ใบสั่งซื้อ

ข้ามไปยัง:

• บทนำ - ใบสั่งซื้อคืออะไร?
• การดูใบสั่งซื้อของคุณ
  • การดูใบสั่งซื้อเดี่ยว
    • แผงด่วนบนหน้าจอกว้าง
  • สถานะของใบสั่งซื้อ
• การสร้างใบสั่งซื้อ
• การรวมใบสั่งซื้อ
• การส่งใบสั่งซื้อ
• การยกเลิกใบสั่งซื้อ
• ใบรับสินค้า
• การปิดใบสั่งซื้อ
• การจับคู่ใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้
• การพิมพ์ใบสั่งซื้อ
• คำถามที่พบบ่อย

ใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อคือเอกสารที่องค์กรผู้ซื้อส่งไปยังองค์กรซัพพลายเออร์ ซึ่งระบุผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ต้องการซื้อ ในจำนวนที่ต้องการ และในราคาที่คาดหวัง 

ใบสั่งซื้อยังสามารถรวมข้อมูลสำคัญ เช่น ที่อยู่จัดส่ง วันที่คาดว่าจะจัดส่ง และข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่นๆ ที่ช่วยให้ผู้ซื้อและซัพพลายเออร์สื่อสารกันเกี่ยวกับใบสั่งซื้อได้

การดูใบสั่งซื้อของคุณ

หากต้องการค้นหาใบสั่งซื้อของคุณ ให้เลือก [ใบสั่งซื้อ] → [ดูทั้งหมด] จากแถบนำทางด้านข้าง:

คุณสามารถกรองใบสั่งซื้อตามสถานะ: [ยังไม่ส่ง], [ส่งแล้ว], [ปิดแล้ว], [ยกเลิกแล้ว] หรือค้นหาใบสั่งซื้อที่ต้องการ

การดูใบสั่งซื้อเดี่ยว

คลิกที่หมายเลขใบสั่งซื้อในตารางใบสั่งซื้อเพื่อตรวจสอบเอกสารอย่างละเอียดมากขึ้น

การดำเนินการต่อไปนี้สามารถทำได้ในแต่ละใบสั่งซื้อ:

1. การดำเนินการด่วนที่ส่วนหัวของใบสั่งซื้อ: [ทำเครื่องหมายใบสั่งซื้อว่าส่งแล้ว], [รับสินค้า], [จับคู่ใบแจ้งหนี้], [แสดงหรือซ่อนรายละเอียด], [ดูเอกสารที่เกี่ยวข้อง] และ [เมนูเพิ่มเติม] → [ดูบันทึกการตรวจสอบ] → [พิมพ์] → [ปิดใบสั่งซื้อ] → [ยกเลิกใบสั่งซื้อ] → [ขอความช่วยเหลือ] โปรดดูบทความ ส่งใบสั่งซื้อ และบทความ จับคู่ใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้ ของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม
2. ดูข้อมูลที่เป็นประโยชน์: สถานะ ตัวบ่งชี้การรับสินค้า และตัวบ่งชี้การออกใบแจ้งหนี้สินค้า 
3. แท็บของใบสั่งซื้อ: [สรุปผลิตภัณฑ์], [การตั้งค่า], [ความคิดเห็น], [ใบแจ้งหนี้], [ใบรับสินค้า], [เหตุการณ์การส่ง]
4. [มุมมองขั้นสูง] คลิกเพื่อดูรายการย่อยของใบสั่งซื้อที่รวมกัน 
5. [รับสินค้า] คลิกเพื่อสร้างใบรับสินค้า
6. [ค้นหาผลิตภัณฑ์] ป้อนชื่อผลิตภัณฑ์เพื่อค้นหารายการในใบสั่งซื้อ
7. [จัดการคอลัมน์] คลิกเพื่อแสดงและซ่อนคอลัมน์ในตาราง
8. รายการในใบสั่งซื้อ คลิก [ข้อมูล] เพื่อดูข้อมูลโดยละเอียดที่เกี่ยวข้องกับรายการในใบสั่งซื้อ ซึ่งจะมีประโยชน์ในการทำความเข้าใจสถานะการออกใบแจ้งหนี้และการรับสินค้าของแต่ละรายการในใบสั่งซื้อ
9. ดูข้อมูลราคาและภาษีสำหรับแต่ละรายการในใบสั่งซื้อ
10. ดูมูลค่ารวมของใบสั่งซื้อ

