การใช้งานผู้ช่วย AI ของ PurchasePlus

ผู้ช่วย AI ทำอะไรได้บ้าง

ผู้ช่วย AI ของ PurchasePlus จะเชื่อมต่อ Claude หรือ ChatGPT เข้ากับบัญชี PurchasePlus ของคุณ คุณสามารถถามคำถามเป็นภาษาพูดทั่วไปและรับคำตอบจากข้อมูล PurchasePlus แบบเรียลไทม์ของคุณได้โดยตรง

ระบบทำงานผ่าน MCP (Model Context Protocol) ซึ่งเป็นวิธีมาตรฐานสำหรับผู้ช่วย AI ในการเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่น คุณลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี PurchasePlus ปกติของคุณ ดังนั้นผู้ช่วยจะสามารถดูและดำเนินการได้เฉพาะสิ่งที่คุณมีสิทธิ์ดูและทำใน PurchasePlus อยู่แล้วเท่านั้น

เหตุใดจึงควรใช้ผู้ช่วย AI?

• ได้รับคำตอบเดียวที่ครอบคลุมทั้ง Requisition, Purchase Order, Receiving Note และ Invoice แทนที่จะต้องส่งออกและตรวจสอบรายงานหลายฉบับข้ามไปมา
• ติดตามคำสั่งซื้อรายการเดียวตั้งแต่ขั้นตอน Requisition จนถึง Invoice ได้โดยไม่ต้องคลิกสลับหน้าจอ
• ตรวจพบข้อผิดพลาดด้านราคา ขนาดบรรจุภัณฑ์ และจำนวน ก่อนที่ Invoice จะได้รับการชำระเงิน
• เปลี่ยนใบเสนอราคาของซัพพลายเออร์หรือประวัติการซื้อของปีที่แล้วให้เป็น Requisition ฉบับร่างได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทีละรายการ
• ตรวจสอบสต็อกคงเหลือในมือ, การตรวจนับสต็อก (Stocktake), การโอนย้าย (Transfer) และต้นทุน Recipe ได้ในประโยคเดียว

สิ่งที่ผู้ช่วย AI สามารถทำได้

• ตอบคำถามเกี่ยวกับ Requisition, Purchase Order, Receiving Note, Invoice, Credit Note และ Statement
• ตรวจสอบสต็อกคงเหลือในมือตาม Stock Location รวมถึง Stocktake และ Transfer
• ค้นหา Recipe, วัตถุดิบ และต้นทุนตามราคาปัจจุบัน
• ค้นหา Catalog ของซัพพลายเออร์เพื่อดูว่าใครขายสินค้านั้นและขายในราคาเท่าใด
• สร้างรายงาน (Report) ที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้วและส่งลิงก์ดาวน์โหลดให้คุณ
• สร้างหรืออัปเดต Requisition ฉบับร่าง, สั่งซื้อซ้ำจาก Requisition ก่อนหน้า, เพิ่มสินค้า (Product) ลงใน Buy List และเพิ่มวัตถุดิบลงใน Recipe

การอนุมัติ, การส่ง Purchase Order, การลบข้อมูล และการปิดใช้งานซัพพลายเออร์จะยังคงดำเนินการโดยบุคคลเสมอ

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

คุณต้องมี 3 สิ่งต่อไปนี้: บัญชีผู้ใช้ PurchasePlus, บัญชี AI ที่องค์กรของคุณอนุญาตให้ใช้งาน และที่อยู่เซิร์ฟเวอร์ PurchasePlus

เคล็ดลับ

• ตรวจสอบนโยบาย AI ขององค์กรคุณก่อนทำการเชื่อมต่อ ใช้บัญชี AI สำหรับการทำงาน ไม่ใช่บัญชีส่วนบุคคล
• ผู้ช่วยจะปฏิบัติตามสิทธิ์การใช้งาน PurchasePlus ของคุณ หากคุณไม่สามารถดู Invoice ใน PurchasePlus ได้ ผู้ช่วยก็จะไม่สามารถดูได้เช่นกัน โปรดติดต่อ super user หากพบว่ามีข้อมูลใดขาดหายไป
• หากคุณทำงานครอบคลุมหลายสถานที่ (Property) คุณสามารถสลับระหว่างองค์กรที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงได้ในแชทเดียวกัน

