การใช้งานผู้ช่วย AI ของ PurchasePlus

ผู้ช่วย AI ทำอะไรได้บ้าง

ผู้ช่วย AI ของ PurchasePlus จะเชื่อมต่อ Claude หรือ ChatGPT เข้ากับบัญชี PurchasePlus ของคุณ โดยคุณสามารถถามคำถามด้วยภาษาพูดทั่วไป และรับคำตอบจากข้อมูลสดใน PurchasePlus ของคุณได้ทันที

ระบบนี้ทำงานผ่าน MCP (Model Context Protocol) ซึ่งเป็นวิธีมาตรฐานสำหรับผู้ช่วย AI ในการเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่นๆ คุณเข้าสู่ระบบด้วยบัญชี PurchasePlus ตามปกติ ดังนั้นผู้ช่วยจึงสามารถดูและทำได้เฉพาะสิ่งที่คุณมีสิทธิ์ดูและทำใน PurchasePlus อยู่แล้วเท่านั้น

ทำไมจึงควรใช้ผู้ช่วย AI?

• รับคำตอบครอบคลุมทั้งใบขอซื้อ (Requisitions), ใบสั่งซื้อ (Purchase Orders), ใบรับสินค้า (Receiving Notes) และใบแจ้งหนี้ (Invoices) ได้ในที่เดียว แทนที่จะต้องส่งออกและตรวจทานรายงานข้ามไปมา
• ติดตามคำสั่งซื้อเดี่ยวได้ตั้งแต่ใบขอซื้อไปจนถึงใบแจ้งหนี้โดยไม่ต้องคลิกสลับหน้าจอ
• ค้นหาข้อผิดพลาดเกี่ยวกับราคา ขนาดบรรจุภัณฑ์ และจำนวน ก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะได้รับการชำระเงิน
• แปลงใบเสนอราคาของผู้จัดจำหน่ายหรือประวัติการซื้อของปีที่แล้วให้เป็นร่างใบขอซื้อได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทุกรายการ
• ตรวจสอบสต็อกคงเหลือ การตรวจนับสต็อก การโอนย้ายสต็อก และต้นทุนสูตรอาหารได้ในประโยคเดียว

สิ่งที่สามารถทำได้

• ตอบคำถามเกี่ยวกับใบขอซื้อ (Requisitions), ใบสั่งซื้อ (Purchase Orders), ใบรับสินค้า (Receiving Notes), ใบแจ้งหนี้ (Invoices), ใบลดหนี้ (Credit Notes) และใบแจ้งยอดบัญชี (Statements)
• ตรวจสอบสต็อกคงเหลือตามสถานที่จัดเก็บสต็อก (Stock Location) รวมถึงการตรวจนับสต็อกและการโอนย้ายสต็อก
• ค้นหาสูตรอาหาร ส่วนผสม และต้นทุนตามราคาปัจจุบัน
• ค้นหาแคตตาล็อก (Catalogs) ของผู้จัดจำหน่ายเพื่อดูว่าใครขายสินค้าชิ้นนั้นและขายในราคาเท่าใด
• สั่งรันรายงานที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้วและส่งลิงก์ดาวน์โหลดให้คุณ
• สร้างหรืออัปเดตร่างใบขอซื้อ สั่งซื้อซ้ำจากใบขอซื้อก่อนหน้า สร้างรายการสั่งซื้อ (Buy List) เพิ่มสินค้าลงในรายการสั่งซื้อ และเพิ่มส่วนผสมลงในสูตรอาหาร

การอนุมัติ การส่งใบสั่งซื้อ การลบรายการบันทึก และการปิดใช้งานผู้จัดจำหน่ายจะยังคงต้องดำเนินการโดยบุคคลเสมอ

