คำถามที่พบบ่อย (FAQs)

ยอดรวมในใบแจ้งยอดไม่เท่ากับผลรวมของรายการ ทำอย่างไรต่อ? ใบแจ้งยอดยังคงถูกบันทึกไว้ คุณจะเห็นสัญลักษณ์แจ้งยอดไม่ตรงกันบนส่วนหัวของมุมมองรายละเอียด ให้แก้ไขรายการเหล่านั้น จากนั้นตัดสินใจว่าจะทำเครื่องหมายเป็นกระทบยอดแล้วโดยไม่ต้องคำนึงถึงส่วนต่าง หรือจะปล่อยให้เปิดอยู่จนกว่าจะได้รับการแก้ไข

ซัพพลายเออร์ระบุใบแจ้งหนี้เดียวกันในใบแจ้งยอดสองฉบับที่แตกต่างกัน ฉบับไหนคือฉบับที่ "ถูกต้อง"? ระบบจะไม่เลือกให้ รายการทั้งสองจะมีเหตุผลที่ต้องดำเนินการระบุว่าเป็นรายการซ้ำและเชื่อมโยงถึงกัน คุณเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะเก็บรายการใดไว้ บังคับกระทบยอด หรือยกเลิกการเชื่อมโยง

ใบแจ้งหนี้ถูกลบหลังจากที่ฉันบังคับกระทบยอดรายการในใบแจ้งยอดไปแล้ว การกระทบยอดของฉันจะถูกยกเลิกหรือไม่? ไม่ ลิงก์ใบแจ้งหนี้ที่จับคู่ไว้จะถูกล้างออกและรายการจะกลับเป็นไม่ได้จับคู่ แต่ระบบจะยังคงสถานะ force_reconciled ไว้ รายการจึงยังคงสถานะกระทบยอดแล้ว (บังคับ) หากคุณต้องการให้รายการเป็นไม่ได้จับคู่อย่างแท้จริง ให้คลิกล้างสถานะบังคับอย่างชัดเจน

ฉันสามารถลบใบแจ้งยอดที่อัปโหลดผิดพลาดได้หรือไม่? ยังไม่ได้ในเฟส 1 การลบแบบซอฟต์ดีลีต (Soft-delete) ถูกเลื่อนไปไว้ในเฟส 3 สำหรับตอนนี้ หากเป็นไปได้ให้แก้ไขผ่านการแก้ไขส่วนหัว หรือคงใบแจ้งยอดที่อัปโหลดผิดไว้อย่างนั้น (คุณสามารถทำเครื่องหมายเป็นกระทบยอดแล้วโดยไม่ต้องดำเนินการใดๆ กับรายการ เพื่อทิ้งบันทึกการตรวจสอบไว้)

ทำไมใบแจ้งยอดยังคงเปิดอยู่แม้ว่าทุกรายการจะเป็นสีเขียวแล้วก็ตาม? เป็นไปตามที่ออกแบบไว้ ไม่มีการปิดใบแจ้งยอดโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้งานจะต้องเป็นผู้ยืนยันเสมอ

ฉันสามารถดูใบแจ้งยอดที่เป็นขององค์กรแม่ได้หรือไม่? ไม่ได้ สิทธิ์การมองเห็นจะแสดงจากบนลงล่างเท่านั้น คุณจะเห็นองค์กรของคุณและองค์กรย่อยต่างๆ หากคุณต้องการกระทบยอดใบแจ้งยอดที่มีหลายองค์กร ให้เข้าสู่ระบบในระดับองค์กรแม่

ข้อมูลอ้างอิงในใบแจ้งยอดไม่ตรงกับใบแจ้งหนี้ทุกตัวอักษร ระบบจะยังคงจับคู่ได้หรือไม่? ได้ในกรณีส่วนใหญ่ ระบบจับคู่จะตัดอักขระที่ไม่ใช่ตัวอักษรและตัวเลขออก พร้อมทั้งแปลงเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งสองฝั่ง ดังนั้น INV-00123 จึงจับคู่กับ inv/00123 ได้ คำนำหน้าและเลขศูนย์นำหน้าจะยังคงอยู่ ดังนั้น INV-123 และ INV-0123 จึงได้รับการปฏิบัติว่าแตกต่างกันอย่างถูกต้อง

จะทำอย่างไรหากหมายเลขใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์เปลี่ยนไปเนื่องจากมีการออกใหม่? นั่นคือกรณีการแทนที่แบบคลาสสิก หากมีงานสแกนที่ซ้ำหรือถูกลบสำหรับข้อมูลอ้างอิงเดียวกัน รายการจะแสดงข้อความแจ้งเตือนว่ามีการแทนที่ และคุณสามารถเลือกใช้การแทนที่เพื่ออัปเดตใบแจ้งหนี้ในระบบด้วยเวอร์ชันที่ถูกต้องได้ในคลิกเดียว