เชื่อมต่อ Claude

วิธีที่รวดเร็วที่สุดคือการใช้แบนเนอร์ Enable PurchasePlus MCP บนแดชบอร์ดหน้าแรก (Home) ของ PurchasePlus ซึ่งจะเปิด Claude ขึ้นมาพร้อมกรอกรายละเอียดของ PurchasePlus ให้โดยอัตโนมัติ

เคล็ดลับ

• เมื่อเชื่อมต่อแล้ว PurchasePlus จะทำงานใน Claude ทั้งบนเว็บ แอปเดสก์ท็อป และแอปมือถือ
• Claude จะถามก่อนใช้งานเครื่องมือแต่ละรายการเสมอ เลือก [Allow always] สำหรับเครื่องมือที่อ่านข้อมูลเพียงอย่างเดียว เช่น การแสดงรายการ Invoice ส่วนเครื่องมือที่สร้างฉบับร่างหรือเพิ่มรายการ ให้ตั้งค่าเป็นถามก่อนเสมอ เพื่อให้คุณเห็นการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการก่อนที่จะเกิดขึ้นจริง
• ปิดการใช้งาน PurchasePlus ในส่วน [+] → [Connectors] สำหรับแชทที่ไม่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ

##

สิ่งที่คุณสามารถสอบถามได้

ผู้ช่วยสามารถอ่านข้อมูลในส่วนต่างๆ ส่วนใหญ่ของ PurchasePlus ได้ และสามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่ปลอดภัยได้ในจำนวนจำกัด ทุกอย่างด้านล่างนี้จะถูกจำกัดตามสิทธิ์ของคุณและองค์กรที่คุณกำลังทำงานอยู่

การเพิ่มวัตถุดิบใน Recipe หรือการเพิ่ม Product ลงใน Buy List จะมีผลทันที เช่นเดียวกับการเพิ่มรายการใน PurchasePlus ด้วยตัวคุณเอง ส่วน Requisition จะถูกสร้างขึ้นเป็นแบบร่างเสมอเพื่อให้คุณตรวจสอบและส่งอนุมัติ

สำหรับฝ่ายจัดซื้อและเชฟ

ใช้ผู้ช่วยเพื่อตรวจสอบข้อมูลก่อนสั่งซื้อ สร้าง Requisition ฉบับร่างได้เร็วขึ้น และดูแลให้ Buy List รวมถึง Recipe เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ คัดลอกข้อความคำสั่ง (prompt) เหล่านี้และเปลี่ยนชื่อให้ตรงกับสถานที่ของคุณ

ตรวจสอบก่อนสั่งซื้อ

• "ในช่วงหกเดือนที่ผ่านมาเราเคยซื้อบลูเบอร์รี่หรือไม่? ซื้อจากใคร และราคาต่อหน่วยเท่าไร?"
• "ซัพพลายเออร์รายใดใน Catalog ของเราที่ขายข้าวบัสมาตีขนาด 10 กก. และใครขายถูกที่สุดต่อ กก.?"
• "มีรายการใดบ้างที่ยังอยู่ในระหว่างการสั่งซื้อจาก Bidfood และยังไม่ได้รับสินค้า?"
• "สต็อกคงเหลือของไข่ไก่ใน Stock Location ห้องครัวหลักมีเท่าไร?"

สร้าง Requisition ฉบับร่าง

• "สั่งซื้อซ้ำจาก Requisition PR03288 เพื่อจัดส่งในวันอังคารหน้า"
• "นี่คือใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ผ้าปูที่นอนของเรา ช่วยสร้าง Requisition ฉบับร่างตามรายการเหล่านี้ และแจ้งให้ทราบหากมีรายการใดที่ราคาใน Catalog แตกต่างจากใบเสนอราคา"
• "ดูข้อมูลสินค้าที่ Gift Shop ซื้อจากซัพพลายเออร์รายนี้ในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา และสร้างคำสั่งซื้อเปิดสาขาฉบับร่างโดยอ้างอิงจากข้อมูลดังกล่าว"
• "เปรียบเทียบ Stock Location ของบาร์กับระดับ par และระบุทุกรายการที่ต่ำกว่าระดับ par พร้อมจำนวนที่ต้องการ"