ก่อนเริ่มต้นใช้งาน

คุณต้องมี 3 สิ่งต่อไปนี้: บัญชีผู้ใช้ PurchasePlus, บัญชี AI ที่องค์กรของคุณอนุญาตให้ใช้งาน และที่อยู่เซิร์ฟเวอร์ PurchasePlus

คำแนะนำ

• ตรวจสอบนโยบาย AI ขององค์กรคุณก่อนทำการเชื่อมต่อ และใช้บัญชี AI สำหรับการทำงาน ไม่ใช่บัญชีส่วนตัว
• ผู้ช่วยจะปฏิบัติตามสิทธิ์การใช้งาน PurchasePlus ของคุณ หากคุณไม่สามารถดูใบแจ้งหนี้ใน PurchasePlus ผู้ช่วยก็จะไม่สามารถดูได้เช่นกัน หากมีสิ่งใดขาดหายไป โปรดติดต่อ Super User ของคุณ
• หากคุณทำงานในหลายสถานที่/พร็อพเพอร์ตี้ คุณสามารถสลับระหว่างองค์กรที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงได้ภายในการสนทนาเดียวกัน

เชื่อมต่อ Claude

วิธีที่เร็วที่สุดคือใช้แบนเนอร์ "เปิดใช้งาน PurchasePlus MCP" (Enable PurchasePlus MCP) บนแดชบอร์ดหน้าแรกของ PurchasePlus ซึ่งจะเปิด Claude ขึ้นมาพร้อมกรอกรายละเอียดของ PurchasePlus ให้โดยอัตโนมัติ

คำแนะนำ

• เมื่อเชื่อมต่อแล้ว PurchasePlus จะทำงานใน Claude ทั้งบนเว็บ แอปเดสก์ท็อป และแอปมือถือ
• Claude จะถามก่อนใช้งานเครื่องมือแต่ละตัว เลือก [อนุญาตเสมอ] (Allow always) สำหรับเครื่องมือที่อ่านข้อมูลเพียงอย่างเดียว เช่น การแสดงรายการใบแจ้งหนี้ ส่วนเครื่องมือที่สร้างฉบับร่างหรือเพิ่มรายการ ให้คงการตั้งค่าไว้ที่ให้ถามก่อน เพื่อให้คุณเห็นการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งก่อนที่จะเกิดขึ้นจริง
• ปิดการใช้งาน PurchasePlus ได้ที่ [+] → [ตัวเชื่อมต่อ] (Connectors) สำหรับการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ

##

สิ่งที่คุณสามารถสอบถามได้

ผู้ช่วยสามารถอ่านข้อมูลในส่วนใหญ่ของ PurchasePlus และทำการเปลี่ยนแปลงที่ปลอดภัยได้ในขอบเขตจำกัด ข้อมูลทั้งหมดด้านล่างนี้จำกัดอยู่ภายใต้สิทธิ์ของคุณและองค์กรที่คุณกำลังทำงานอยู่เท่านั้น

การเพิ่มส่วนผสมในสูตรอาหารหรือเพิ่มสินค้าลงในรายการสั่งซื้อจะมีผลทันที เช่นเดียวกับการเพิ่มใน PurchasePlus ด้วยตัวเอง การสร้างรายการสั่งซื้อก็จะมีผลทันทีเช่นกัน ส่วนใบขอซื้อจะถูกสร้างเป็นฉบับร่างเสมอเพื่อให้คุณตรวจสอบและส่งอนุมัติต่อไป

สำหรับฝ่ายจัดซื้อและเชฟ

ใช้ผู้ช่วยเพื่อตรวจสอบก่อนสั่งซื้อ สร้างร่างใบขอซื้อได้เร็วขึ้น และดูแลให้รายการสั่งซื้อและสูตรอาหารเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ คุณสามารถคัดลอกพรอมต์เหล่านี้และเปลี่ยนชื่อให้เหมาะสมกับพร็อพเพอร์ตี้ของคุณได้

