซื้อ ได้ โดยทั่วไปผู้ใช้เหล่านี้คือหัวหน้าแผนก ผู้จัดการฝ่ายการเงิน หรือผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการในองค์กรผู้ซื้อ

ผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมายสามารถเข้าถึงใบขอซื้อที่ตนสามารถอนุมัติได้โดยคลิกที่ [ใบขอซื้อ] → [รอการอนุมัติจากฉัน]:

เมื่อใบขอซื้อผ่านขั้นตอนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในกระบวนการอนุมัติแล้ว ระบบจะสร้างใบสั่งซื้อตั้งแต่หนึ่งใบขึ้นไป และสามารถส่งไปยังซัพพลายเออร์ที่มีสินค้าอยู่ในใบขอซื้อได้

ใบสั่งซื้อที่สร้างขึ้นใหม่ สามารถส่งไปยังซัพพลายเออร์ได้ด้วยตนเอง แต่มักพบว่าผู้ใช้อาจเปิดใช้งานการตั้งค่าอัตโนมัติ [ส่งใบสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์] ในใบขอซื้อไว้ หรือเปิดใช้งานการตั้งค่าเดียวกันนี้ใน การตั้งค่าผู้ใช้ ดังนั้น PurchasePlus จะส่งใบสั่งซื้อไปยังปลายทางที่ซัพพลายเออร์ต้องการทันทีที่ใบขอซื้อได้รับการอนุมัติ

เมื่อใบขอซื้อได้รับการอนุมัติแล้ว (และสร้างใบสั่งซื้อที่เป็นผลลัพธ์แล้ว) จะไม่สามารถแก้ไข ใบขอซื้อ ได้อีก หากต้องการแก้ไข สามารถดำเนินการกับการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นได้ใน ใบสั่งซื้อ ที่สร้างขึ้นในบางกรณี โดยไปที่แท็บ [การตั้งค่า] ของใบสั่งซื้อ

เอกสารที่เกี่ยวข้อง

ใบขอซื้อสามารถ 'เชื่อมโยง' กับ:

• ใบสั่งซื้อหนึ่งใบหรือมากกว่า ซึ่งสร้างขึ้นหลังจากการอนุมัติใบขอซื้อ
• ใบแจ้งหนี้หนึ่งใบหรือมากกว่า ซึ่งจับคู่กับใบสั่งซื้อที่สร้างขึ้นหลังจากการอนุมัติใบขอซื้อ
• ไฟล์แนบ ซึ่งเป็นไฟล์ที่อัปโหลดไว้กับใบขอซื้อ เพื่อเพิ่มบริบทและข้อมูลสำคัญสำหรับผู้อนุมัติและผู้ดูคนอื่นๆ

สถานะใบขอซื้อ

ใบขอซื้อสามารถมีสถานะได้หลากหลายสถานะ และสถานะเหล่านี้จะบอกข้อมูลสำคัญบางอย่างเกี่ยวกับใบขอซื้อ

• เปิดอยู่ (Open): ใบขอซื้อในสถานะเปิดอยู่สามารถมองว่าเป็นแบบร่างได้ ซึ่งอันที่จริงแล้ว ผู้ใช้ที่สร้างใบขอซื้อสามารถ ดูได้ในส่วน 'แบบร่างของฉัน' ในตำแหน่งต่างๆ ในแอปพลิเคชัน PurchasePlus ในขณะที่ใบขอซื้ออยู่ในสถานะเปิดอยู่ จะสามารถแก้ไข เพิ่มหรือลบสินค้า หรือยกเลิกได้ หากต้องการดำเนินการต่อกับใบขอซื้อ จะต้องส่งเพื่อขออนุมัติโดยคลิก [ส่งใบขอซื้อ]
• รอการอนุมัติ (Awaiting Approval): ใบขอซื้อที่รอการอนุมัติคือใบขอซื้อที่ส่งเพื่อขออนุมัติแล้ว แต่ยังไม่ได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้าย ผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในขั้นตอนการอนุมัติต้องให้การอนุมัติเพื่อให้ใบขอซื้อเปลี่ยนเป็นอนุมัติแล้ว โปรดอ่านบทความของเราเกี่ยวกับ การอนุมัติใบขอซื้อ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
• ยกเลิกแล้ว (Cancelled): ใบขอซื้อที่ยกเลิกแล้วคือใบขอซื้อที่ถูกยกเลิกในขณะที่อยู่ในสถานะเปิดอยู่ รอการอนุมัติ หรือปฏิเสธแล้ว ใบขอซื้อที่ยกเลิกแล้วไม่สามารถเปิดขึ้นมาใหม่ได้ และจะไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไปในองค์กรของคุณ ไม่มีการดำเนินการใดๆ ที่สามารถทำได้กับใบขอซื้อที่ยกเลิกแล้ว
• อนุมัติแล้ว (Approved): ใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วคือใบขอซื้อที่ส่งเพื่อขออนุมัติ และได้รับการอนุมัติจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องในขั้นตอนการอนุมัติแล้ว ใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วจะสร้าง ใบสั่งซื้อ สำหรับซัพพลายเออร์แต่ละรายที่ระบุไว้ในใบขอซื้อ สามารถปิดใบขอซื้อที่อนุมัติแล้ว หรือปล่อยให้อยู่ในสถานะอนุมัติแล้วได้
• ปฏิเสธแล้ว (Declined): ใบขอซื้อที่ปฏิเสธแล้วคือใบขอซื้อที่ส่งเพื่อขออนุมัติ และถูกปฏิเสธโดยผู้ใช้อนุมัติในขั้นตอนการอนุมัติ สามารถยกเลิกใบขอซื้อที่ปฏิเสธแล้วได้ หรือจะสั่งซื้อสินค้าต่อและส่งใบขอซื้อใหม่อีกครั้งก็ได้
• ปิดแล้ว (Closed): ใบขอซื้อที่ปิดแล้วคือสถานะสุดท้ายของใบขอซื้อ

การแก้ไขปัญหา

สินค้าของซัพพลายเออร์หมดสต็อก

ในบางครั้ง ซัพพลายเออร์อาจทำเครื่องหมายว่าสินค้าของตน 'หมดสต็อก' ผู้ซื้อจะได้รับคำเตือนว่าสินค้าหมดสต็อกเมื่อสร้างใบขอซื้อ:

ระบบ ไม่ได้ ป้องกันไม่ให้ผู้ซื้อเพิ่มสินค้าลงในใบขอซื้อ (เป็นเพียงคำเตือนเท่านั้น) แต่โปรดระวังว่าหากจำเป็นต้องใช้สินค้าอย่างเร่งด่วน ควรดำเนินการดังนี้:

1. สั่งซื้อโดยใช้ใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์รายอื่นสำหรับสินค้าชนิดเดียวกัน (หลังจากประเมินแล้วว่าส่วนต่างของราคาหรือ 'เบี้ยประกันราคา' นั้นคุ้มค่ากับความเร่งด่วนหรือไม่) หรือ
2. ควรสั่งซื้อสินค้าทดแทน