ดูแล Buy List และ Recipe ให้เป็นปัจจุบันเสมอ

• "รายการใดใน Buy List ของแผนกแม่บ้านที่ไม่มีราคาเสนอซื้อในปัจจุบัน?"
• "เพิ่มเนยจืด Lurpak 250 กรัม ลงใน Buy List ของแผนกเบเกอรี่"
• "Recipe ของ Eggs Benedict มีต้นทุนเท่าไรตามราคาปัจจุบัน และวัตถุดิบใดมีต้นทุนสูงที่สุด?"
• "เพิ่มต้นหอมฝรั่ง 20 กรัม ลงใน Recipe ของ Eggs Benedict"

ส่งแบบร่างของคุณใน PurchasePlus

ผู้ช่วยจะไม่ส่ง Requisition ให้โดยอัตโนมัติ เพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น:

1. เปิด PurchasePlus และค้นหา Requisition ดังกล่าวได้ที่ Draft Requisitions บนแดชบอร์ด Home
2. ตรวจสอบซัพพลายเออร์ จำนวน ราคา แผนก (Department) และรหัสบัญชี (Account Code)
3. คลิก [Submit] เพื่อส่งเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ (Approval Workflow)

เคล็ดลับ

• ระบุชื่อ Stock Location, แผนก หรือ Buy List ให้ชัดเจน เพราะคำว่า "ห้องครัว" อาจตรงกับสถานที่มากกว่าหนึ่งแห่ง
• ระบุวันที่จัดส่งเป็นวันที่อย่างชัดเจน เช่น "วันอังคารที่ 13 ตุลาคม" แทนที่จะระบุว่า "วันอังคารหน้า"
• หาก Product ไม่มีราคาเสนอซื้อ ผู้ช่วยจะไม่สามารถเพิ่มสินค้านั้นลงใน Requisition ได้ ให้ตรวจสอบ Catalog ก่อนเสมอ

สำหรับผู้ใช้งานฝ่ายการเงิน

ใช้ผู้ช่วยเพื่อจัดการกับ Flagged Invoice (ใบแจ้งหนี้ที่ถูกติดธง) ได้เร็วขึ้น และตรวจสอบซัพพลายเออร์ก่อนการชำระเงิน ระบบจะอ่านข้อมูล Purchase Order, Receiving Note และ Invoice ร่วมกัน จึงสามารถอธิบายปัญหาการกระทบยอด 3 ทาง (3-way match) ได้ในคำตอบเดียว

จัดการกับ Flagged Invoice

• "แสดงรายการ Flagged Invoice ที่ได้รับสินค้าเรียบร้อยแล้ว"
• "ทำไม Invoice INV-40211 ถึงถูกติดธง?"
• "ติดตาม Purchase Order 778812 ตั้งแต่ขั้นตอน Requisition จนถึง Invoice และแจ้งให้ทราบว่าจำนวนหรือราคาเริ่มไม่ตรงกันที่จุดใด"
• "มีรายการใน Flagged Invoice ใดบ้างที่ไม่ตรงกับรายการใน Purchase Order?"

ตรวจสอบซัพพลายเออร์ก่อนการชำระเงิน

• "ตรวจสอบ Invoice ในเดือนนี้จาก Fresh Seafood Co เทียบกับ Purchase Order และแสดงรายการที่มีราคาต่อหน่วยสูงกว่าราคาที่สั่งซื้อเกิน 10%"
• "มี Invoice จากซัพพลายเออร์รายนี้ที่มีหมายเลข Invoice ซ้ำกัน หรือมียอดรวมเท่ากันในวันเดียวกันหรือไม่?"
• "แสดงไฟล์ PDF จากซัพพลายเออร์สำหรับ Invoice INV-40211 ให้ฉันดู"
• "มี Credit Note ใดจาก Bidfood ในไตรมาสนี้ที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับ Invoice บ้าง?"

การปิดรอบสิ้นเดือน

• "Statement ประจำเดือนกันยายนจาก Bidfood มีรายการอะไรบ้าง และมีรายการใดบ้างที่ไม่มี Invoice ตรงกันใน PurchasePlus?"
• "ในทุกสถานที่ของเรา มี Requisition, Purchase Order ที่ยังไม่ได้รับมอบ และ Flagged Invoice ที่ยังเปิดค้างอยู่จำนวนเท่าใด? แยกตามสกุลเงิน"
• "สร้างรายงานมูลค่าสต็อกสินค้าสำหรับทุก Stock Location และส่งลิงก์ดาวน์โหลดให้ฉัน"

แก้ไขและอนุมัติใน PurchasePlus

ผู้ช่วยจะค้นหาปัญหาให้คุณ จากนั้นคุณเป็นผู้ดำเนินการแก้ไขและอนุมัติใน PurchasePlus