ตรวจสอบก่อนสั่งซื้อ

• "เราเคยซื้อบลูเบอร์รีในช่วงหกเดือนที่ผ่านมาไหม? ซื้อจากใคร และราคาต่อหน่วยเท่าไหร่?"
• "มีผู้จัดจำหน่ายรายใดในแคตตาล็อกของเราที่ขายข้าวบาสมาติ 10 กก. บ้าง และใครราคาถูกที่สุดต่อกิโลกรัม?"
• "ยังมีสินค้าอะไรที่สั่งจาก Bidfood แล้วยังไม่ได้รับบ้าง?"
• "มีสต็อกไข่ไก่คงเหลือเท่าใดในสถานที่จัดเก็บสต็อกครัวหลัก?"

สร้างร่างใบขอซื้อ

• "สั่งซื้อซ้ำจากใบขอซื้อ PR03288 สำหรับส่งมอบวันอังคารหน้า"
• "นี่คือใบเสนอราคาจากผู้จัดจำหน่ายผ้าลินินของเรา ช่วยสร้างร่างใบขอซื้อตามรายการเหล่านี้ และบอกฉันหากมีรายการใดที่ราคาในแคตตาล็อกต่างจากใบเสนอราคา"
• "ดูว่าร้านขายของที่ระลึกซื้ออะไรจากผู้จัดจำหน่ายรายนี้บ้างในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา และสร้างร่างคำสั่งซื้อเปิดตามรายการดังกล่าว"
• "เปรียบเทียบสถานที่จัดเก็บสต็อกบาร์กับระดับ Par level และระบุทุกรายการที่ต่ำกว่าระดับพร้อมจำนวนที่ต้องสั่ง"

ดูแลรายการสั่งซื้อและสูตรอาหารให้เป็นปัจจุบัน

• "มีรายการใดในรายการสั่งซื้อแผนกแม่บ้านที่ไม่มีราคาเสนอในปัจจุบันบ้าง?"
• "เพิ่มเนยจืด Lurpak 250 กรัม ลงในรายการสั่งซื้อแผนกเบเกอรี"
• "สูตรอาหาร Eggs Benedict มีต้นทุนเท่าใดในราคาปัจจุบัน และส่วนผสมใดมีต้นทุนสูงที่สุด?"
• "เพิ่มต้นหอมฝรั่ง (chives) 20 กรัม ลงในสูตรอาหาร Eggs Benedict"

ส่งร่างของคุณใน PurchasePlus

ผู้ช่วยจะไม่ส่งใบขอซื้อโดยเด็ดขาด ในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น:

1. เปิด PurchasePlus และค้นหาใบขอซื้อใต้หัวข้อ "ร่างใบขอซื้อ" (Draft Requisitions) บนแดชบอร์ดหน้าแรก
2. ตรวจสอบผู้จัดจำหน่าย จำนวน ราคา แผนก และรหัสบัญชี
3. คลิก [ส่ง] (Submit) เพื่อส่งเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ (Approval Workflow)

คำแนะนำ

• ระบุชื่อสถานที่จัดเก็บสต็อก แผนก หรือรายการสั่งซื้อให้ชัดเจน เช่น คำว่า "ห้องครัว" อาจตรงกับข้อมูลมากกว่าหนึ่งรายการ
• ระบุวันที่จัดส่งเป็นวันที่ที่แน่นอน เช่น "วันอังคารที่ 13 ตุลาคม" แทนที่จะใช้คำว่า "วันอังคารหน้า"
• หากสินค้าไม่มีราคาเสนอ ผู้ช่วยจะไม่สามารถเพิ่มลงในใบขอซื้อได้ โปรดตรวจสอบแคตตาล็อกก่อน