แผงด่วนบนหน้าจอกว้าง

ผู้ใช้ระดับสูงที่ใช้ PurchasePlus บนหน้าจอขนาดใหญ่อาจได้รับประโยชน์จากแผงด่วน (Quick Panels) ที่แสดงอยู่ทางด้านขวาของใบสั่งซื้อ:

แผงด่วนสามารถกำหนดค่าให้แสดงผล:

• ความคิดเห็นใดๆ ที่ผู้ใช้รายอื่นในองค์กรของคุณระบุไว้ในใบสั่งซื้อ หรือจากตัวซัพพลายเออร์เองหากพวกเขาใช้ PurchasePlus
• ลิงก์ไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบแจ้งหนี้ที่จับคู่กับใบสั่งซื้อแล้ว หรือใบรับสินค้าที่เกี่ยวข้องกับใบสั่งซื้อนั้น

คุณสามารถใช้ปุ่ม [จัดการ] ที่มุมขวาบนของแผงด่วนเพื่อกำหนดค่าสิ่งที่จะแสดงในแผงของคุณได้

แผงด่วนจะไม่แสดงขึ้นหากหน้าจอของคุณมีขนาดไม่ใหญ่พอที่จะแสดงองค์ประกอบอื่นๆ ทั้งหมดบนหน้าจอ

สถานะของใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อสามารถอยู่ในสถานะต่างๆ ได้ดังนี้:

• ยังไม่ส่ง: ใบสั่งซื้อที่ยังไม่ส่งถูกสร้างขึ้นจากใบขอซื้อที่ได้รับอนุมัติแล้ว แต่ยังไม่ได้ส่งไปยังซัพพลายเออร์ ก่อนที่จะส่ง รายการในใบสั่งซื้อจะไม่สามารถรับเข้า หรือออกใบแจ้งหนี้ได้ 
• ส่งแล้ว: ใบสั่งซื้อที่ส่งแล้วได้รับการทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว และรายการในใบสั่งซื้อจะสามารถรับเข้าและออกใบแจ้งหนี้ได้แล้ว เมื่อรายการทั้งหมดในใบสั่งซื้อได้รับการรับเข้าและออกใบแจ้งหนี้ครบถ้วนแล้ว ใบสั่งซื้อจะสามารถปิดได้
• ปิดแล้ว: ใบสั่งซื้อสามารถปิดได้เมื่อได้รับการส่งแล้ว และรายการทั้งหมดในใบสั่งซื้อได้รับการรับเข้าอย่างครบถ้วนแล้ว 'ปิดแล้ว' เป็นสถานะสุดท้ายของใบสั่งซื้อ และระบุว่ารายการในใบสั่งซื้อได้รับการรับเข้าและออกใบแจ้งหนี้เรียบร้อยแล้ว
• ยกเลิกแล้ว: ใบสั่งซื้อสามารถยกเลิกได้ก่อนที่จะได้รับการประมวลผลจนเสร็จสมบูรณ์ การดำเนินการนี้จะยุติคำสั่งซื้อและทำให้ธุรกรรมใดๆ ที่เกี่ยวข้องเป็นโมฆะ 'ยกเลิกแล้ว' เป็นสถานะที่ระบุว่าใบสั่งซื้อจะไม่ดำเนินการต่อไปจนเสร็จสมบูรณ์ ข้อสำคัญ: หากส่ง PO ไปแล้ว ซัพพลายเออร์จะได้รับแจ้งเกี่ยวกับการยกเลิก เพื่อหลีกเลี่ยงการจัดส่งสินค้าที่ไม่ถูกต้อง สิ่งสำคัญคือต้องยกเลิก PO ให้เร็วที่สุดและติดต่อซัพพลายเออร์โดยตรงเพื่อยืนยันการยกเลิก เมื่อยกเลิก PO เก่าซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการจัดระเบียบข้อมูล เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้แจ้งซัพพลายเออร์ล่วงหน้า ซึ่งจะช่วยสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนและลดความเสี่ยงต่อความสับสนหรือการจัดส่งโดยไม่ได้ตั้งใจ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการยกเลิกใบสั่งซื้อ