1. เปิด Invoice ใน PurchasePlus จากเมนู [Invoices]
2. ดำเนินการเปลี่ยนแปลง เช่น จับคู่รายการกับ Purchase Order, แยกรายการโดยใช้โหมดขั้นสูง (Advanced Mode) หรือกำหนดแผนกและรหัสบัญชี
3. อนุมัติ Invoice จากส่วนหัวของเอกสาร หรือจาก [Invoices] → [Awaiting My Approval]

เคล็ดลับ

• สั่งให้ระบุหมายเลข Invoice และ Purchase Order ในคำตอบด้วย เพื่อให้คุณสามารถเปิดเข้าไปตรวจสอบแต่ละรายการได้
• ผู้ช่วยจะจัดกลุ่มยอดเงินตามสกุลเงินและไม่มีการแปลงค่าสกุลเงิน
• สำหรับยอดรวมขนาดใหญ่และข้อมูลแนวโน้ม ให้สร้างรายงาน โดยผู้ช่วยจะแนะนำรายงานที่เกี่ยวข้องให้แทนที่จะประมาณการตัวเลข

สำหรับ Super User และผู้ดูแลระบบ (Admin)

คุณสามารถควบคุมสิ่งที่ผู้ช่วยทำได้ผ่านสิทธิ์การใช้งาน PurchasePlus ที่คุณดูแลอยู่แล้ว โดยไม่ต้องตั้งค่าสิทธิ์ AI แยกต่างหาก

ระบบการเข้าถึงทำงานอย่างไร

• ผู้ใช้แต่ละคนจะลงชื่อเข้าใช้ด้วยข้อมูลเข้าสู่ระบบ PurchasePlus ของตนเอง ผู้ช่วยจะดำเนินการในฐานะผู้ใช้รายนั้น ภายในองค์กรที่พวกเขากำลังทำงานอยู่
• เครื่องมือที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้จะตรงกับสิทธิ์ใน PurchasePlus ของพวกเขา ผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึง Invoice จะไม่สามารถใช้เครื่องมือเกี่ยวกับ Invoice ได้ ผู้ดูแลระบบองค์กรจะสามารถใช้เครื่องมือสำหรับฝ่ายจัดซื้อได้ทั้งหมด
• หากต้องการให้หรือเพิกถอนการเข้าถึงในส่วนใด ให้เปลี่ยนสิทธิ์ของผู้ใช้ใน PurchasePlus ผู้ช่วยจะอัปเดตตามการเปลี่ยนแปลงนั้น
• แบบร่างที่ผู้ช่วยสร้างขึ้นจะถือว่าเป็นของผู้ใช้ที่เป็นคนสั่ง และจะผ่านกระบวนการอนุมัติ (Approval Workflow) เดียวกันกับ Requisition อื่นๆ
• PurchasePlus จะบันทึกคำขอของผู้ช่วยทุกรายการตามผู้ใช้และองค์กร
• เมื่อมีพนักงานลาออก ให้ปิดการใช้งานบัญชีผู้ใช้ PurchasePlus ของพวกเขาตามปกติ ผู้ช่วยจะลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ใช้รายนั้น จึงทำให้สูญเสียการเข้าถึงไปด้วยโดยอัตโนมัติ

การสลับองค์กร

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงมากกว่าหนึ่งองค์กรสามารถสลับไปมาระหว่างองค์กรได้ในแชทเดียวกัน

1. ถามว่า "ฉันสามารถสลับไปยังองค์กรใดได้บ้าง?"
2. สั่งว่า "สลับไปยัง The Hotel Plus Sydney"
3. ผู้ช่วยจะยืนยันองค์กรที่กำลังทำงานอยู่ในปัจจุบัน ทุกคำตอบหลังจากนั้นจะมาจากองค์กรดังกล่าวจนกว่าคุณจะทำการสลับอีกครั้ง