สำหรับผู้ใช้งานฝ่ายการเงิน

ใช้ผู้ช่วยเพื่อจัดการกับใบแจ้งหนี้ที่มีการแจ้งเตือน (Flagged Invoices) ได้เร็วขึ้น และตรวจสอบผู้จัดจำหน่ายก่อนการชำระเงิน ผู้ช่วยจะอ่านใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า และใบแจ้งหนี้ควบคู่กัน ทำให้สามารถอธิบายปัญหาการจับคู่ 3 ทาง (3-way match) ได้ในคำตอบเดียว

จัดการกับใบแจ้งหนี้ที่มีการแจ้งเตือน

• "แสดงรายการใบแจ้งหนี้ที่มีการแจ้งเตือนซึ่งได้รับสินค้าเรียบร้อยแล้ว"
• "ทำไมใบแจ้งหนี้ INV-40211 ถึงมีการแจ้งเตือน (flagged)?"
• "ติดตามใบสั่งซื้อ 778812 ตั้งแต่ใบขอซื้อไปจนถึงใบแจ้งหนี้ และบอกฉันว่าจำนวนหรือราคาเริ่มไม่ตรงกันที่จุดใด"
• "มีรายการใดในใบแจ้งหนี้ที่มีการแจ้งเตือนที่ไม่ตรงกับรายการในใบสั่งซื้อบ้าง?"

ตรวจสอบผู้จัดจำหน่ายก่อนการชำระเงิน

• "ตรวจสอบใบแจ้งหนี้เดือนนี้จาก Fresh Seafood Co เทียบกับใบสั่งซื้อของพวกเขา แสดงรายการใดก็ตามที่มีราคาต่อหน่วยสูงกว่าราคาที่สั่งซื้อเกิน 10%"
• "มีใบแจ้งหนี้ใดจากผู้จัดจำหน่ายรายนี้ที่มีหมายเลขใบแจ้งหนี้เดียวกันหรือมียอดรวมเท่ากันในวันเดียวกันหรือไม่?"
• "แสดงไฟล์ PDF ของผู้จัดจำหน่ายสำหรับใบแจ้งหนี้ INV-40211 ให้ฉันดู"
• "มีใบลดหนี้ใดจาก Bidfood ในไตรมาสนี้ที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้บ้าง?"

ช่วงสิ้นเดือน

• "ใบแจ้งยอดบัญชีเดือนกันยายนจาก Bidfood ประกอบด้วยอะไรบ้าง และมีรายการใดที่ไม่มีใบแจ้งหนี้ที่ตรงกันใน PurchasePlus?"
• "ในทุกพร็อพเพอร์ตี้ของเรา มีใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อที่ยังไม่จัดส่ง และใบแจ้งหนี้ที่มีการแจ้งเตือนเปิดค้างอยู่เท่าใด? แยกตามสกุลเงิน"
• "สั่งรันรายงานมูลค่าสต็อกสำหรับทุกสถานที่จัดเก็บสต็อกและส่งลิงก์ดาวน์โหลดให้ฉัน"

แก้ไขและอนุมัติใน PurchasePlus

ผู้ช่วยมีหน้าที่ค้นหาปัญหา คุณจะเป็นผู้แก้ไขและอนุมัติใน PurchasePlus

1. เปิดใบแจ้งหนี้ใน PurchasePlus จาก [ใบแจ้งหนี้] (Invoices)
2. ทำการเปลี่ยนแปลง เช่น จับคู่กับใบสั่งซื้อ แยกรายการโดยใช้โหมดขั้นสูง (Advanced Mode) หรือกำหนดแผนกและรหัสบัญชี
3. อนุมัติใบแจ้งหนี้จากส่วนหัว หรือจาก [ใบแจ้งหนี้] (Invoices) → [รอการอนุมัติจากฉัน] (Awaiting My Approval)

คำแนะนำ

• ขอให้ระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้และหมายเลขใบสั่งซื้อในคำตอบ เพื่อให้คุณสามารถเปิดและตรวจสอบแต่ละรายการได้
• ผู้ช่วยจะจัดกลุ่มยอดเงินตามสกุลเงินและจะไม่แปลงค่าเงินระหว่างกัน
• สำหรับยอดรวมขนาดใหญ่และแนวโน้ม ให้สั่งรันรายงาน ผู้ช่วยจะแนะนำรายงานให้คุณแทนที่จะเป็นการประมาณตัวเลข