การสร้างใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อ (PO) ใน PurchasePlus จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อใบขอซื้อได้รับการอนุมัติ ไม่สามารถเปิด PO ได้หากไม่ได้เปิดและอนุมัติใบขอซื้อก่อน ไม่สามารถเพิ่มผลิตภัณฑ์ลงในใบสั่งซื้อหลังจากสร้างขึ้นแล้วได้ แต่จะต้องสร้างใบขอซื้อใหม่ (และได้รับการอนุมัติ หากมีการกำหนดค่าไว้)

ใบสั่งซื้อจะสืบทอดการตั้งค่าต่างๆ (เช่น รหัสบัญชีที่กำหนด ที่อยู่จัดส่ง เป็นต้น) มาจากใบขอซื้อที่ได้รับอนุมัติซึ่งเป็นต้นกำเนิด และไม่ควรต้องแก้ไขมากนัก (หรือแทบไม่ต้องแก้ไขเลย) ก่อนที่จะส่งไปยังซัพพลายเออร์

การรวมใบสั่งซื้อ

การรวมใบสั่งซื้อตั้งแต่สองใบขึ้นไปจากซัพพลายเออร์รายเดียวกันจะสร้างใบสั่งซื้อใหม่ใบเดียว และรายละเอียดรายการย่อยต่างๆ จะปรากฏในใบสั่งซื้อที่สร้างขึ้นใหม่ ใบสั่งซื้อเดิมจะถูกซ่อนไว้และดูเหมือนไม่มีอยู่อีกต่อไปใน PurchasePlus ซึ่งอาจเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูงสำหรับทั้งผู้ซื้อและซัพพลายเออร์ แต่จำเป็นต้องใช้ด้วยความระมัดระวัง เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมใบสั่งซื้อ

การส่งใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อในสถานะยังไม่ส่งสามารถส่งไปยังซัพพลายเออร์ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วยตนเอง หรือใบขอซื้ออาจมีการตั้งค่าให้ส่งใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติเมื่อใบขอซื้อได้รับการอนุมัติ

การส่งใบสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์ ทางอิเล็กทรอนิกส์กำหนดให้มี:

1. การเปิดใช้งานสิทธิ์ 'ส่งใบสั่งซื้อ' ให้กับผู้ใช้ และ
2. ซัพพลายเออร์ต้องมีปลายทางอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น กล่องข้อความอีเมล หรือระบบซอฟต์แวร์อื่น) ที่กำหนดค่าไว้สำหรับองค์กรของตนใน Purchase Plus 

การส่งใบสั่งซื้อและการทำเครื่องหมายใบสั่งซื้อว่าส่งแล้วไม่ใช่สิ่งเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้อาจเลือกที่จะทำเครื่องหมายใบสั่งซื้อว่าส่งแล้ว แต่เลือกที่จะไม่ส่งใบสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น กรณีที่โทรศัพท์สั่งซื้อสินค้ากับซัพพลายเออร์โดยตรง)

ท้ายที่สุด ใบสั่งซื้อที่ได้รับการทำเครื่องหมายว่าส่งแล้วสามารถส่งซ้ำไปยังปลายทางอิเล็กทรอนิกส์เดิมหรือปลายทางอื่นได้ (หากซัพพลายเออร์มีการกำหนดค่าปลายทางไว้หลายรายการในองค์กรของตน)

การยกเลิกใบสั่งซื้อ

ไม่สามารถยกเลิกใบสั่งซื้อได้หากสินค้าได้รับการรับเข้าแล้ว (กล่าวคือ มีการสร้างใบรับสินค้าแล้ว) หรือมีการออกใบแจ้งหนี้แล้ว Purchase Plus ไม่อนุญาตให้ยกเลิกเนื่องจากบันทึกของสินค้าที่รับเข้าหรือออกใบแจ้งหนี้แล้วจำเป็นต้องใช้ใบสั่งซื้อเพื่อความถูกต้องของการรายงาน