ขั้นตอนการเริ่มใช้งาน

1. ตกลงร่วมกันว่าจะใช้แพ็กเกจ AI ใดในองค์กรของคุณ และขออนุมัติจากผู้ดูแลนโยบายด้าน AI ของคุณ
2. เพิ่ม PurchasePlus หนึ่งครั้งเพื่อให้ใช้งานได้ทุกคน สำหรับ Claude Team หรือ Enterprise ผู้ดูแลระบบ (Owner) จะเป็นผู้เพิ่มใน [Organization settings] → [Connectors] สำหรับ ChatGPT ผู้ดูแลระบบพื้นที่ทำงาน (workspace admin) จะเป็นผู้สร้างและเผยแพร่
3. ใน ChatGPT Enterprise ให้ใช้ [Configure Access] เพื่อเริ่มต้นกับกลุ่มทดลองก่อน เช่น ฝ่ายการเงินและหัวหน้าเชฟ
4. ตรวจสอบสิทธิ์ผู้ใช้ใน PurchasePlus ก่อนที่จะเชิญเข้ามาใช้งาน ผู้ช่วยจะสามารถมองเห็นทุกอย่างตามที่สิทธิ์ของผู้ใช้นั้นอนุญาต
5. แชร์บทความนี้ให้ผู้ใช้ของคุณ และแนะนำให้พวกเขาตั้งค่าเครื่องมือที่สร้างแบบร่างเป็นแบบถามก่อนเสมอ

เคล็ดลับ

• ผู้ใช้ทุกคนจะเห็นแบนเนอร์ Enable PurchasePlus MCP บนแดชบอร์ดหน้าแรก จนกว่าพวกเขาจะปิดมันไป การปิดแบนเนอร์จะเป็นการซ่อนเฉพาะบนเบราว์เซอร์นั้นเท่านั้น
• เริ่มต้นด้วยคำถามแบบอ่านอย่างเดียวในสัปดาห์แรก เพื่อให้ผู้ใช้สร้างความคุ้นเคยและความมั่นใจในคำตอบก่อนที่จะเริ่มสร้างแบบร่าง

สิ่งที่ต้องดำเนินการโดยบุคคลเสมอ

ผู้ช่วยสามารถเตรียมข้อมูลให้คุณได้ แต่การดำเนินการขั้นสุดท้ายหรือไม่สามารถย้อนกลับได้จะต้องทำใน PurchasePlus โดยทีมงานของคุณเท่านั้น ซึ่งนี่เป็นข้อกำหนดตายตัวใน PurchasePlus และไม่มีการตั้งค่า AI ใดที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

ผู้ช่วย AI อาจอ่านคำถามผิดพลาดหรือให้คำตอบที่ไม่ถูกต้องได้ โปรดใช้คำตอบแต่ละรายการเป็นจุดเริ่มต้น และเปิดดูเอกสารจริงใน PurchasePlus ก่อนตัดสินใจดำเนินการเสมอ

เคล็ดลับเพื่อให้ได้คำตอบที่ดียิ่งขึ้น

ยิ่งคำถามมีความเฉพาะเจาะจงมากเท่าใด คำตอบก็จะยิ่งแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น โปรดระบุชื่อสถานที่ ซัพพลายเออร์ หมายเลขเอกสาร และวันที่ที่คุณต้องการ

เคล็ดลับ

• สั่งให้ผู้ช่วยระบุหมายเลขเอกสารมาพร้อมกับคำตอบ เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบใน PurchasePlus ได้
• ระบุองค์กรที่คุณต้องการให้ชัดเจน หากคุณทำงานในหลายสถานที่
• ระบุวันที่เป็นวันที่ที่ชัดเจน คำว่า "วันนี้" และ "วันพุธหน้า" อาจคลาดเคลื่อนได้หากบัญชี AI ของคุณตั้งค่าเป็นเขตเวลาอื่น
• เริ่มต้นแชทใหม่เสมอสำหรับงานใหม่ เนื่องจากการแชทที่ยาวเกินไปอาจทำให้เกิดความสับสนกับคำตอบก่อนหน้าได้
• หากคำตอบดูไม่ถูกต้อง ให้ถามว่า "คุณได้คำตอบนี้มาอย่างไร?" ผู้ช่วยจะแสดงให้เห็นว่าใช้ข้อมูลจากเอกสารใดบ้าง

คำถามที่พบบ่อยและการแก้ไขปัญหา

ต้องการความช่วยเหลือหรือไม่?

• ติดต่อทีมดูแลลูกค้าของ PurchasePlus
• หน้าช่วยเหลือผู้ช่วย AI ของ PurchasePlus
• ความช่วยเหลือเกี่ยวกับ Claude: ตัวเชื่อมต่อแบบกำหนดเอง
• ความช่วยเหลือเกี่ยวกับ ChatGPT: Developer mode และแอป MCP