สำหรับ Super User และผู้ดูแลระบบ

คุณสามารถควบคุมสิ่งที่ผู้ช่วยทำได้ผ่านสิทธิ์การใช้งานของ PurchasePlus ที่คุณจัดการอยู่แล้ว โดยไม่มีการตั้งค่าสิทธิ์ AI แยกต่างหาก

การทำงานของการเข้าถึง

• ผู้ใช้แต่ละคนเข้าสู่ระบบด้วยข้อมูลเข้าสู่ระบบ PurchasePlus ของตนเอง ผู้ช่วยจะดำเนินการในฐานะผู้ใช้นั้น ภายในองค์กรที่พวกเขากำลังทำงานอยู่
• เครื่องมือที่ผู้ใช้สามารถใช้ได้จะตรงกับสิทธิ์ใน PurchasePlus ของพวกเขา ผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงใบแจ้งหนี้จะไม่เห็นเครื่องมือเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ ส่วนผู้ดูแลระบบขององค์กรจะสามารถใช้เครื่องมือสำหรับฝ่ายจัดซื้อได้ทั้งหมด
• หากต้องการให้หรือลบสิทธิ์เข้าถึงส่วนงานใด ให้เปลี่ยนสิทธิ์ของผู้ใช้ใน PurchasePlus แล้วผู้ช่วยจะปฏิบัติตามการเปลี่ยนแปลงนั้น
• ฉบับร่างที่ผู้ช่วยสร้างขึ้นจะเป็นของผู้ใช้ที่เป็นผู้สั่ง และต้องผ่านกระบวนการอนุมัติ (Approval Workflow) เดียวกันกับใบขอซื้ออื่นๆ
• PurchasePlus จะบันทึกคำขอของผู้ช่วยทุกรายการตามผู้ใช้และองค์กร
• เมื่อมีพนักงานลาออก ให้ปิดใช้งานผู้ใช้ PurchasePlus ตามปกติ ผู้ช่วยจะเข้าสู่ระบบในฐานะผู้ใช้นั้น ดังนั้นจึงจะสูญเสียสิทธิ์การเข้าถึงไปด้วย

การสลับองค์กร

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงมากกว่าหนึ่งองค์กรสามารถสลับไปมาระหว่างองค์กรได้ภายในการสนทนาเดียวกัน

1. ถามว่า "ฉันสามารถสลับไปองค์กรใดได้บ้าง?"
2. สั่งว่า "สลับไปที่ The Hotel Plus Sydney"
3. ผู้ช่วยจะยืนยันองค์กรที่กำลังทำงานอยู่ หลังจากนั้นทุกคำตอบจะมาจากองค์กรดังกล่าวจนกว่าคุณจะทำการสลับอีกครั้ง

ขั้นตอนการเปิดตัวใช้งาน

1. ตกลงร่วมกันว่าองค์กรของคุณจะใช้แพ็กเกจ AI ใด และรับการอนุมัติจากผู้ดูแลนโยบาย AI ของคุณ
2. เพิ่ม PurchasePlus หนึ่งครั้งสำหรับทุกคน สำหรับ Claude Team หรือ Enterprise ให้ Owner เพิ่มใน [การตั้งค่าองค์กร] (Organization settings) → [ตัวเชื่อมต่อ] (Connectors) สำหรับ ChatGPT ให้ผู้ดูแลระบบของ Workspace เป็นผู้สร้างและเผยแพร่
3. สำหรับ ChatGPT Enterprise ให้ใช้ [กำหนดค่าการเข้าถึง] (Configure Access) เพื่อเริ่มต้นกับกลุ่มนำร่อง เช่น ฝ่ายการเงินและหัวหน้าเชฟ
4. ตรวจสอบสิทธิ์ผู้ใช้ใน PurchasePlus ก่อนเชิญผู้ใช้งาน ผู้ช่วยสามารถดูได้ทุกอย่างที่สิทธิ์ของพวกเขาอนุญาต
5. แชร์บทความนี้ให้ผู้ใช้ของคุณ และขอให้พวกเขาคงการตั้งค่าเครื่องมือที่สร้างฉบับร่างไว้ที่ให้ถามก่อนเสมอ