หากต้องการยกเลิกใบสั่งซื้อ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ไปยังใบสั่งซื้อที่ต้องการยกเลิก
2. คลิกจุดสามจุด [⋮] ที่มุมขวาบนและเลือก [ยกเลิกใบสั่งซื้อ] จากเมนู:
3. พิมพ์เหตุผลในการยกเลิกลงในช่อง และคลิกปุ่มสีแดง [ยืนยันและยกเลิก] เมื่อคุณคลิก [ยืนยันและยกเลิก] แล้ว PO จะถูกปิดอย่างถาวรและไม่สามารถเปิดใหม่ได้
4. แจ้งซัพพลายเออร์ของคุณ เนื่องจากอาจมีการมองข้ามการแจ้งเตือนของระบบ ให้ติดตามผลด้วยตนเองเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะไม่จัดส่งสินค้า
   1. ทางอีเมล: ส่งข้อความสั้นๆ พร้อมระบุ หมายเลข PO และ ยอดรวม โดยขอให้พวกเขายืนยันว่าได้รับการยกเลิกแล้ว
   2. ทางโทรศัพท์: โทรหาผู้ติดต่อของคุณ ระบุ หมายเลข PO และขอให้พวกเขาระงับการจัดส่งโดยทันที

ใบรับสินค้า

เมื่อสินค้าของซัพพลายเออร์มาถึงที่อยู่จัดส่งของผู้ซื้อ สินค้าสามารถทำเครื่องหมายว่ารับเข้าแล้ว (หรือสามารถระบุส่วนต่างได้) โดยการสร้างใบรับสินค้า 

หากสินค้ามาถึงโดยแยกเป็นหลายเที่ยวการจัดส่ง ก็สามารถสร้างใบรับสินค้าได้หลายใบ และใบสั่งซื้อจะยังคงอยู่ในสถานะส่งแล้ว จนกว่าผลิตภัณฑ์ที่สั่งซื้อทั้งหมดจะได้รับการรับเข้า (และออกใบแจ้งหนี้) ครบถ้วน 

โปรดอ่านบทความเกี่ยวกับการรับสินค้าของเรา เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับใบรับสินค้า

การปิดใบสั่งซื้อ

'ปิดแล้ว' คือสถานะสุดท้ายของใบสั่งซื้อ และระบุว่ารายการในใบสั่งซื้อได้รับการรับเข้าเรียบร้อยแล้ว

ใบสั่งซื้อสามารถปิดได้เมื่อ:

• ได้รับการส่งแล้ว 
• รายการทั้งหมดในใบสั่งซื้อได้รับการรับเข้าครบถ้วนแล้ว 

หากตรงตามเกณฑ์เหล่านี้ คุณสามารถปิดใบสั่งซื้อได้ด้วยตนเองโดยคลิก [ปิดใบสั่งซื้อ] ในเมนู [เพิ่มเติม] ภายในใบสั่งซื้อ:

คุณยังสามารถปิด PO ได้จากตารางใบสั่งซื้อทั้งหมด โดยคลิกช่องทำเครื่องหมายข้าง PO ที่ต้องการ แล้วคลิก [ปิด] ในรายการการดำเนินการที่ใช้ได้:

เมื่อใบสั่งซื้อถูกปิดแล้ว จะไม่สามารถสร้างใบรับสินค้าเทียบกับใบสั่งซื้อนั้นได้อีก และจะไม่สามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อนั้นด้วยตนเองได้อีกต่อไป ด้วยเหตุนี้ หากจำเป็นต้องจับคู่ใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้ เราขอแนะนำว่าอย่าเพิ่งปิดใบสั่งซื้อจนกว่าจะจับคู่ใบแจ้งหนี้เรียบร้อยแล้ว

การจับคู่ใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้

เมื่อซัพพลายเออร์ส่งใบแจ้งหนี้ให้แก่ผู้ซื้อ แนวทางปฏิบัติที่ดีคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการกระทบยอดก่อนที่จะอนุมัติเพื่อชำระเงิน 

PurchasePlus ช่วยให้ผู้ซื้อของเรากระทบยอดใบแจ้งหนี้ได้สองวิธี ขึ้นอยู่กับลักษณะการทำงานของแผนกการเงินของคุณ:

• โดยการจับคู่ใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่ซัพพลายเออร์ออกใบแจ้งหนี้เรียกเก็บจากผู้ซื้อตรงกับสิ่งที่ผู้ซื้อสั่งซื้อจริง ซึ่งบางครั้งเรียกว่า '2-Way AP Matching'
• โดยการจับคู่และเปรียบเทียบใบสั่งซื้อ และ ใบรับสินค้ากับใบแจ้งหนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่ซัพพลายเออร์ออกใบแจ้งหนี้เรียกเก็บจากผู้ซื้อตรงกับสิ่งที่ผู้ซื้อสั่งซื้อ และ ได้รับจริง ซึ่งบางครั้งเรียกว่า '3-Way AP Matching' 

ข้อแตกต่างระหว่างใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า และใบแจ้งหนี้ จะถูกตรวจพบโดยอัตโนมัติโดย PurchasePlus และไฮไลต์ไว้ในรูปแบบของการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ (Invoice Flags) ซึ่งผู้ใช้ฝ่ายจัดซื้อที่เกี่ยวข้องจะต้องจัดการก่อนที่จะสามารถอนุมัติเพื่อชำระเงินได้ 

การพิมพ์ใบสั่งซื้อ

หากต้องการพิมพ์ใบสั่งซื้อใบเดียว ให้เลือก [เพิ่มเติม] → [พิมพ์] ในตาราง [ใบสั่งซื้อ] → [ดูทั้งหมด]:

หากต้องการพิมพ์ใบสั่งซื้อตั้งแต่หนึ่งใบขึ้นไปในการดำเนินการเดียวกัน ให้คลิกช่องทำเครื่องหมายข้างใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องในตาราง แล้วคลิก [พิมพ์] ที่ส่วนหัวของตาราง:

ใบสั่งซื้อจะถูกรวมเป็นไฟล์ PDF ไฟล์เดียวและพร้อมสำหรับการดาวน์โหลดหรือพิมพ์

คำถามที่พบบ่อย

คำถาม: ฉันสามารถแก้ไขใบสั่งซื้อหลังจากได้รับการอนุมัติแล้วได้หรือไม่?

คำตอบ: ไม่ได้ เมื่อใบสั่งซื้อ (PO) ถูกสร้างขึ้นจากใบขอซื้อที่ได้รับอนุมัติแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขได้ ในกรณีส่วนใหญ่ PO จะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์โดยอัตโนมัติตามการตั้งค่าผู้ใช้ของคุณ คุณสามารถตรวจสอบสิ่งนี้ได้โดยดูที่ คอลัมน์สถานะ หาก PO ไม่ถูกต้องทั้งหมด คุณสามารถยกเลิกได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. คลิกไอคอน 'ข้อมูลเพิ่มเติม' (จุดสามจุด) ที่มุมขวาบนของ PO
2. เลือก 'ยกเลิกใบสั่งซื้อ'

ข้อสำคัญ: ซัพพลายเออร์จะได้รับแจ้งเกี่ยวกับการยกเลิกหากอยู่ในสถานะ "ส่งแล้ว" เพื่อป้องกันการจัดส่งสินค้าที่ไม่ถูกต้อง สิ่งสำคัญคือต้องยกเลิก PO โดยทันที นอกจากนี้ คุณต้องติดต่อซัพพลายเออร์โดยตรงเพื่อยืนยันการยกเลิกและหลีกเลี่ยงการจัดส่ง

ในกรณีที่ลูกค้ากำลังดำเนินการจัดระเบียบและล้าง PO เก่า เราขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้แจ้งซัพพลายเออร์เกี่ยวกับกิจกรรมนี้ เนื่องจากจะช่วยสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนและลดความเสี่ยงต่อความสับสนหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

---

คำถาม: ฉันสามารถเปิดใบสั่งซื้อ (PO) ที่ยกเลิกไปแล้วขึ้นมาใหม่ได้หรือไม่

คำตอบ: ไม่ได้ เมื่อใบสั่งซื้อ (PO) ถูกยกเลิกไปแล้ว จะไม่สามารถเปิดขึ้นมาใหม่ได้

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างใบขอซื้อ (PR) ใหม่จากใบแจ้งหนี้ได้ เมื่อ PR สร้าง PO ใหม่แล้ว คุณจะสามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้กับ PO ที่สร้างขึ้นใหม่นั้นได้

---