คำแนะนำ

• ผู้ใช้ทุกคนจะเห็นแบนเนอร์ "เปิดใช้งาน PurchasePlus MCP" บนแดชบอร์ดหน้าแรกจนกว่าจะปิด การปิดแบนเนอร์จะเป็นการซ่อนเฉพาะบนเบราว์เซอร์นั้นเท่านั้น
• เริ่มต้นด้วยคำถามแบบอ่านอย่างเดียวในสัปดาห์แรก เพื่อให้ผู้ใช้สร้างความไว้วางใจในคำตอบก่อนที่จะเริ่มสร้างฉบับร่าง

สิ่งที่ยังคงต้องดำเนินการโดยบุคคล

ผู้ช่วยสามารถช่วยเตรียมงานได้ แต่สิ่งใดก็ตามที่เป็นขั้นตอนสุดท้ายหรือไม่สามารถย้อนกลับได้จะต้องทำใน PurchasePlus โดยทีมงานของคุณ สิ่งนี้ได้รับการกำหนดตายตัวใน PurchasePlus และไม่มีการตั้งค่า AI ใดสามารถเปลี่ยนแปลงได้

ผู้ช่วย AI อาจตีความคำถามผิดหรือให้คำตอบที่ไม่ถูกต้องได้ โปรดใช้แต่ละคำตอบเป็นจุดเริ่มต้น และเปิดดูเอกสารจริงใน PurchasePlus ก่อนดำเนินการใดๆ

เคล็ดลับเพื่อให้ได้คำตอบที่ดียิ่งขึ้น

ยิ่งคำถามมีความเฉพาะเจาะจงมากเท่าใด คำตอบก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น โปรดระบุชื่อสถานที่/พร็อพเพอร์ตี้ ผู้จัดจำหน่าย หมายเลขเอกสาร และวันที่ที่คุณต้องการ

คำแนะนำ

• ขอให้ผู้ช่วยระบุหมายเลขเอกสารในคำตอบ เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบใน PurchasePlus ได้
• ระบุองค์กรที่คุณต้องการหากคุณทำงานในหลายพร็อพเพอร์ตี้
• ระบุวันที่เป็นวันที่ที่ชัดเจน คำว่า "วันนี้" และ "วันพุธหน้า" อาจตรงกับวันที่ที่ไม่ถูกต้องได้หากบัญชี AI ของคุณตั้งค่าไว้ในเขตเวลาอื่น
• เริ่มต้นการสนทนาใหม่สำหรับงานใหม่ การสนทนาที่ยาวเกินไปอาจทำให้ข้อมูลของคำตอบก่อนหน้าปะปนกันได้
• หากคำตอบดูไม่ถูกต้อง ให้ถามว่า "คุณคิดคำตอบนั้นมาได้อย่างไร?" ผู้ช่วยจะแสดงเอกสารที่นำมาใช้ประมวลผล

คำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม?

• ติดต่อทีมบริการลูกค้าสัมพันธ์ของ PurchasePlus
• หน้าช่วยเหลือเกี่ยวกับผู้ช่วย AI ของ PurchasePlus
• ความช่วยเหลือ Claude: ตัวเชื่อมต่อแบบกำหนดเอง
• ความช่วยเหลือ ChatGPT: โหมดนักพัฒนาและแอป MCP